Thủ tục xuất nhập khẩu gồm những bước nào, từ ký hợp đồng đến giao hàng? Bài viết tổng quan giúp doanh nghiệp mới nắm toàn bộ quy trình và tìm đúng hướng dẫn chi tiết cho từng bước.
Với doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu, điều khó nhất thường không phải là một bước cụ thể nào, mà là không hình dung được bức tranh tổng thể – không biết mình đang ở bước nào, tiếp theo cần làm gì, và nên tìm hiểu sâu ở đâu khi gặp vướng mắc.
Bài viết này của Trường Thành Logistics đóng vai trò như một bản đồ tổng quan: đi qua từng bước chính của quy trình xuất nhập khẩu, đồng thời dẫn bạn đến đúng bài hướng dẫn chuyên sâu đã có trên site cho từng bước.
Quy trình thủ tục xuất nhập khẩu
1. Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
Bước đầu tiên là thống nhất với đối tác về hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW…) và phương thức thanh toán.
Đây là bước nền tảng, vì mọi vướng mắc phát sinh sau này (ai chịu chi phí vận chuyển, ai lo thủ tục hải quan tại điểm đến) thường bắt nguồn từ việc hợp đồng chưa quy định rõ ràng ngay từ đầu.
2. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng
Mã HS quyết định mức thuế, chính sách quản lý (có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay không) và cả loại C/O có thể xin. Đây cũng là bước dễ sai nhất – nhiều tranh chấp về thuế, nhiều lô hàng bị chậm thông quan đều xuất phát từ việc áp sai mã HS ngay từ đầu.
Tìm hiểu sâu hơn: 6 quy tắc phân loại hàng hóa (áp mã HS) – đặc biệt quan trọng với các mặt hàng có cấu tạo phức tạp (linh kiện, phụ tùng, sản phẩm lắp ráp từ nhiều vật liệu).
3. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ cơ bản mà hầu hết lô hàng đều cần: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
Một số mặt hàng đặc thù (gỗ, thực phẩm, thiết bị y tế, hàng nguy hiểm…) còn cần thêm chứng từ chuyên ngành riêng. Nếu mặt hàng của bạn thuộc nhóm này, nên tìm bài hướng dẫn riêng cho đúng mặt hàng trên website truongthanhlogistics.com thay vì áp dụng một bộ hồ sơ chung.
4. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần
Nếu đối tác muốn hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại tự do (FTA), doanh nghiệp cần xin đúng loại C/O phù hợp.
5. Khai báo hải quan
Sau khi có đầy đủ chứng từ, bước tiếp theo là truyền tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS. Tùy kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ), lô hàng sẽ được thông quan trực tiếp hoặc cần xuất trình thêm hồ sơ, hàng hóa để kiểm tra.
Tìm hiểu sâu hơn: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói – bao gồm cả cách phân biệt hình thức khai thuê hải quan và đại lý hải quan.
6. Vận chuyển quốc tế
Song song hoặc sau khi thông quan, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (đường biển, đường hàng không, hay đường bộ) – tùy vào loại hàng, ngân sách và thời gian yêu cầu.
Lựa chọn hình thức thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu: Tự làm, khai thuê, hay ủy thác?
Trước khi bắt tay vào các bước trên, có một quyết định quan trọng cần đưa ra sớm: Doanh nghiệp sẽ tự thực hiện toàn bộ, thuê dịch vụ khai thuê hải quan, hay ủy thác toàn bộ cho một đơn vị chuyên nghiệp? Quyết định này ảnh hưởng đến việc ai đứng tên chứng từ, ai chịu trách nhiệm pháp lý và chi phí tổng thể.
Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp mới nên bắt đầu tìm hiểu từ bước nào trước?
Nên bắt đầu từ việc xác định mã HS cho mặt hàng của mình, vì mã HS ảnh hưởng đến gần như mọi bước sau đó (thuế, chính sách quản lý, loại C/O). Sau đó mới đến quyết định hình thức thực hiện (tự làm/khai thuê/ủy thác).
Có bắt buộc phải thực hiện đủ 6 bước trên cho mọi lô hàng không?
Không hẳn. Một số bước (như xin C/O) chỉ cần thiết nếu có yêu cầu cụ thể từ đối tác hoặc muốn hưởng ưu đãi thuế. Doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu thực tế của lô hàng để biết bước nào thực sự cần thiết.
Nếu chưa có kinh nghiệm, nên tự làm thủ tục xuất nhập khẩu hay tìm đơn vị hỗ trợ ngay từ đầu?
Với lô hàng đầu tiên hoặc mặt hàng mới, nên cân nhắc thuê khai thuê hải quan hoặc ủy thác xuất nhập khẩu để có bên đồng hành xử lý các tình huống phát sinh, thay vì tự mò mẫm toàn bộ quy trình.
Trường Thành Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu
Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi bước của quy trình xuất nhập khẩu, từ tư vấn mã HS, chuẩn bị chứng từ, xin C/O, khai báo hải quan, đến vận chuyển quốc tế, dù bạn chọn tự làm một phần hay ủy thác toàn bộ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị cho lô hàng xuất nhập khẩu đầu tiên hoặc cần rà soát lại quy trình hiện tại, hãy liên hệ trực tiếp với Trường Thành Logistics:
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
