Để đưa hàng hóa vào thị trường EU thuận lợi, thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu cần được chuẩn bị kỹ ngay từ khâu kiểm tra mặt hàng và yêu cầu nhập khẩu. Bên cạnh hoàn tất hồ sơ hải quan tại Việt Nam, doanh nghiệp còn phải đáp ứng tiêu chuẩn sản phẩm, quy tắc xuất xứ cùng các yêu cầu riêng.
Điều kiện cần nắm trước khi làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu
Để đưa hàng hóa vào thị trường EU, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện ngay từ khâu chuẩn bị hàng thay vì chỉ tập trung vào thủ tục hải quan.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý và xác định đúng mã HS
Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm thuộc nhóm hàng nào và thị trường nhập khẩu yêu cầu những điều kiện gì.
Một số điểm cần kiểm tra:
- Mã số EORI: Đối tác nhập khẩu tại EU cần có mã EORI để thực hiện các thủ tục hải quan. Đây là mã định danh doanh nghiệp được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu tại EU.
- Mã HS của hàng hóa: Doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS và đối chiếu quy định của EU đối với từng sản phẩm.
- Thuế và ưu đãi EVFTA: Mã HS là cơ sở để kiểm tra mức thuế nhập khẩu và khả năng hưởng thuế ưu đãi theo EVFTA nếu hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ.
- Quy định riêng của từng quốc gia: Một số yêu cầu có thể được áp dụng bổ sung tại từng nước thành viên, vì vậy cần kiểm tra trước với bên nhập khẩu.
Đáp ứng tiêu chuẩn sản phẩm và yêu cầu truy xuất nguồn gốc
Hàng hóa xuất khẩu vào EU phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, an toàn và môi trường tương ứng với từng nhóm sản phẩm. Doanh nghiệp cần xác định trước các tiêu chuẩn áp dụng để chuẩn bị chứng nhận, hồ sơ kỹ thuật, thông tin truy xuất theo quy định.
Một số yêu cầu thường gặp gồm:
- An toàn và kỹ thuật: Một số sản phẩm như máy móc, thiết bị điện – điện tử, đồ chơi, thiết bị y tế… có thể phải đáp ứng quy định về CE Marking trước khi lưu hành tại EU.
- Hóa chất và môi trường: Hàng hóa có chứa hóa chất hoặc thuộc nhóm thiết bị điện, điện tử cần kiểm tra các yêu cầu liên quan đến REACH và RoHS.
- Thực phẩm, nông sản và lâm sản: Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng yêu cầu về an toàn thực phẩm, dư lượng, chất lượng, nguồn gốc nguyên liệu hoặc các tiêu chuẩn như HACCP, GlobalG.A.P, Organic EU, FSC.
- Truy xuất nguồn gốc: Với các mặt hàng thuộc phạm vi EUDR như cà phê, cao su, cacao, gỗ, đậu nành, dầu cọ…, doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu chứng minh nguồn gốc và khu vực sản xuất theo yêu cầu chống phá rừng của EU.
Bộ chứng từ làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu gồm những gì?
Bộ chứng từ làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa đi Châu Âu được chuẩn bị dựa trên loại hàng, phương thức vận chuyển và yêu cầu của nước nhập khẩu. Về cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 nhóm hồ sơ sau:
1. Chứng từ thương mại và vận tải
Nhóm hồ sơ cơ bản phục vụ giao dịch, khai báo hải quan và vận chuyển hàng hóa, bao gồm:
- Hợp đồng thương mại/PO: Thể hiện thông tin hàng hóa, số lượng, giá, Incoterms và điều kiện thanh toán.
- Commercial Invoice: Ghi giá trị lô hàng, dùng làm căn cứ thanh toán và khai báo hải quan.
- Packing List: Thể hiện số kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng và thể tích hàng.
- B/L hoặc AWB: Vận đơn do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Doanh nghiệp thực hiện để khai báo lô hàng với hải quan Việt Nam.
2. Chứng từ xuất xứ hàng hóa
Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo EVFTA, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ.
- C/O: Có thể sử dụng C/O mẫu EUR.1 hoặc hình thức chứng nhận xuất xứ phù hợp theo quy định của EVFTA.
- Chứng từ xuất xứ khác: Tùy trị giá lô hàng, loại hàng và cơ chế chứng nhận áp dụng, có thể sử dụng khai báo xuất xứ theo quy định.
- Hồ sơ chứng minh xuất xứ: Cần lưu giữ chứng từ về nguyên liệu, quá trình sản xuất và nguồn gốc hàng hóa khi được yêu cầu.
3. Chứng từ chuyên ngành và kiểm tra
Nhóm hồ sơ này chỉ phát sinh khi mặt hàng hoặc điều kiện giao hàng có yêu cầu riêng:
- Chứng từ bảo hiểm: Chuẩn bị khi Incoterms quy định bên xuất khẩu phải mua bảo hiểm.
- Giấy kiểm dịch thực vật: Thường áp dụng với nông sản, thực vật và một số sản phẩm từ thực vật.
- Giấy chứng nhận hun trùng: Có thể cần khi sử dụng pallet, thùng hoặc vật liệu đóng gói bằng gỗ.
- Chứng nhận chất lượng/kết quả kiểm tra: Chuẩn bị theo yêu cầu của sản phẩm hoặc người mua, chẳng hạn hồ sơ kỹ thuật, CQ, kết quả kiểm nghiệm.
- Tài liệu chuyên ngành: Một số hàng hóa có thể cần thêm CE, MSDS hoặc hồ sơ kỹ thuật tương ứng.
Quy trình làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu mới 2026
Thủ tục xuất khẩu hàng đi châu Âu phụ thuộc vào mặt hàng, mã HS, phương thức vận chuyển, thỏa thuận giữa người bán với người mua. Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời quy định của Việt Nam và yêu cầu nhập khẩu tại các nước EU trước khi chuẩn bị lô hàng.
Bước 1: Xác định hàng hóa, mã HS và điều kiện giao dịch
Doanh nghiệp thống nhất với người mua về tên hàng, số lượng, giá bán, thanh toán và điều kiện giao hàng như FOB, CIF hoặc EXW. Sau đó, doanh nghiệp xác định mã HS để kiểm tra thuế, giấy phép, chính sách quản lý. Hồ sơ ban đầu thường gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Bước 2: Kiểm tra tiêu chuẩn sản phẩm và yêu cầu ghi nhãn
Doanh nghiệp cần kiểm tra tiêu chuẩn áp dụng cho từng mặt hàng vì EU không sử dụng một bộ yêu cầu chung. Tùy sản phẩm, hồ sơ có thể liên quan đến CE, REACH, RoHS, kiểm dịch hoặc chứng nhận hữu cơ. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra yêu cầu về nhãn, ngôn ngữ và thông tin đơn vị chịu trách nhiệm tại EU.
Bước 3: Xin giấy phép và chuẩn bị chứng từ xuất xứ
Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần hoàn thành giấy phép hoặc kiểm tra trước khi xuất khẩu. Với hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ EVFTA, doanh nghiệp có thể sử dụng C/O mẫu EUR.1 hoặc chứng nhận xuất xứ theo cơ chế phù hợp, tùy điều kiện và trị giá lô hàng.
>>> Doanh nghiệp có thể đọc thêm bài viết Cách kê khai mẫu C/O form EUR.1 chi tiết nhất để biết cách sử dụng mẫu.
Lưu ý mới năm 2026 với hàng bán từ xa vào EU: Doanh nghiệp cần phân biệt hàng bán từ xa với lô hàng xuất khẩu thông thường. Từ 1/7/2026, hàng nhập khẩu vào EU có giá trị không quá 150 EUR thuộc diện bán từ xa áp dụng thuế hải quan tạm thời 3 EUR. Từ 1/11/2026, các lô hàng này phải khai mã PID.
Bước 4: Đặt lịch vận chuyển và chuẩn bị hàng
Doanh nghiệp đặt chỗ với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị giao nhận theo lịch giao hàng. Hàng được đóng gói phù hợp với phương thức vận chuyển và ghi nhãn theo quy định áp dụng. Nếu điều kiện giao hàng yêu cầu, doanh nghiệp cần mua bảo hiểm cho lô hàng.
Bước 5: Khai tờ khai hải quan xuất khẩu
Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan khai tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS và nộp chứng từ theo yêu cầu. Tờ khai có thể được phân luồng để kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Thời gian thông quan phụ thuộc vào từng lô hàng cùng kết quả kiểm tra.
Bước 6: Giao hàng, nhận vận đơn và hoàn thiện chứng từ
Sau khi thông quan, doanh nghiệp bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển và kiểm tra thông tin trên vận đơn. Doanh nghiệp gửi cho người mua các chứng từ theo thỏa thuận, thường gồm Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, chứng từ xuất xứ, hồ sơ chuyên ngành nếu có.
Trường Thành Logistics hỗ trợ thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu chuyên nghiệp
Với hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực logistics quốc tế, Trường Thành Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình đưa hàng hóa sang thị trường Châu Âu. Đội ngũ hơn 100 nhân sự có chuyên môn về xuất nhập khẩu sẽ hỗ trợ:
- Kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng và yêu cầu chuyên ngành.
- Tư vấn hồ sơ xuất khẩu, C/O và quy tắc xuất xứ EVFTA.
- Dịch vụ hải quan, xử lý chứng từ và theo dõi tiến độ thông quan.
- Kết nối vận chuyển hàng hóa quốc tế, sắp xếp giao hàng đến các thị trường EU.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu hàng đi châu Âu
Lô hàng dưới 6.000 EUR có được tự chứng nhận xuất xứ không?
Có, các lô hàng có trị giá không quá 6.000 EUR hoàn toàn được phép tự chứng nhận xuất xứ theo các hiệp định thương mại tự do như EVFTA hoặc UKVFTA
Hàng xuất đi châu Âu có cần khai ICS2 không?
Có. Lô hàng vào EU phải có tờ khai trước khi đến. Hãng vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận thường thực hiện khai báo này.
Trường Thành Logistics hỗ trợ những dịch vụ nào khi xuất khẩu hàng đi châu Âu?
Trường Thành Logistics hỗ trợ khai báo hải quan, xin cấp C/O, ủy thác xuất khẩu, xin giấy phép xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế. Doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 0915 36 38 39 để trao đổi về lô hàng cụ thể.
Thủ tục xuất khẩu hàng đi châu Âu gồm nhiều khâu, từ xác định mã HS, kiểm tra điều kiện, tiêu chuẩn sản phẩm, chuẩn bị chứng từ, chứng minh xuất xứ đến khai báo hải quan và tổ chức vận chuyển. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ yêu cầu của từng mặt hàng, thị trường nhập khẩu để quá trình xuất hàng hạn chế sai sót và phát sinh ngoài dự kiến.
Gửi thông tin lô hàng, Trường Thành Logistics sẽ cùng bạn rà soát yêu cầu và lên phương án phù hợp trước khi xuất hàng.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
