Hoạt động nhập khẩu đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu của các doanh nghiệp Việt Nam. Từ nguyên liệu sản xuất, linh kiện máy móc, cho đến hàng tiêu dùng cao cấp, nguồn hàng từ nước ngoài không chỉ bổ sung cho nhu cầu trong nước mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm đã gặp khó khăn lớn: hàng bị giữ tại cảng vì sai chứng từ, chi phí lưu kho phát sinh mỗi ngày, hoặc bị xử phạt nặng do vi phạm quy định hải quan. Nguyên nhân thường bắt nguồn từ việc lựa chọn hình thức nhập khẩu chưa phù hợp, đặc biệt là khi đánh giá thấp tầm quan trọng của nhập khẩu chính ngạch.
Nhập khẩu chính ngạch không chỉ là hình thức “hợp pháp” theo luật thương mại quốc tế và Việt Nam, mà còn là con đường bảo đảm sự ổn định, an toàn và uy tín trong kinh doanh. Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Trường Thành Logistics đã đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp trong hành trình nhập khẩu chính ngạch, giúp họ tối ưu chi phí, thời gian và giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất.
1. Nhập khẩu chính ngạch là gì?
Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam thông qua các cửa khẩu quốc tế hoặc cửa khẩu được Nhà nước cho phép, với đầy đủ hợp đồng ngoại thương, chứng từ hợp lệ, khai báo hải quan và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Không chỉ đơn thuần là quá trình vận chuyển hàng hóa, nhập khẩu chính ngạch còn là một hoạt động thương mại minh bạch và tuân thủ pháp luật, đảm bảo quyền lợi của cả người mua lẫn người bán.
1.1. Giao dịch dựa trên hợp đồng ngoại thương hợp pháp
+ Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) được ký kết giữa bên mua và bên bán, quy định rõ ràng các điều khoản như: tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán, trách nhiệm của các bên…
+ Đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh rủi ro trong quá trình giao dịch.
2.2. Chứng từ đầy đủ và hợp lệ
Một bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch thường bao gồm:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – chứng minh giá trị hàng hóa và thông tin giao dịch.
+ Phiếu đóng gói (Packing List) – liệt kê chi tiết quy cách, trọng lượng và số kiện hàng.
+ Vận đơn (Bill of Lading) – chứng từ vận tải xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).
+ Giấy phép chuyên ngành (nếu hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt, ví dụ: thực phẩm, dược phẩm, máy móc đặc thù…).
2.3. Thanh toán qua các phương thức hợp pháp
+ T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển tiền điện tử trực tiếp từ ngân hàng người mua sang ngân hàng người bán.
+ L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng do ngân hàng phát hành, đảm bảo thanh toán khi người bán đáp ứng đúng điều kiện giao hàng.
+ Các phương thức này giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng độ tin cậy trong giao dịch quốc tế.
2.4. Kiểm tra và thông quan bởi hải quan
+ Hàng hóa được Tổng cục Hải quan Việt Nam kiểm tra hồ sơ và/hoặc thực tế để xác nhận tính hợp lệ.
+ Chỉ sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và thủ tục hải quan, hàng mới được lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam.
Nhờ tính minh bạch, tuân thủ và đầy đủ pháp lý, nhập khẩu chính ngạch là hình thức tối ưu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng uy tín lâu dài, mở rộng thị trường và tránh rủi ro pháp lý.
3. So sánh chính ngạch và tiểu ngạch – Đâu là lựa chọn an toàn cho doanh nghiệp?
Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập từng lựa chọn tiểu ngạch vì nghĩ rằng đây là giải pháp nhanh, ít thủ tục và chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, tiểu ngạch tiềm ẩn nhiều rủi ro: hàng hóa không được bảo hộ pháp lý, dễ bị tịch thu, và đặc biệt khó đưa vào các kênh phân phối chính thức.
|
Tiêu chí |
Chính ngạch |
Tiểu ngạch |
|
Cơ sở pháp lý |
Được pháp luật bảo vệ |
Không có sự bảo hộ |
|
Chứng từ |
Đầy đủ, minh bạch |
Thiếu hoặc không chuẩn |
|
Thanh toán |
Qua ngân hàng, hợp pháp |
Tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân |
|
Thuế, phí |
Nộp đầy đủ |
Có thể né thuế nhưng rủi ro bị xử phạt |
|
Khả năng mở rộng |
Cao, phù hợp kinh doanh dài hạn |
Hạn chế, chỉ phù hợp giao dịch nhỏ lẻ |
Lựa chọn chính ngạch đồng nghĩa với việc xây dựng một nền tảng bền vững, sẵn sàng mở rộng quy mô và hợp tác với các đối tác lớn, thay vì chỉ tập trung vào lợi ích ngắn hạn.
4. Lợi ích của nhập khẩu chính ngạch
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc lựa chọn hình thức nhập khẩu không chỉ ảnh hưởng đến chi phí, mà còn quyết định uy tín và khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nhập khẩu chính ngạch mang lại những giá trị chiến lược quan trọng, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế và mở rộng thị trường.
+ An toàn pháp lý tuyệt đối
Khi nhập khẩu chính ngạch, mọi giao dịch đều tuân thủ quy định pháp luật, từ hợp đồng mua bán quốc tế đến thủ tục hải quan. Điều này giúp doanh nghiệp được bảo vệ quyền lợi trong trường hợp xảy ra tranh chấp, tránh rủi ro bị tịch thu hàng hóa, phạt hành chính hay ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Sự minh bạch này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các đối tác lớn hoặc tham gia đấu thầu.
+ Tiếp cận thị trường rộng hơn
Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch có chứng từ hợp lệ, rõ ràng về nguồn gốc và tiêu chuẩn chất lượng, do đó dễ dàng được phân phối qua các kênh bán lẻ chính thức như siêu thị, trung tâm thương mại hay hệ thống cửa hàng chuyên doanh. Điều này mở ra cơ hội đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng ở quy mô lớn, nâng cao doanh số và thị phần.
+ Tối ưu chi phí dài hạn
Mặc dù chi phí ban đầu có thể cao hơn so với nhập khẩu tiểu ngạch, nhưng nhập khẩu chính ngạch giúp tránh được các khoản phí phát sinh như chi phí lưu kho do bị giữ hàng, tiền phạt hành chính, hay chi phí tái làm thủ tục. Về lâu dài, đây là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả, đặc biệt đối với những doanh nghiệp muốn duy trì nguồn cung ổn định và bền vững.
+ Tăng uy tín và xây dựng thương hiệu bền vững
Doanh nghiệp minh bạch về nguồn gốc, chất lượng hàng hóa luôn tạo được niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác. Đây là yếu tố then chốt để mở rộng hợp tác, nhận được ưu tiên trong các thương vụ lớn, và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
5. Các phương thức nhập khẩu chính ngạch phổ biến
Khi tham gia hoạt động nhập khẩu, việc lựa chọn phương thức nhập khẩu phù hợp đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Dưới đây là 4 phương thức nhập khẩu chính ngạch phổ biến và đặc điểm của từng loại:
5.1. Nhập khẩu trực tiếp
Ở phương thức này, doanh nghiệp tự đứng tên trên tờ khai hải quan và trực tiếp giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm từ khâu đàm phán hợp đồng, thanh toán quốc tế, cho đến thông quan hàng hóa.
+ Ưu điểm: Chủ động trong đàm phán giá cả, điều khoản hợp đồng; dễ dàng kiểm soát chất lượng và tiến độ giao hàng.
+ Hạn chế: Yêu cầu doanh nghiệp phải có kinh nghiệm chuyên môn về thủ tục hải quan, hiểu rõ các quy định nhập khẩu và có đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ.
+ Phù hợp với: Doanh nghiệp đã có kinh nghiệm xuất nhập khẩu, sở hữu đội ngũ logistics nội bộ mạnh.
5.2. Nhập khẩu ủy thác
Với hình thức này, doanh nghiệp ủy quyền cho một đơn vị khác (ví dụ: Trường Thành Logistics) thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu, bao gồm ký kết hợp đồng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng hóa.
+ Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro do đơn vị ủy thác có kinh nghiệm và hệ thống đối tác sẵn có; không cần duy trì bộ phận xuất nhập khẩu riêng.
+ Hạn chế: Chi phí ủy thác cao hơn so với tự thực hiện; mức độ chủ động thấp hơn vì phụ thuộc vào đơn vị trung gian.
+ Phù hợp với: Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kinh nghiệm nhập khẩu hoặc muốn tập trung nguồn lực vào sản xuất – kinh doanh.
5.3. Nhập khẩu gia công
Đây là hình thức nhập nguyên liệu từ nước ngoài để sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng gia công đã ký với đối tác. Doanh nghiệp không tiêu thụ sản phẩm tại thị trường Việt Nam mà xuất khẩu toàn bộ sau khi hoàn thiện.
+ Ưu điểm: Được hưởng chính sách miễn thuế nhập khẩu đối với nguyên liệu nhập vào và miễn thuế xuất khẩu khi xuất hàng thành phẩm; phù hợp với các ngành may mặc, giày dép, điện tử.
+ Hạn chế: Bị ràng buộc bởi các điều khoản hợp đồng gia công và phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu từ đối tác.
+ Phù hợp với: Doanh nghiệp sản xuất gia công cho thương hiệu nước ngoài hoặc các đơn vị chuyên xuất khẩu.
5.4. Nhập khẩu tái xuất
Phương thức này cho phép doanh nghiệp nhập hàng từ một quốc gia và xuất sang quốc gia khác mà không tiêu thụ tại Việt Nam. Thông thường, hàng hóa chỉ được lưu kho hoặc quá cảnh tại Việt Nam trong thời gian ngắn trước khi xuất đi.
+ Ưu điểm: Tận dụng lợi thế địa lý và các hiệp định thương mại để kiếm lời từ chênh lệch giá giữa các thị trường; ít rủi ro về tồn kho nội địa.
+ Hạn chế: Thủ tục phức tạp hơn vì liên quan đến quy định của nhiều quốc gia; đòi hỏi vốn lưu động lớn.
+ Phù hợp với: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại quốc tế, có mạng lưới khách hàng rộng tại nhiều quốc gia.
6. Quy trình nhập khẩu chính ngạch
Nhập khẩu chính ngạch là một quy trình phức tạp nhưng cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa thời gian thông quan.
Bước 1: Ký kết hợp đồng
Hợp đồng là bước khởi đầu quan trọng, đặt nền móng cho toàn bộ quy trình nhập khẩu. Hợp đồng cần được soạn thảo cẩn thận, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng để tránh tranh chấp hoặc chi phí phát sinh.
+ Nội dung hợp đồng: Bao gồm thông tin về hàng hóa (tên, số lượng, chất lượng), điều kiện giao hàng (theo Incoterms như FOB, CIF, DAP), phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/P), điều khoản bảo hiểm, và trách nhiệm của các bên.
+ Yếu tố cần lưu ý: Đảm bảo các điều khoản được thống nhất rõ ràng, đặc biệt về chi phí vận chuyển, thuế, và phụ phí địa phương. Sử dụng Incoterms để phân định trách nhiệm giữa người mua và người bán.
+ Rủi ro nếu không thực hiện đúng: Thiếu sự rõ ràng trong hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp về chi phí, thời gian giao hàng, hoặc trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Bộ chứng từ nhập khẩu là “chìa khóa” để hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác giúp giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt hành chính.
Các chứng từ cần thiết:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin về hàng hóa, giá trị, và điều kiện giao hàng.
+ Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước, và cách đóng gói hàng hóa.
+ Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Xác nhận quyền sở hữu và điều kiện vận chuyển, tùy thuộc vào phương thức (đường biển, hàng không).
+ Chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giúp tận dụng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại tự do (FTA).
+ Giấy phép chuyên ngành: Áp dụng cho một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hóa chất.
+ Yêu cầu về chứng từ: Phải được chuẩn bị bằng ngôn ngữ quốc tế (thường là tiếng Anh) hoặc kèm bản dịch công chứng nếu cần.
+ Rủi ro nếu không thực hiện đúng: Thiếu hoặc sai sót chứng từ có thể dẫn đến trì hoãn thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, hoặc bị từ chối nhập khẩu.
Bước 3: Khai báo hải quan
Khai báo hải quan là bước quan trọng để xác định thuế suất, kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng, và đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu hợp lệ.
Quy trình khai báo:
+ Sử dụng hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) để nộp tờ khai hải quan.
+ Khai báo chính xác mã HS (Harmonized System) để xác định thuế suất và các yêu cầu liên quan.
+ Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị, và chứng từ đi kèm.
Phân luồng hải quan:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết, hàng hóa được thông quan nhanh chóng.
+ Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ chứng từ, có thể yêu cầu bổ sung.
+ Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa, kéo dài thời gian thông quan.
Rủi ro nếu không thực hiện đúng: Khai báo sai mã HS hoặc thông tin không chính xác có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt hành chính, hoặc bị giữ hàng.
Bước 4: Nộp thuế và lệ phí
Nộp thuế và lệ phí là yêu cầu bắt buộc để hoàn tất thủ tục hải quan. Các khoản thuế này phụ thuộc vào loại hàng hóa, giá trị lô hàng, và các hiệp định thương mại.
Các loại thuế và phí:
+ Thuế nhập khẩu: Tính dựa trên mã HS và giá trị CIF (Cost, Insurance, Freight) của hàng hóa.
+ Thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng cho hầu hết các mặt hàng nhập khẩu, thường ở mức 10% tại Việt Nam.
+ Phí hải quan và phụ phí: Bao gồm phí xử lý hồ sơ, phí kiểm tra hàng hóa (nếu có).
+ Tận dụng ưu đãi thuế: Các hiệp định thương mại tự do (FTA) như EVFTA, CPTPP, hoặc RCEP có thể giúp giảm thuế nhập khẩu nếu hàng hóa có chứng nhận xuất xứ hợp lệ.
+ Rủi ro nếu không thực hiện đúng: Nộp thuế chậm hoặc sai có thể dẫn đến phạt lãi suất hoặc giữ hàng tại cảng, làm tăng chi phí logistics.
Bước 5: Kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa là bước cuối cùng trước khi thông quan, nhằm xác minh tính hợp lệ và chất lượng của lô hàng.
Các mức độ kiểm tra:
+ Luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết, thông quan ngay sau khi hoàn tất thủ tục.
+ Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ chứng từ, có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc giấy phép.
+ Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa, bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, và nhãn mác.
+ Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm tra: Mức độ rủi ro của lô hàng, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, và loại hàng hóa (đặc biệt với thực phẩm, dược phẩm).
+ Rủi ro nếu không thực hiện đúng: Sai sót trong nhãn mác, chất lượng hàng hóa, hoặc chứng từ có thể dẫn đến từ chối thông quan hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
Bước 6: Thông quan và vận chuyển về kho
Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, hàng hóa được thông quan và vận chuyển về kho hoặc địa điểm chỉ định của doanh nghiệp.
Quy trình thông quan:
+ Nhận thông báo thông quan từ cơ quan hải quan.
+ Thanh toán các khoản phí cuối cùng (nếu có), như phí lưu container hoặc phí vận chuyển nội địa.
Vận chuyển về kho:
+ Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (đường bộ, đường sắt) để đưa hàng về kho.
+ Đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách trong quá trình vận chuyển
7. Trường Thành Logistics – Đối tác nhập khẩu chính ngạch uy tín
Hơn 13 năm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Trường Thành Logistics đã trở thành lựa chọn tin cậy của hàng nghìn khách hàng nhờ kinh nghiệm dày dặn và dịch vụ chuyên nghiệp. Chúng tôi đã thực hiện thành công hàng nghìn lô hàng chính ngạch thuộc đa dạng lĩnh vực: từ thiết bị điện tử, máy móc công nghiệp, nguyên liệu sản xuất, nông sản cho tới hàng tiêu dùng nhanh.
Điểm khác biệt của Trường Thành Logistics không chỉ nằm ở tốc độ và tính chính xác, mà còn ở cách chúng tôi đồng hành cùng khách hàng trong từng khâu của quá trình nhập khẩu:
+ Tư vấn chiến lược nhập khẩu tối ưu
Ngay từ bước đầu, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích nhu cầu, sản phẩm và thị trường để đưa ra phương án nhập khẩu tối ưu nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
+ Thương lượng với hãng tàu, hãng bay
Chúng tôi tận dụng mối quan hệ hợp tác lâu năm với các hãng tàu và hãng hàng không uy tín để đàm phán mức giá cước cạnh tranh, đồng thời đảm bảo lịch vận chuyển ổn định, phù hợp với tiến độ kinh doanh của khách hàng.
+ Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng sẽ được chúng tôi chuẩn bị, rà soát kỹ lưỡng để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Điều này hạn chế tối đa khả năng phát sinh lỗi giấy tờ dẫn đến chậm thông quan.
+ Xử lý sự cố và hỗ trợ thông quan nhanh chóng
Trong trường hợp phát sinh tình huống bất ngờ như thiếu chứng từ, yêu cầu kiểm tra chuyên ngành hoặc trục trặc vận chuyển, Trường Thành Logistics luôn có giải pháp xử lý linh hoạt và nhanh gọn, giúp lô hàng được thông quan trong thời gian ngắn nhất.
Với sự kết hợp giữa kinh nghiệm thực tế, mạng lưới đối tác rộng khắp và quy trình làm việc bài bản, Trường Thành Logistics cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ nhập khẩu chính ngạch an toàn, hiệu quả và đúng tiến độ.
Để biết thêm thông tin về thủ tục xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ khác như uỷ thác xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa đường biển… quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Trường Thành Logistics theo địa chỉ:
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: P.A11, tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 27 Nguyễn Bá Lân, Phường Mỹ An, P. Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
