Khi doanh nghiệp chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách hoặc còn hạn chế về kinh nghiệm trong việc xử lý các thủ tục xuất khẩu, thuê công ty ủy thác xuất khẩu được xem là một giải pháp giúp giảm áp lực về hồ sơ, thủ tục hải quan và vận chuyển. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn đơn vị ủy thác, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách thức hoạt động, chi phí, các tiêu chí cần kiểm tra để hạn chế rủi ro.
Công ty ủy thác xuất khẩu là gì?
Công ty ủy thác xuất khẩu là đơn vị (bên nhận ủy thác) đứng tên thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc xuất khẩu hàng hóa thay cho doanh nghiệp hoặc cá nhân (bên ủy thác), bao gồm giao dịch với khách hàng nước ngoài, khai báo hải quan, xin C/O và giấy phép chuyên ngành (nếu có), vận chuyển quốc tế và xử lý chứng từ thanh toán.
Nếu cần tìm hiểu sâu hơn về quy trình và cách xuất hóa đơn, có thể tham khảo thêm: Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026.
Lợi ích khi thuê công ty ủy thác xuất khẩu
Khi chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, thuê công ty ủy thác xuất khẩu giúp doanh nghiệp giảm áp lực về thủ tục và nhân sự.
- Hạn chế rủi ro pháp lý: Đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm về khai báo hải quan, chứng từ, thuế và quy định xuất nhập khẩu, giúp giảm sai sót và đảm bảo hồ sơ tuân thủ đúng quy định.
- Rút ngắn thời gian xử lý: Dịch vụ hỗ trợ xuyên suốt từ vận chuyển, chuẩn bị chứng từ đến thông quan, giúp doanh nghiệp hoàn tất lô hàng nhanh chóng hơn, đặc biệt khi chưa có nhiều kinh nghiệm.
- Bổ sung tư cách pháp nhân: Cá nhân hoặc doanh nghiệp chưa đủ điều kiện trực tiếp thực hiện giao dịch ngoại thương có thể thông qua đơn vị nhận ủy thác để triển khai hoạt động xuất nhập khẩu.
- Tận dụng mạng lưới đối tác: Đơn vị nhận ủy thác thường có sẵn hệ thống đối tác vận tải, hãng tàu, hãng hàng không và đại lý logistics, tạo thêm lựa chọn về phương án giao nhận và chi phí.
- Tiết kiệm nguồn lực: Doanh nghiệp không phải đầu tư nhân sự hoặc xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu riêng, phù hợp với đơn vị mới kinh doanh quốc tế, có ít lô hàng hoặc đang thử nghiệm thị trường.
Doanh nghiệp nào nên thuê công ty ủy thác xuất khẩu?
Dịch vụ ủy thác xuất khẩu phù hợp với những doanh nghiệp chưa có đủ nguồn lực hoặc kinh nghiệm để tự triển khai hoạt động xuất khẩu.
- Chưa có kinh nghiệm hoặc bộ phận xuất nhập khẩu: Doanh nghiệp mới tham gia thị trường quốc tế, chưa có nhân sự chuyên trách về chứng từ, hải quan và quy trình xuất khẩu.
- Cá nhân, hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện trực tiếp giao dịch quốc tế: Có nhu cầu đưa hàng ra thị trường nước ngoài nhưng chưa đáp ứng các điều kiện cần thiết để tự thực hiện giao dịch xuất khẩu.
- Xuất khẩu mặt hàng đặc thù: Hàng hóa thuộc nhóm có yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận hoặc các quy định riêng tại thị trường nhập khẩu.
- Lần đầu xuất khẩu sang thị trường mới: Chưa nắm rõ yêu cầu về hồ sơ, chứng từ, tiêu chuẩn hàng hóa và quy trình thông quan, cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ.
7 tiêu chí lựa chọn công ty ủy thác xuất khẩu phù hợp
Không phải đơn vị ủy thác xuất khẩu nào cũng có kinh nghiệm xử lý mọi mặt hàng và thị trường. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra các tiêu chí dưới đây để lựa chọn đơn vị phù hợp với nhu cầu và hạn chế rủi ro trong quá trình xuất khẩu.
1. Kiểm tra tư cách pháp lý
Kiểm tra tên doanh nghiệp, mã số thuế, tư cách thương nhân và phạm vi hoạt động để đảm bảo đơn vị có đủ điều kiện thực hiện dịch vụ ủy thác xuất khẩu.
2. Am hiểu mặt hàng và thị trường xuất khẩu
Ưu tiên đơn vị đã từng xử lý mặt hàng và thị trường tương tự, bởi mỗi quốc gia có yêu cầu riêng về nhãn mác, kiểm dịch, chứng nhận và điều kiện nhập khẩu.
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất khẩu nông sản sang EU nên chọn đơn vị từng xử lý hàng nông sản và nắm rõ yêu cầu về kiểm dịch, C/O, truy xuất nguồn gốc và nhãn mác của thị trường này.
3. Báo giá và hợp đồng minh bạch
Báo giá cần phân tách rõ phí ủy thác, cước vận chuyển, phí cảng, phí C/O, thuế và các khoản phát sinh để doanh nghiệp dễ kiểm soát tổng chi phí.
4. Có kinh nghiệm xử lý C/O và giấy phép chuyên ngành
Nếu hàng hóa cần C/O, kiểm dịch, CITES hoặc các giấy phép chuyên ngành khác, nên xác nhận trước năng lực và kinh nghiệm xử lý của đơn vị đối với từng loại hồ sơ.
5. Có mạng lưới đại lý và đối tác quốc tế
Nên lựa chọn đơn vị có mạng lưới đại lý và đối tác tại các thị trường xuất khẩu để đảm bảo khả năng phối hợp xuyên suốt từ Việt Nam đến nước nhập khẩu.
Ví dụ: Nếu thường xuyên xuất khẩu sang Mỹ, doanh nghiệp có thể ưu tiên đơn vị đã có đại lý tại Mỹ để thuận tiện phối hợp khi lô hàng cần bổ sung chứng từ hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình giao nhận.
6. Quy định rõ trách nhiệm khi có sự cố
Hợp đồng cần làm rõ trách nhiệm của các bên khi hàng chậm giao, phát sinh vấn đề tại cảng đến, hư hỏng trong vận chuyển hoặc cần bồi thường, bảo hiểm hàng hóa.
7. Khả năng tư vấn và hỗ trợ
Doanh nghiệp nên chọn đơn vị có khả năng tư vấn rõ ràng và hỗ trợ xuyên suốt quá trình xuất khẩu, từ kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng đến chuẩn bị chứng từ và đáp ứng yêu cầu của thị trường nhập khẩu.
Rủi ro khi chọn sai công ty ủy thác xuất khẩu
- Chậm thông quan: Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, hàng thuộc diện cần giấy phép nhưng chưa chuẩn bị đầy đủ.
- Phát sinh chi phí ngoài dự kiến: Báo giá không minh bạch có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm phí dịch vụ, vận chuyển, chứng từ hoặc các khoản liên quan đến lô hàng.
- Lộ thông tin đối tác và giá bán: Do bên nhận ủy thác đứng tên giao dịch, nếu hợp đồng không có điều khoản bảo mật, thông tin khách hàng nước ngoài và mức giá có thể bị lộ.
- Tranh chấp nghĩa vụ: Hai bên không thống nhất rõ trách nhiệm về thuế, phí phát sinh hoặc xử lý hàng khi có sự cố.
Vì sao doanh nghiệp nên chọn công ty ủy thác xuất khẩu Trường Thành Logistics?
Trường Thành Logistics hoạt động trong lĩnh vực logistics từ năm 2012, với đội ngũ hơn 100 nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu, hải quan và vận chuyển quốc tế.
- Đội ngũ giàu kinh nghiệm: Hỗ trợ kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ, thủ tục xuất khẩu hàng hóa trọn gói từ A-Z.
- Kinh nghiệm xử lý hàng đặc thù: Có kinh nghiệm với các mặt hàng cần giấy phép hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành như đồ thủ công mỹ nghệ, hàng tiêu dùng, gỗ,… và nhiều nhóm hàng khác.
- Mạng lưới đại lý quốc tế: Là thành viên WCA – World Cargo Alliance, sở hữu mạng lưới hơn 200 đại lý, thuận tiện phối hợp vận chuyển và giao nhận tại nước ngoài.
- Dịch vụ ủy thác trọn gói: Hỗ trợ từ tư vấn hồ sơ, giao dịch ngoại thương, xin giấy phép, thông quan đến vận chuyển và hoàn thiện chứng từ cho từng lô hàng.
Câu hỏi thường gặp khi chọn công ty ủy thác xuất khẩu
Câu 1: Phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu được tính như thế nào?
Phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu thường được tính theo tỷ lệ 1% – 3% giá trị lô hàng. Một số đơn vị có thể áp dụng mức phí cố định theo từng lô hàng, tùy theo thỏa thuận và phạm vi dịch vụ.
Câu 2: Ai chịu trách nhiệm khi hàng hóa gặp rủi ro?
Trách nhiệm khi hàng hóa gặp rủi ro phụ thuộc chủ yếu vào hợp đồng ủy thác. Rủi ro khách quan thường do bên ủy thác chịu (vì vẫn là chủ sở hữu), còn rủi ro do lỗi của bên nhận ủy thác thì bên nhận ủy thác phải bồi thường.
Câu 3: Doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin gì khi yêu cầu báo giá?
Để nhận được báo giá sát thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị tên và mô tả hàng hóa, mã HS dự kiến, số lượng, trọng lượng, giá trị lô hàng, nơi lấy hàng, cảng đi, cảng đến, công ty nước ngoài, điều kiện Incoterms, thời gian dự kiến xuất hàng và các giấy phép hoặc chứng từ hiện có.
Câu 4: Trường Thành Logistics nhận ủy thác xuất khẩu những mặt hàng nào?
Trường Thành nhận ủy thác xuất khẩu cho nhiều nhóm hàng tùy theo chính sách quản lý chuyên ngành, tiêu biểu như sản phẩm từ gỗ (pallet gỗ, đồ chơi thú cưng), hàng dệt may, trầm hương, sản phẩm cơ khí chính xác và nhiều mặt hàng khác.
Như vậy, trước khi lựa chọn công ty ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, kiểm tra năng lực đơn vị cung cấp dịch vụ, phạm vi hỗ trợ, chi phí và trách nhiệm của các bên.
Quý khách đang có lô hàng cần xuất khẩu? Gửi thông tin cho Trường Thành Logistics – đội ngũ chuyên viên sẽ kiểm tra và tư vấn phương án xử lý phù hợp.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
