Xuất khẩu ủy thác giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế khi chưa có đội ngũ hoặc kinh nghiệm thực hiện xuất nhập khẩu. Thay vì tự xử lý toàn bộ thủ tục, doanh nghiệp có thể thuê thương nhân nhận ủy thác thực hiện xuất khẩu theo thỏa thuận.
Với những thay đổi về quản lý ngoại thương và hóa đơn điện tử trong năm 2026, việc nắm rõ quy trình, hồ sơ là điều cần thiết để hạn chế sai sót. Vậy hoạt động này được thực hiện ra sao và doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Xuất khẩu ủy thác là gì?
Xuất khẩu ủy thác là hình thức bên có hàng hóa giao cho một thương nhân khác thực hiện xuất khẩu theo thỏa thuận. Theo Điều 155 Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác thực hiện mua bán hàng hóa với danh nghĩa của mình và được nhận thù lao; bên ủy thác có thể là thương nhân hoặc không phải thương nhân.
Hình thức này thường phù hợp với:
- Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu.
- Doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách về xuất nhập khẩu.
- Đơn vị chưa có kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan và chứng từ quốc tế.
- Cá nhân, tổ chức không phải thương nhân có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa hợp pháp.
- Doanh nghiệp cần hỗ trợ đối với mặt hàng có yêu cầu đặc thù về giấy phép hoặc điều kiện xuất khẩu.
>>> Doanh nghiệp có thể đọc thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Khi nào nên chọn thay vì tự làm
Quy định pháp lý về xuất khẩu ủy thác mới 2026
Hoạt động ủy thác xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định về thương mại, quản lý ngoại thương, hải quan và thuế. Một số văn bản doanh nghiệp cần lưu ý gồm:
- Luật Thương mại 2005: Quy định về ủy thác mua bán hàng hóa tại Điều 155-165, trong đó có điều kiện của bên nhận ủy thác, chủ thể bên ủy thác, hàng hóa được ủy thác và hình thức hợp đồng.
- Luật Quản lý ngoại thương 2017: Điều 50 quy định về hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu. Hàng hóa thuộc diện cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu không được thực hiện ủy thác. Với hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện tương ứng trước khi ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Nghị định 292/2026/NĐ-CP: được ban hành ngày 22/07/2026 và có hiệu lực từ 05/09/2026, thay thế Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Nghị định mới quy định chi tiết một số nội dung của Luật Quản lý ngoại thương và ban hành các danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, theo điều kiện và các nhóm hàng chịu cơ chế quản lý khác.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP: có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và cách xử lý hóa đơn trong một số trường hợp, trong đó có ủy thác xuất khẩu.
Lợi ích khi lựa chọn ủy thác
Ủy thác xuất khẩu phù hợp với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc với đối tác nước ngoài. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà hình thức này mang lại cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí và nhân lực
Doanh nghiệp không cần đầu tư ngay một bộ phận xuất nhập khẩu riêng, từ đó giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và vận hành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu.
Tối ưu thời gian và thủ tục
Đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm xử lý chứng từ, thủ tục hải quan và phối hợp vận chuyển quốc tế, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót trong quá trình xuất khẩu.
Hạn chế rủi ro thủ tục
Doanh nghiệp được hỗ trợ rà soát chính sách mặt hàng, hồ sơ, giấy phép và các yêu cầu chuyên ngành, qua đó giảm nguy cơ phát sinh sai sót khi thực hiện thủ tục xuất khẩu.
Đảm bảo quy trình xuất khẩu xuyên suốt
Từ chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan đến vận chuyển và hoàn thiện chứng từ, các khâu được phối hợp theo một quy trình thống nhất, giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ giao hàng.
Quy trình xuất khẩu ủy thác và hồ sơ cần chuẩn bị
Tùy từng mặt hàng và thị trường, quy trình có thể thay đổi. Về cơ bản, hoạt động ủy thác thường được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra hàng hóa và chính sách xuất khẩu
Trước tiên, hai bên xác định tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, nguồn gốc và yêu cầu quản lý chuyên ngành. Kiểm tra hàng hóa có thuộc diện cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, phải xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện hay không. Đây là bước đặc biệt quan trọng từ 05/09/2026, khi Nghị định 292/2026/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực.
Bước 2: Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu
Hai bên ký hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương.
Hợp đồng nên quy định rõ:
- Thông tin và trách nhiệm của mỗi bên.
- Tên, số lượng và giá trị hàng hóa.
- Phí ủy thác.
- Phương thức thanh toán.
- Trách nhiệm cung cấp hồ sơ, giấy phép.
- Trách nhiệm về thuế, phí và các chi phí phát sinh.
- Cách xử lý nếu hàng hóa hoặc chứng từ có sai sót.
Bước 3: Bàn giao hàng hóa và chứng từ
Bên ủy thác bàn giao hàng cùng thông tin, chứng từ cần thiết để bên nhận ủy thác thực hiện xuất khẩu.
Một số chứng từ thường được sử dụng gồm:
- Hợp đồng ủy thác.
- Hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.
- Chứng từ nguồn gốc, chất lượng theo từng mặt hàng.
- C/O nếu thị trường hoặc người mua yêu cầu.
Theo quy định mới về hóa đơn, khi giao hàng cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, bên có hàng hóa sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan và xuất khẩu
Bên nhận ủy thác phối hợp chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục hải quan theo hồ sơ thực tế. Sau khi hoàn thành thủ tục, hàng được vận chuyển đến cửa khẩu và thực hiện xuất khẩu theo kế hoạch.
Bước 5: Đối chiếu chứng từ và quyết toán
Sau khi hàng thực xuất, hai bên đối chiếu số lượng, trị giá hàng hóa, các khoản thuế, phí và chi phí phát sinh. Bên nhận ủy thác bàn giao các chứng từ liên quan để bên ủy thác phục vụ việc hạch toán, kê khai thuế và lưu hồ sơ.
>>> Xem thêm: Uỷ thác xuất khẩu chính ngạch: Chi tiết thủ tục doanh nghiệp cần nắm
Cách xuất hóa đơn khi ủy thác xuất khẩu năm 2026
Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần lưu ý quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi giao hàng cho bên nhận ủy thác xuất khẩu, bên có hàng hóa sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chưa lập ngay hóa đơn GTGT cho hàng hóa tại thời điểm giao.
Sau khi hàng hóa thực xuất và có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ chứng từ đối chiếu về số lượng và giá trị hàng thực tế xuất khẩu, bên có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho bên nhận ủy thác.
Đồng thời, bên nhận ủy thác lập hóa đơn điện tử để thu phí ủy thác theo thỏa thuận.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:
- Hóa đơn hàng hóa ủy thác xuất khẩu: do bên có hàng hóa lập cho bên nhận ủy thác theo quy định.
- Hóa đơn phí ủy thác: do bên nhận ủy thác lập để thu phí dịch vụ.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: sử dụng khi giao hàng cho bên nhận ủy thác theo quy định.
Việc tách rõ các chứng từ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong hạch toán, kê khai thuế và quyết toán sau khi hoàn tất lô hàng.
Những lưu ý khi ủy thác
- Làm rõ trách nhiệm trong hợp đồng: Cần xác định bên nào chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng hàng hóa, giấy phép, chứng từ, mã HS, thuế và các chi phí phát sinh.
- Kiểm tra giấy phép và điều kiện xuất khẩu: Nếu hàng thuộc diện quản lý theo giấy phép hoặc điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải đáp ứng yêu cầu pháp luật trước khi ký hợp đồng, trừ trường hợp có quy định khác.
- Lưu đầy đủ hồ sơ: Hợp đồng ủy thác, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán và hồ sơ hàng hóa cần được lưu giữ đầy đủ.
- Thống nhất phí ủy thác ngay từ đầu: Hợp đồng nên ghi rõ phí dịch vụ đã bao gồm những khoản nào và các chi phí phát sinh nào sẽ được tính riêng.
Trường Thành Logistics nhận xuất khẩu ủy thác trọn gói
Với doanh nghiệp mới xuất khẩu hoặc chưa quen với chính sách mặt hàng, việc chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan tiềm ẩn không ít rủi ro. Một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và kế hoạch giao hàng cho đối tác.
Ủy thác xuất khẩu là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro này. Trường Thành Logistics hỗ trợ kiểm tra chính sách hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục hải quan, phối hợp vận chuyển quốc tế và hoàn thiện chứng từ sau xuất khẩu, đảm bảo lô hàng được xử lý đúng quy định và đúng tiến độ.
Câu hỏi thường gặp khi ủy thác
Xuất khẩu ủy thác có cần xin giấy phép riêng không?
Không có loại giấy phép riêng chỉ dành cho hoạt động ủy thác. Tuy nhiên, nếu hàng hóa thuộc diện xuất khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện thì bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện tương ứng theo quy định.
Cá nhân không phải thương nhân có được ủy thác xuất khẩu không?
Có, nhưng chỉ với vai trò bên giao ủy thác. Pháp luật thương mại cho phép cá nhân, tổ chức không phải thương nhân được ủy thác xuất khẩu hàng hóa phục vụ nhu cầu của chính mình, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu. Riêng bên nhận ủy thác bắt buộc phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hóa được ủy thác theo quy định của Luật Thương mại.
Ai chịu thuế và chi phí khi xuất khẩu ủy thác?
Trong xuất khẩu ủy thác, bên giao ủy thác (chủ hàng) chịu trách nhiệm chính về các loại thuế và chi phí liên quan đến lô hàng, còn bên nhận ủy thác chỉ chịu trách nhiệm về thuế đối với khoản phí dịch vụ (hoa hồng) mà họ nhận được.
Xuất khẩu ủy thác là giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp giảm áp lực về nhân sự, thủ tục và chứng từ khi đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị nhận ủy thác uy tín và nắm rõ các quy định về hồ sơ, hải quan, thuế và hóa đơn thương mại. Liên hệ Trường Thành Logistics để được tư vấn phương án phù hợp, đúng quy định và tối ưu chi phí.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
