Khi có nhu cầu nhập hàng từ nước ngoài, việc lựa chọn công ty nhập khẩu ủy thác phù hợp giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về thủ tục, chứng từ, các quy định hải quan phức tạp. Tuy nhiên, mỗi đơn vị có năng lực xử lý, chi phí dịch vụ và phạm vi hỗ trợ khác nhau. Trước khi thuê, doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ để hạn chế rủi ro.
Công ty nhập khẩu ủy thác là gì?
Công ty nhập khẩu ủy thác là đơn vị thay mặt doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam theo thỏa thuận giữa hai bên. Tùy phạm vi dịch vụ, công ty có thể hỗ trợ giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, thanh toán quốc tế, vận chuyển hàng hóa, khai báo hải quan và chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép chuyên ngành nếu cần.
Thông qua dịch vụ này, doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng hóa mà không cần trực tiếp xử lý toàn bộ nghiệp vụ ngoại thương. Phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm của mỗi bên cần được quy định rõ trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
Lợi ích khi đồng hành cùng công ty nhập khẩu ủy thác
Dịch vụ nhập khẩu ủy thác giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình nhập hàng từ nước ngoài và giảm áp lực về nhân sự, thủ tục. Những lợi ích nổi bật gồm:
- Hạn chế sai sót trong thủ tục nhập khẩu: Công ty nhận ủy thác hỗ trợ kiểm tra chứng từ, xác định chính sách mặt hàng, thuế và yêu cầu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu có. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Doanh nghiệp không phải trực tiếp xử lý tất cả công việc như liên hệ nhà cung cấp, theo dõi chứng từ, phối hợp vận chuyển và thực hiện thủ tục hải quan. Nhờ đó, nhân sự nội bộ có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh, sản xuất, phân phối hàng hóa.
- Chủ động dự toán và kiểm soát chi phí: Đơn vị nhận ủy thác hỗ trợ dự toán phí dịch vụ, vận chuyển hàng quốc tế, thuế, các khoản chi phí liên quan dựa trên thông tin lô hàng. Doanh nghiệp có cơ sở tính giá vốn, lập ngân sách và đánh giá hiệu quả nhập hàng trước khi triển khai.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh: Khi gặp tình trạng chứng từ chưa thống nhất, lịch vận chuyển thay đổi hoặc hàng hóa cần bổ sung hồ sơ chuyên ngành, đơn vị nhận ủy thác có thể phối hợp với nhà cung cấp, hãng vận chuyển và các bên liên quan để tìm hướng xử lý phù hợp.
Doanh nghiệp nào nên thuê công ty nhập khẩu ủy thác?
Dịch vụ nhập khẩu ủy thác phù hợp với doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực tự thực hiện toàn bộ quy trình nhập hàng quốc tế. Tùy vào kinh nghiệm, tần suất nhập hàng và đặc thù sản phẩm, doanh nghiệp có thể cân nhắc các trường hợp sau:
Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu hàng hóa
Doanh nghiệp mới nhập hàng từ nước ngoài thường chưa nắm rõ quy trình giao dịch quốc tế, chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan. Thuê công ty ủy nhập khẩu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót ngay từ lô hàng đầu tiên.
Doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách
Doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có nhân sự chuyên môn thường gặp khó khăn khi xử lý chứng từ, làm việc với nhà cung cấp và theo dõi tiến độ thông quan. Dịch vụ nhập khẩu ủy thác giúp bổ sung nguồn lực nghiệp vụ mà không cần xây dựng một bộ phận xuất nhập khẩu riêng.
Doanh nghiệp nhập hàng không thường xuyên
Những doanh nghiệp chỉ nhập hàng theo dự án, mùa vụ hoặc từng đơn hàng riêng lẻ có thể chưa cần duy trì đội ngũ xuất nhập khẩu cố định. Thuê dịch vụ ủy thác giúp doanh nghiệp linh hoạt sử dụng nguồn lực bên ngoài theo nhu cầu thực tế, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tổ chức quy trình nhập hàng.
Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng có yêu cầu đặc thù
Các mặt hàng như máy móc đã qua sử dụng, thực phẩm, mỹ phẩm hoặc thiết bị chuyên dụng có thể cần giấy phép, chứng nhận và thủ tục kiểm tra chuyên ngành. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm xử lý nhóm hàng tương ứng để xác định yêu cầu nhập khẩu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp ngay từ đầu.
Quy trình phối hợp với công ty nhập khẩu ủy thác
Để kiểm soát tiến độ và hạn chế phát sinh, doanh nghiệp nên thống nhất quy trình làm việc với công ty nhập khẩu ủy thác ngay từ khi có báo giá. Thông thường, việc phối hợp có thể triển khai qua các bước sau:
Bước 1: Cung cấp thông tin lô hàng
Doanh nghiệp gửi tên hàng, hình ảnh hoặc catalogue, model, số lượng, trị giá dự kiến, nước xuất khẩu, thông tin nhà cung cấp và địa điểm giao hàng. Mặt hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành cần cung cấp thêm tài liệu kỹ thuật liên quan.
Bước 2: Kiểm tra chính sách và dự toán chi phí
Đơn vị nhận ủy thác rà soát sơ bộ khả năng nhập khẩu, hồ sơ cần chuẩn bị, các loại thuế và chi phí dịch vụ dự kiến. Những vấn đề chưa đủ căn cứ xác định cần được làm rõ trước khi doanh nghiệp chốt đơn hàng.
Bước 3: Ký hợp đồng và thống nhất trách nhiệm
Hai bên thống nhất phạm vi dịch vụ, phí ủy thác nhập khẩu, phương thức thanh toán, trách nhiệm cung cấp chứng từ, thời gian thực hiện và cách xử lý khi phát sinh vấn đề. Hợp đồng cần thể hiện rõ các nghĩa vụ liên quan đến hàng hóa, chi phí.
Bước 4: Thực hiện nhập khẩu và thông quan
Đơn vị nhận ủy thác triển khai các công việc theo thỏa thuận, phối hợp với nhà cung cấp, hãng vận chuyển và các bên liên quan. Hồ sơ được chuẩn bị, khai báo và bổ sung theo yêu cầu thực tế của lô hàng.
Bước 5: Nhận hàng và đối soát hồ sơ
Sau khi hoàn tất các điều kiện giao nhận, hàng hóa được bàn giao theo thỏa thuận. Hai bên kiểm tra chứng từ, đối soát chi phí và xác nhận những nghĩa vụ còn lại.
Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại hàng, tuyến vận chuyển, mức độ đầy đủ của hồ sơ và yêu cầu quản lý chuyên ngành. Vì vậy, doanh nghiệp nên trao đổi với đơn vị nhận ủy thác trước khi cam kết thời hạn giao hàng với khách hàng hoặc đối tác của mình.
Lưu ý khi chọn công ty nhập khẩu ủy thác
Để hạn chế rủi ro và kiểm soát chi phí nhập hàng, doanh nghiệp nên đánh giá kỹ năng lực của đơn vị nhận ủy thác trước khi ký hợp đồng. Các tiêu chí quan trọng cần xem xét gồm:
- Tư cách pháp lý và phạm vi dịch vụ: Kiểm tra thông tin doanh nghiệp, khả năng thực hiện hoạt động nhập khẩu và những công việc đơn vị cam kết đảm nhận. Hàng hóa có điều kiện cần xác định rõ yêu cầu pháp lý và trách nhiệm của từng bên.
- Kinh nghiệm xử lý mặt hàng: Ưu tiên đơn vị từng thực hiện các lô hàng tương tự, am hiểu yêu cầu về chứng từ, mã HS, thuế và thủ tục kiểm tra chuyên ngành nếu có.
- Báo giá minh bạch: Yêu cầu liệt kê rõ phí ủy thác, vận chuyển, thủ tục hải quan, thuế và các khoản liên quan. Đồng thời, cần làm rõ những chi phí có thể phát sinh để chủ động dự toán ngân sách.
- Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm: Kiểm tra phạm vi công việc, nghĩa vụ cung cấp chứng từ, phương thức thanh toán và trách nhiệm xử lý khi phát sinh sai sót hoặc chậm tiến độ.
- Khả năng cập nhật tiến độ: Lựa chọn đơn vị có đầu mối liên hệ rõ ràng, chủ động thông báo tình trạng lô hàng và các vấn đề ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hoặc chi phí.
Trường Thành Logistics – Công ty nhập khẩu ủy thác uy tín
Doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng từ Nhật Bản, Singapore, Malaysia, Trung Quốc, Mỹ, Pháp… có thể lựa chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu tại Trường Thành Logistics. Với kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực logistics từ năm 2012, đội ngũ hơn 100 nhân sự và mạng lưới hơn 200 đại lý quốc tế, Trường Thành hỗ trợ doanh nghiệp các công việc:
- Tư vấn chính sách nhập khẩu và yêu cầu đối với từng mặt hàng.
- Kiểm tra, hướng dẫn chuẩn bị chứng từ nhập khẩu.
- Phối hợp với nhà cung cấp nước ngoài trong quá trình giao dịch.
- Thực hiện thủ tục hải quan và hỗ trợ xử lý hồ sơ liên quan.
- Sắp xếp vận chuyển quốc tế, hỗ trợ giao nhận hàng hóa theo thỏa thuận.
Câu hỏi thường gặp về công ty nhập khẩu ủy thác
Chi phí nhập khẩu ủy thác gồm những khoản nào?
Chi phí có thể bao gồm phí dịch vụ ủy thác, vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phí liên quan khác tùy lô hàng.
Phí ủy thác nhập khẩu được tính như thế nào?
Phí ủy thác nhập khẩu thường được tính bằng 1% đến 3% tổng giá trị lô hàng trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hoặc áp dụng mức phí cố định theo lô.
Làm sao chọn được công ty nhập khẩu ủy thác phù hợp?
Dựa vào các tiêu chí sau để lựa chọn: Năng lực pháp lý, Kinh nghiệm thực tế, Chi phí minh bạch, Nghiệp vụ chuyên môn, Hợp đồng rõ ràng, chuyên nghiệp.
Thuê công ty nhập khẩu ủy thác có cần ký hợp đồng không?
Có. Hai bên nên ký hợp đồng ủy thác bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương, quy định rõ phạm vi công việc, phí dịch vụ, trách nhiệm và phương thức xử lý phát sinh.
Như vậy, việc lựa chọn đúng công ty nhập khẩu ủy thác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình nhập hàng.
Gửi thông tin lô hàng cho Trường Thành Logistics để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp, hỗ trợ thủ tục và kiểm soát chi phí ngay từ đầu.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
