Thủ tục xuất khẩu ủy thác nghe có vẻ đơn giản khi doanh nghiệp chỉ cần tìm một đơn vị đứng ra thực hiện thay. Nhưng khi bắt đầu xử lý lô hàng, từng khâu đều gắn với hồ sơ, trách nhiệm và cách phối hợp giữa hai bên. Hiểu rõ cách thực hiện ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh những vướng mắc không đáng có về sau.
Điều kiện cần kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục xuất khẩu ủy thác
Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu ủy thác, doanh nghiệp nên kiểm tra trước 5 nhóm nội dung quan trọng dưới đây:
- Kiểm tra chính sách mặt hàng: Xác định hàng hóa có thuộc diện cấm, tạm ngừng xuất khẩu, phải xin giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không. Nếu thuộc diện có điều kiện, doanh nghiệp cần hoàn tất yêu cầu pháp lý trước khi thực hiện ủy thác.
- Xác minh tư cách và năng lực bên nhận ủy thác: Kiểm tra tư cách thương nhân, ngành nghề kinh doanh và kinh nghiệm thực hiện thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu. Với hàng đặc thù, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị đã có kinh nghiệm xử lý đúng loại hàng.
- Làm rõ trách nhiệm về thuế và chứng từ: Thống nhất ngay từ đầu bên nào chịu trách nhiệm về thuế, hóa đơn, chứng từ và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Điều này giúp tránh thiếu hồ sơ khi kê khai hoặc đối chiếu sau xuất khẩu.
- Thống nhất phí và các chi phí phát sinh: Hợp đồng cần ghi rõ phí ủy thác, cước vận chuyển, phí cảng, bảo hiểm, kiểm tra chuyên ngành và cách xử lý các khoản phát sinh. Không nên chỉ thỏa thuận một mức phí tổng mà không xác định phạm vi dịch vụ.
- Quy định rõ trách nhiệm khi có rủi ro: Doanh nghiệp cần xác định bên chịu trách nhiệm nếu hàng bị lưu giữ, sai chứng từ, chậm thông quan, hư hỏng hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
>>> Đọc thêm bài viết Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026 để biết thêm chi tiết.
Quy trình làm thủ tục xuất khẩu ủy thác mới 2026
Theo Công văn 15467/CHQ-GSQL ngày 20/04/2026 của Cục Hải quan, thủ tục xuất khẩu ủy thác được thực hiện dựa trên quy định về ủy thác xuất khẩu, thủ tục hải quan và hồ sơ hiện hành. Quy trình có thể khái quát qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và ký hợp đồng ủy thác
Hai bên kiểm tra tên hàng, mã HS, chính sách mặt hàng và các điều kiện xuất khẩu trước khi thực hiện. Sau đó, bên ủy thác và bên nhận ủy thác ký hợp đồng, thống nhất phạm vi công việc, chi phí, trách nhiệm của mỗi bên.
Bước 2: Giao hàng từ bên ủy thác sang bên nhận ủy thác
Bên ủy thác bàn giao hàng hóa cùng các chứng từ cần thiết cho bên nhận ủy thác. Việc giao nhận cần có chứng từ phù hợp để làm căn cứ quản lý hàng hóa và thực hiện các bước xuất khẩu tiếp theo.
Bước 3: Khai báo và làm thủ tục hải quan
Bên nhận ủy thác thực hiện khai tờ khai hải quan và chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành. Trường hợp tờ khai được yêu cầu kiểm tra thực tế, hàng hóa phải được xuất trình để cơ quan hải quan kiểm tra trước khi hoàn tất thủ tục thông quan.
Bước 4: Lập hóa đơn và thanh toán
Sau khi hàng hóa hoàn tất thủ tục xuất khẩu hàng hóa và được xác nhận của cơ quan hải quan, bên ủy thác và bên nhận ủy thác thực hiện lập hóa đơn, chứng từ theo quy định. Hai bên tiếp tục đối chiếu giá trị hàng hóa, phí ủy thác cùng các chi phí liên quan để hoàn tất thanh toán.
Bước 5: Hoàn thiện và lưu hồ sơ thủ tục xuất khẩu ủy thác
Sau khi hoàn tất xuất khẩu, các bên đối chiếu, lưu giữ hợp đồng ủy thác, tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ vận chuyển, thanh toán và các giấy tờ liên quan. Bộ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận tiện khi kê khai thuế, đối chiếu giao dịch hoặc giải trình khi cần.
Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu ủy thác
Các sai sót khi làm thủ tục xuất khẩu ủy thác thường phát sinh từ khâu ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ đến khai báo hải quan và kê khai thuế. Kiểm tra kỹ từng bước ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế việc phải sửa hồ sơ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
1. Hợp đồng thủ tục xuất khẩu ủy thác thiếu điều khoản quan trọng
Hợp đồng không ghi rõ phí ủy thác, chi phí phát sinh, trách nhiệm khi hàng chậm thông quan hoặc xảy ra sự cố có thể dẫn đến tranh chấp giữa hai bên.
Doanh nghiệp cần: Thống nhất cụ thể phí dịch vụ, các khoản chi phí liên quan, trách nhiệm của mỗi bên và phương án xử lý rủi ro trước khi ký hợp đồng.
2. Thông tin khai báo hải quan không chính xác
Một số lỗi thường gặp là khai sai mã HS, tên hàng, số lượng hoặc thông tin của các bên. Những thông tin này không khớp có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc lô hàng phát sinh kiểm tra.
Doanh nghiệp cần: Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, packing list, hàng thực tế trước khi truyền tờ khai và kiểm tra kỹ mã HS, chính sách mặt hàng.
3. Chứng từ giữa các bên không thống nhất
Thông tin trên hợp đồng ủy thác, hợp đồng xuất khẩu, hóa đơn, tờ khai và chứng từ vận chuyển không thống nhất về tên hàng, số lượng hoặc giá trị có thể gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ.
Doanh nghiệp cần: Lập một bộ thông tin thống nhất cho lô hàng và kiểm tra chéo toàn bộ chứng từ trước khi làm thủ tục.
4. Nhầm lẫn về hóa đơn và thuế GTGT
Doanh nghiệp có thể nhầm giữa giá trị hàng hóa và phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu, dẫn đến lập hóa đơn hoặc kê khai thuế chưa đúng quy định.
Doanh nghiệp cần: Xác định rõ từng giao dịch, thời điểm lập hóa đơn và nghĩa vụ thuế của bên ủy thác, bên nhận ủy thác; đồng thời lưu đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch xuất khẩu.
5. Không lưu đầy đủ hồ sơ sau khi xuất khẩu
Sau khi hàng đã xuất, nếu chỉ lưu tờ khai mà thiếu hợp đồng ủy thác, hóa đơn, chứng từ thanh toán hoặc chứng từ liên quan thì việc đối chiếu và giải trình sau này sẽ khó khăn hơn.
Doanh nghiệp cần: Hoàn thiện một bộ hồ sơ sau xuất khẩu, lưu trữ đầy đủ chứng từ của cả giao dịch ủy thác và lô hàng để thuận tiện khi kiểm tra, kê khai thuế hoặc quyết toán.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xuất khẩu ủy thác?
Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ xuất khẩu ủy thác khi:
- Chưa có kinh nghiệm xử lý hợp đồng ngoại thương, chứng từ, khai báo hải quan và các thủ tục liên quan.
- Không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên môn để theo dõi toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến giao hàng cho đối tác nước ngoài.
- Chưa nắm rõ cách chuẩn bị invoice, packing list, tờ khai hải quan, C/O hoặc các chứng từ khác theo yêu cầu của từng lô hàng.
- Hàng thuộc diện cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng các yêu cầu quản lý riêng có thể cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ xử lý.
- Lần đầu xuất khẩu sang thị trường mới nên chưa nắm rõ yêu cầu về hồ sơ, chứng từ, phương thức giao nhận và các quy định liên quan.
- Muốn thuê đơn vị chuyên môn thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghiệp vụ theo thỏa thuận, từ đó giảm áp lực xử lý chứng từ, hải quan và logistics.
Với doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc phân phối, việc ủy thác có thể giúp giảm khối lượng công việc nghiệp vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát chặt thông tin hàng hóa, hợp đồng, chứng từ và nghĩa vụ thuế liên quan.
Trường Thành Logistics nhận ủy thác xuất khẩu theo từng lô hàng từ A-Z
Doanh nghiệp mới xuất khẩu thường gặp khó ở khâu kiểm tra chính sách hàng hóa, chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan, nhất là khi chưa có nhân sự chuyên trách.
Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ ủy thác xuất nhập khẩu, gồm:
- Kiểm tra chính sách, yêu cầu đối với mặt hàng.
- Tư vấn và chuẩn bị hồ sơ, chứng từ.
- Khai báo và thực hiện thủ tục hải quan.
- Phối hợp vận chuyển quốc tế, hoàn thiện chứng từ sau xuất khẩu.
Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu ủy thác
Câu 1: Xuất khẩu ủy thác có cần xin giấy phép riêng không?
Xuất khẩu ủy thác không cần xin một loại “giấy phép xuất khẩu ủy thác” riêng biệt, nhưng một trong hai bên (bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác) phải có giấy phép nếu mặt hàng đó thuộc danh mục xuất khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện.
Câu 2: Ai là người đứng tên trên tờ khai hải quan và nộp thuế?
Bên nhận ủy thác đứng tên là người xuất khẩu trên tờ khai, còn chủ hàng được ghi ở mục người ủy thác. Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016 (Điều 3) coi cả chủ hàng và tổ chức nhận ủy thác là người nộp thuế.
Câu 3: Thủ tục xuất khẩu ủy thác hàng hóa mất bao lâu?
Thủ tục xuất khẩu ủy thác hàng hóa thông thường mất từ 1 đến 3 ngày làm việc cho khâu chuẩn bị và thông quan hải quan, nếu hàng hóa đủ điều kiện và không vướng kiểm tra chuyên ngành.
Việc thực hiện thủ tục xuất khẩu ủy thác đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế những vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình xử lý lô hàng, đồng thời xác định rõ trách nhiệm giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Với mỗi mặt hàng, mỗi thị trường, cách thực hiện có thể có những yêu cầu riêng cần được kiểm tra trước khi triển khai.
Gửi thông tin lô hàng để Trường Thành cùng doanh nghiệp trao đổi, thống nhất phương án phù hợp trước khi triển khai.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
