Thủ Tục Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Đồ gỗ nội thất là một trong những nhóm hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, có mặt tại hàng trăm thị trường trên thế giới từ Mỹ, EU đến Nhật Bản, Hàn Quốc. Tuy nhiên, khác với nhiều mặt hàng thông thường, thủ tục xuất khẩu đồ gỗ nội thất đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định về nguồn gốc gỗ, mã HS, chứng từ liên quan và các yêu cầu riêng của từng thị trường nhập khẩu. Dù là xuất khẩu nội thất gỗ tự nhiên hay gỗ công nghiệp, việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh.

Bài viết dưới đây tổng hợp những nội dung cơ bản nhất về thủ tục xuất khẩu gỗ nội thất để doanh nghiệp tham khảo; do quy định pháp luật về lâm sản và hải quan thường xuyên được cập nhật, doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản hiện hành hoặc liên hệ cơ quan hải quan/kiểm lâm, đội ngũ tư vấn của Trường Thành Logistics để xác nhận chi tiết áp dụng cho từng lô hàng cụ thể.

1. Đồ Gỗ Nội Thất Xuất Khẩu Được Phân Loại Như Thế Nào?

Trước khi tìm hiểu thủ tục xuất khẩu gỗ nội thất, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm của mình sử dụng loại nguyên liệu nào, vì đây là yếu tố ảnh hưởng đến mức độ phức tạp của hồ sơ hải quan. Về cơ bản, đồ gỗ nội thất xuất khẩu có thể chia thành hai nhóm:

Đồ nội thất làm từ gỗ tự nhiên (gỗ xẻ, gỗ nguyên liệu đã qua chế biến): bàn, ghế, giường, tủ… Nhóm này thường cần chuẩn bị thêm hồ sơ chứng minh nguồn gốc gỗ hợp pháp.

Đồ nội thất làm từ ván công nghiệp (MDF, HDF, MFC, plywood…): hồ sơ thường đơn giản hơn so với gỗ xẻ hoặc gỗ nguyên liệu thô. Tuy nhiên, đây vẫn là sản phẩm có nguồn gốc từ gỗ, nên doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng các quy định về tính hợp pháp của nguyên liệu gỗ theo pháp luật lâm nghiệp hiện hành khi thuộc đối tượng áp dụng — không nên mặc định rằng gỗ công nghiệp hoàn toàn không cần chứng từ nguồn gốc.

Ngoài ra còn có nhóm nội thất làm từ hoặc kết hợp mây, tre, song, có mã HS riêng, doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt để khai báo chính xác.

2. Xác Định Mã HS Code Cho Đồ Gỗ Nội Thất

Mã HS là căn cứ để xác định chính sách thuế, chính sách mặt hàng và bộ chứng từ cần chuẩn bị. Đồ gỗ nội thất thuộc Chương 94 trong Biểu thuế xuất nhập khẩu, một số nhóm phổ biến gồm:

• 9403.30: Đồ nội thất bằng gỗ dùng trong văn phòng
• 9403.40: Đồ nội thất bằng gỗ dùng trong nhà bếp
• 9403.50: Đồ nội thất bằng gỗ dùng trong phòng ngủ
• 9403.60: Đồ nội thất khác bằng gỗ
• 9403.82 / 9403.89: Đồ nội thất bằng tre, mây, song và vật liệu tương tự

Đây là các nhóm 6 số theo Hệ thống hài hoà quốc tế (HS); khi khai báo thực tế trên tờ khai hải quan Việt Nam, doanh nghiệp cần tra mã chi tiết 8 số tương ứng (ví dụ 94036090, 94035000…) theo Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Về thuế xuất khẩu, có một điểm doanh nghiệp nên lưu ý: gỗ nguyên liệu, gỗ tròn, gỗ xẻ thô (thuộc Chương 44) thường là nhóm hàng bị kiểm soát chặt và có thể chịu thuế xuất khẩu ở một số nhóm mã nhất định, nhằm hạn chế xuất khẩu nguyên liệu thô, khuyến khích chế biến sâu trong nước. Ngược lại, đồ gỗ nội thất thành phẩm (thuộc Chương 94) là sản phẩm đã qua chế biến, tạo giá trị gia tăng, nên phần lớn được hưởng thuế suất xuất khẩu 0% để khuyến khích xuất khẩu sản phẩm chế biến. Dù vậy, mức thuế suất chính xác vẫn cần tra cứu theo đúng mã HS 8 số của từng sản phẩm cụ thể, vì có thể có ngoại lệ tuỳ loại nguyên liệu và cấu tạo sản phẩm. Mã HS chính xác phải căn cứ vào cấu tạo, chất liệu và công năng thực tế của từng sản phẩm — doanh nghiệp nên tham vấn Trường Thành Logistics hoặc chi cục hải quan trước khi khai báo để tránh áp sai mã dẫn đến chậm thông quan hoặc bị truy thu thuế.

3. Hồ Sơ Hải Quan Khi Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất

3.1. Chứng từ cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị

• Tờ khai hải quan xuất khẩu
• Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
• Hợp đồng mua bán ngoại thương và Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List) — thường được doanh nghiệp chuẩn bị sẵn để phục vụ giao dịch và có thể được cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình khi kiểm tra hồ sơ, tuỳ theo kết quả phân luồng tờ khai.

3.2. Hồ sơ liên quan đến nguồn gốc gỗ (áp dụng khi có nguyên liệu gỗ tự nhiên)

Một trong những điểm khác biệt quan trọng so với xuất khẩu hàng hoá thông thường là yêu cầu về hồ sơ nguồn gốc gỗ. Theo quy định tại Nghị định 102/2020/NĐ-CP về Hệ thống bảo đảm gỗ hợp pháp Việt Nam (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 120/2024/NĐ-CP và các văn bản sau đó), khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng gỗ xuất khẩu, ngoài bộ hồ sơ hải quan thông thường, doanh nghiệp xuất khẩu có thể cần nộp thêm một trong các chứng từ sau, tuỳ loại gỗ và thị trường xuất khẩu:

• Gỗ thuộc Phụ lục CITES: giấy phép CITES xuất khẩu do cơ quan thẩm quyền quản lý CITES Việt Nam cấp.
• Gỗ không thuộc Phụ lục CITES, xuất sang thị trường EU: giấy phép FLEGT sẽ áp dụng khi cơ chế cấp phép FLEGT giữa Việt Nam và EU chính thức được vận hành theo quy định (Việt Nam đã ký Hiệp định VPA/FLEGT với EU, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin về tiến độ triển khai cơ chế cấp phép này khi xuất khẩu sang EU).
• Gỗ không thuộc Phụ lục CITES, xuất sang thị trường ngoài EU: bảng kê gỗ xuất khẩu do doanh nghiệp lập; tuỳ việc doanh nghiệp được phân loại thuộc Nhóm I hay không mà bảng kê này có thể cần thêm xác nhận của cơ quan Kiểm lâm sở tại trong các trường hợp pháp luật quy định.

Bên cạnh chứng từ nộp cho hải quan, doanh nghiệp nên chủ động lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc gỗ hợp pháp theo quy định pháp luật lâm nghiệp — có thể bao gồm hoá đơn mua nguyên liệu, bảng kê lâm sản, hồ sơ nhập khẩu gỗ (nếu nguyên liệu là gỗ nhập khẩu), hợp đồng mua bán hoặc các chứng từ khác tương ứng với từng nguồn gốc nguyên liệu cụ thể. Yêu cầu chi tiết về loại chứng từ nào, có cần xác nhận của kiểm lâm hay không, phụ thuộc vào nhiều yếu tố (loại gỗ, nguồn gốc, chủ thể bán, doanh nghiệp thuộc Nhóm I hay Nhóm II…), vì vậy doanh nghiệp nên xác nhận cụ thể với cơ quan kiểm lâm hoặc đội ngũ tư vấn của Trường Thành Logistics trước khi chuẩn bị hồ sơ, tránh áp dụng cứng nhắc một bộ hồ sơ chung cho mọi trường hợp.

Lưu ý: quy định phân loại doanh nghiệp Nhóm I/Nhóm II và các nội dung liên quan đến Nghị định 102/2020/NĐ-CP đang trong quá trình được sửa đổi, bổ sung theo lộ trình. Thông tin trong bài mang tính tham khảo tại thời điểm đăng tải, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan kiểm lâm để có hướng dẫn chính xác, cập nhật nhất cho lô hàng của mình.

3.3. Về giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)

Không phải mọi lô hàng đồ gỗ nội thất đều bắt buộc hun trùng. Yêu cầu này chủ yếu áp dụng cho pallet gỗ, kiện gỗ, vật liệu chèn lót bằng gỗ chưa qua xử lý dùng trong đóng gói, theo tiêu chuẩn quốc tế ISPM 15 — đây cũng là yêu cầu phổ biến tại nhiều thị trường như Mỹ, EU, Úc, New Zealand. Với bản thân sản phẩm nội thất (đặc biệt các sản phẩm đã sơn phủ bề mặt), việc có cần hun trùng hay không phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của nước nhập khẩu và của đối tác mua hàng. Doanh nghiệp nên xác nhận trước với đối tác nhập khẩu để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

3.4. Các giấy tờ có thể phát sinh theo yêu cầu thị trường

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): nếu đối tác muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA), doanh nghiệp có thể cần xin C/O theo mẫu tương ứng với hiệp định áp dụng — ví dụ mẫu EUR.1 theo Hiệp định EVFTA, mẫu VK theo Hiệp định VKFTA, mẫu AJ theo Hiệp định AJCEP, mẫu RCEP theo Hiệp định RCEP, hoặc C/O/tự chứng nhận xuất xứ theo Hiệp định CPTPP tuỳ quy định áp dụng của từng nước thành viên. Loại C/O cụ thể cần xin nên được xác nhận theo từng thị trường, hiệp định mà Việt Nam và nước nhập khẩu cùng tham gia, và điều khoản hợp đồng.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): đối tượng chính của kiểm dịch thực vật thường là gỗ tròn, gỗ xẻ, pallet gỗ, vật liệu gỗ chưa qua xử lý — những sản phẩm còn nguy cơ mang theo sinh vật gây hại. Với đồ gỗ nội thất đã qua chế biến sâu và sơn phủ bề mặt, nguy cơ này thấp hơn nhiều, nên trên thực tế nhiều lô hàng không bị yêu cầu kiểm dịch tại đầu xuất Việt Nam. Tuy nhiên, đây không phải là quy định miễn trừ tuyệt đối cho mọi trường hợp — việc có cần giấy này hay không phụ thuộc vào quy định hiện hành tại thời điểm xuất khẩu và đặc biệt là yêu cầu của cơ quan hải quan nước nhập khẩu. Doanh nghiệp nên xác nhận cụ thể với cơ quan kiểm dịch thực vật Việt Nam hoặc Trường Thành Logistics trước khi xuất hàng, tránh chuẩn bị thiếu hoặc thừa chứng từ.
• Chứng chỉ quản lý rừng bền vững (FSC, PEFC…): đây không phải là yêu cầu bắt buộc theo quy định chung của thị trường EU hay Mỹ, nhưng ngày càng nhiều nhà nhập khẩu, nhà bán lẻ hoặc chuỗi cung ứng lớn (ví dụ các hệ thống bán lẻ nội thất quốc tế) yêu cầu sản phẩm có chứng chỉ này như một điều kiện hợp tác. Doanh nghiệp nên trao đổi trước với đối tác xem có yêu cầu chứng chỉ hay không.
• Thị trường Mỹ: cần lưu ý quy định Đạo luật Lacey (Lacey Act) yêu cầu khai báo loài gỗ, xuất xứ khai thác đối với một số sản phẩm gỗ nhập khẩu vào Mỹ.
• Thị trường EU: doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị cho quy định chống phá rừng EUDR (yêu cầu truy xuất nguồn gốc, chứng minh sản phẩm không liên quan đến đất rừng bị phá sau 31/12/2020). Theo lộ trình hiện tại, EUDR dự kiến áp dụng với doanh nghiệp lớn và vừa từ 30/12/2026, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ từ 30/6/2027. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật hướng dẫn chính thức từ EU, vì phạm vi áp dụng và hướng dẫn kỹ thuật có thể được bổ sung trong quá trình triển khai.

4. Quy Trình Các Bước Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất

Bước 1 – Đàm phán và ký hợp đồng: thống nhất với đối tác về số lượng, quy cách, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW…) và phương thức thanh toán. Điều khoản Incoterms cần nêu rõ trách nhiệm các bên đối với chi phí vận chuyển nội địa, hun trùng, thuế và bảo hiểm để tránh tranh chấp phát sinh sau này.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ nguồn gốc gỗ (nếu áp dụng): với sản phẩm có nguyên liệu gỗ tự nhiên, hoàn thiện các chứng từ chứng minh nguồn gốc theo hướng dẫn tại mục 3.2 trước khi đóng hàng.

Bước 3 – Đóng gói và hun trùng (nếu có yêu cầu): đóng gói đảm bảo chống ẩm, chống va đập cho hành trình vận chuyển dài ngày. Với đồ nội thất, doanh nghiệp cũng nên xác định trước quy cách đóng gói — nguyên khối (assembled) hay tháo rời/đóng gói phẳng (knock-down, flat-pack) — vì điều này ảnh hưởng đáng kể đến khả năng tối ưu thể tích container và chi phí cước vận chuyển.

Bước 4 – Khai báo hải quan điện tử: truyền tờ khai qua Hệ thống VNACCS thông qua phần mềm khai hải quan phù hợp (ECUS hoặc các phần mềm khác được chấp nhận). Tuỳ kết quả phân luồng tờ khai (xanh, vàng, đỏ), doanh nghiệp sẽ được thông quan trực tiếp hoặc cần xuất trình hồ sơ, hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra.

Bước 5 – Thông quan và giao hàng ra cảng/sân bay: hoàn tất thủ tục, đưa hàng lên phương tiện vận chuyển.

Bước 6 – Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu: gửi bộ chứng từ (vận đơn, invoice, C/O nếu có…) cho đối tác nhập khẩu để họ chuẩn bị thủ tục thông quan tại đầu nhận hàng.

5. Bảng Tóm Tắt Chứng Từ Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất

Để dễ tra cứu, dưới đây là bảng tổng hợp nhanh các loại chứng từ thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu đồ gỗ nội thất và mức độ áp dụng (mang tính tham khảo, không thay thế cho việc xác nhận cụ thể theo từng lô hàng):

6. Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất

• Xác định đúng loại nguyên liệu và mức độ hồ sơ cần chuẩn bị ngay từ đầu, tránh giả định rằng gỗ công nghiệp luôn không cần chứng từ nguồn gốc — nên xác nhận cụ thể với cơ quan chức năng hoặc liên hệ Trường Thành Logistics để được tư vấn.
• Kiểm tra yêu cầu riêng của từng thị trường và đối tác: hun trùng, chứng nhận nguồn gốc, chứng chỉ FSC/PEFC, loại C/O cần xin… đều có thể khác nhau tuỳ thị trường. Nên xác nhận trước với đối tác để chuẩn bị đầy đủ, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Đóng gói phù hợp với hành trình vận chuyển dài ngày: đồ gỗ dễ bị ẩm mốc, cong vênh nếu đóng gói không đạt chuẩn, đặc biệt với các lô hàng đi xa như châu Âu, châu Mỹ (thường mất 30–60 ngày vận chuyển đường biển).
• Cân nhắc quy cách đóng gói (nguyên khối hay tháo rời) để tối ưu chi phí vận chuyển, đặc biệt với các đơn hàng số lượng lớn.
• Chuẩn bị catalogue, hình ảnh sản phẩm: trong một số trường hợp khi cơ quan hải quan cần làm rõ mô tả hàng hoá hoặc phân loại mã HS, catalogue hoặc hình ảnh sản phẩm có thể được yêu cầu để hỗ trợ quá trình kiểm tra.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Thủ tục xuất khẩu gỗ nguyên liệu doanh nghiệp cần nắm chắc nếu doanh nghiệp xuất khẩu gỗ ở dạng nguyên liệu thô, hoặc bài Những mặt hàng nào cần giấy chứng nhận hun trùng khi xuất – nhập khẩu? để hiểu rõ hơn về quy định hun trùng.

7. Trường Thành Logistics Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Đồ Gỗ

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất khẩu gỗ, xuất khẩu đồ gỗ nội thất từ:

• Tư vấn phân loại mã HS, chính sách mặt hàng phù hợp với từng sản phẩm cụ thể
• Hỗ trợ rà soát, chuẩn bị hồ sơ liên quan đến nguồn gốc gỗ, làm việc với cơ quan kiểm lâm khi cần
• Kết nối dịch vụ hun trùng đạt chuẩn quốc tế ISPM 15
• Khai báo hải quan điện tử, xử lý các tình huống phân luồng vàng, đỏ
• Vận chuyển đường biển, đường bộ với giá cước cạnh tranh, đúng tiến độ giao hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn hoặc hỗ trợ thủ tục xuất khẩu đồ gỗ nội thất, hãy liên hệ ngay với Trường Thành Logistics để được giải đáp miễn phí.

Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39

Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.

Email: sale@truongthanhjsc.com

info@truongthanhlogistics.com

Website: https://truongthanhlogistics.com/

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG

Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH

Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS