Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu xuất khẩu thường đứng trước hai lựa chọn: tự xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ ủy thác xuất khẩu. Hai phương án có cách phát sinh chi phí khác nhau nên nếu chỉ nhìn vào phí dịch vụ, doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai phương án nào thực sự tiết kiệm.
Trong bài viết này, Trường Thành Logistics sẽ phân tích các khoản chi phí khi tự làm và khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu, kèm ví dụ tính chi phí trên mỗi lô hàng để doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn phù hợp.
Dịch vụ ủy thác xuất khẩu là gì?
Ủy thác xuất khẩu là hình thức một cá nhân hoặc doanh nghiệp (bên giao ủy thác) thuê một đơn vị trung gian (bên nhận ủy thác) để thay mặt mình thực hiện toàn bộ hoặc một phần quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Bên nhận ủy thác có thể thay mặt thực hiện các công việc thuộc phạm vi được giao như chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục xuất khẩu, khai báo hải quan và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh của lô hàng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài “Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026” của Trường Thành Logistics để hiểu rõ hơn về khái niệm và trường hợp áp dụng.
So sánh tự làm và thuê ủy thác xuất khẩu
| Tiêu chí | Tự làm xuất khẩu | Dịch vụ ủy thác xuất khẩu |
| Nhân sự | Phải tuyển và duy trì nhân sự xuất nhập khẩu | Tận dụng đội ngũ nghiệp vụ của bên nhận ủy thác theo phạm vi dịch vụ |
| Hạ tầng xuất nhập khẩu | Tự đầu tư và duy trì | Giảm nhu cầu đầu tư ban đầu |
| Chi phí cố định | Có, phát sinh định kỳ | Thường thấp hơn về đầu tư bộ phận xuất nhập khẩu riêng |
| Chi phí theo lô | Vẫn phát sinh theo từng lô | Có phí dịch vụ theo thỏa thuận |
| Khi xuất khẩu ổn định nhiều lô | Chi phí cố định được phân bổ trên nhiều lô | Có thể đàm phán mức phí theo sản lượng/hợp đồng |
| Năng lực xử lý | Doanh nghiệp tự xây dựng | Tận dụng kinh nghiệm của đơn vị nhận ủy thác |
| Khả năng mở rộng | Có thể phải bổ sung nhân sự khi sản lượng tăng | Có thể điều chỉnh theo số lượng và phạm vi lô hàng |
Ví dụ minh họa cách so sánh chi phí trên mỗi lô hàng
Lưu ý: Các con số dưới đây chỉ nhằm minh họa cách tính, không phải mức phí cố định của thị trường hay báo giá của Trường Thành Logistics. Khi tính thực tế, doanh nghiệp cần thay bằng chi phí nhân sự, phần mềm, đào tạo và các khoản vận hành của chính mình; đồng thời kiểm tra rõ những chi phí nào đã bao gồm trong báo giá ủy thác.
Chi phí khi doanh nghiệp tự thực hiện
Giả sử doanh nghiệp cần một nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu với mức lương 15 triệu đồng/tháng. Đây mới là chi phí nhân sự cơ bản, chưa tính đến phần mềm, chữ ký số, đào tạo, tuyển dụng và thời gian quản lý.
Nếu trong tháng doanh nghiệp chỉ phát sinh 2 lô hàng, riêng chi phí nhân sự phân bổ cho mỗi lô đã là:
15 triệu đồng ÷ 2 lô = 7,5 triệu đồng/lô
Nếu số lượng tăng lên 10 lô hàng/tháng, chi phí nhân sự bình quân giảm còn:
15 triệu đồng ÷ 10 lô = 1,5 triệu đồng/lô
Điều này cho thấy, với doanh nghiệp có tần suất xuất khẩu chưa cao, việc duy trì nhân sự chuyên trách có thể khiến chi phí trên mỗi lô hàng tương đối lớn. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải trả các khoản chi phí cố định ngay cả khi không phát sinh nhiều đơn hàng.
Ngoài tiền lương, chi phí tự thực hiện còn có thể bao gồm phần mềm nghiệp vụ, chữ ký số, đào tạo nhân sự, tuyển dụng, thời gian quản lý và chi phí phát sinh khi hồ sơ có sai sót. Vì vậy, khi so sánh với dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp nên tính trên tổng chi phí thực tế, thay vì chỉ nhìn vào tiền lương.
Chi phí khi sử dụng dịch vụ ủy thác
Với dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp không cần duy trì một nhân sự chuyên trách chỉ để xử lý các lô hàng phát sinh không thường xuyên. Chi phí được tính theo từng lô hoặc theo giá trị hàng hóa, tùy chính sách của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Ví dụ, giả sử phí dịch vụ minh họa là 1,5% giá trị lô hàng. Với lô hàng trị giá 300 triệu đồng:
300 triệu đồng × 1,5% = 4,5 triệu đồng/lô
Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh 2 lô hàng/tháng, chi phí dịch vụ là:
4,5 triệu đồng × 2 lô = 9 triệu đồng/tháng
Trong khi đó, riêng chi phí lương của một nhân sự XNK đã là 15 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm các khoản chi phí vận hành khác. Với tần suất đơn hàng thấp, thuê dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình chi phí cố định sang chi phí theo nhu cầu, qua đó hạn chế khoản đầu tư cho một bộ phận XNK riêng.
>>> Đọc thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Khi nào nên chọn thay vì tự làm?
Khi nào tự làm xuất khẩu có thể tối ưu chi phí hơn?
Tự thực hiện xuất khẩu có thể có lợi thế về chi phí khi doanh nghiệp đã có sản lượng ổn định và đội ngũ xuất nhập khẩu đủ năng lực.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc tự làm khi:
- Xuất khẩu đều đặn nhiều lô hàng mỗi tháng.
- Đã có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm.
- Quy trình chứng từ và khai báo đã được chuẩn hóa.
- Có kế hoạch xuất khẩu dài hạn.
- Có đủ nguồn lực để duy trì bộ phận xuất nhập khẩu.
- Chi phí cố định được phân bổ hợp lý trên số lượng lô hàng lớn.
Khi sản lượng tăng, chi phí nhân sự và hạ tầng được phân bổ trên nhiều lô hơn. Lúc này, việc tự xây dựng đội ngũ có thể trở nên hiệu quả hơn về lâu dài.
Khi nào dịch vụ ủy thác xuất khẩu có thể tối ưu chi phí hơn?
Dịch vụ ủy thác thường phù hợp với doanh nghiệp chưa muốn đầu tư ngay một bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc chưa có sản lượng đủ ổn định.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc ủy thác khi:
- Chưa có nhân sự chuyên trách hoặc kinh nghiệm xử lý hồ sơ, thủ tục hải quan xuất khẩu.
- Mặt hàng có yêu cầu đặc biệt về giấy phép, chứng từ hoặc quản lý chuyên ngành.
- Chưa có mã ngành nghề kinh doanh phù hợp với mặt hàng cần xuất nhập khẩu.
- Cá nhân hoặc hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện pháp lý để tự đứng tên giao dịch quốc tế.
- Lần đầu xuất/ nhập khẩu mặt hàng đặc biệt và cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ đứng tên và chịu trách nhiệm cùng .
- Muốn giảm thời gian và chi phí vận hành cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tránh được khoản đầu tư ban đầu cho nhân sự và hệ thống, đồng thời chỉ phát sinh chi phí dịch vụ khi có nhu cầu thực tế theo phạm vi đã thỏa thuận.
Trường Thành Logistics nhận ủy thác xuất khẩu minh bạch chi phí
Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc theo phạm vi thỏa thuận và báo giá dựa trên đặc điểm thực tế của từng lô hàng.
Mức phí được tư vấn dựa trên các yếu tố như mặt hàng, thị trường xuất khẩu, giá trị lô hàng, yêu cầu chứng từ và phạm vi công việc, giúp doanh nghiệp có cơ sở so sánh với phương án tự xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ ủy thác xuất khẩu
Phí ủy thác xuất khẩu có bắt buộc theo một tỷ lệ cố định không?
Không. Pháp luật không quy định một tỷ lệ phí ủy thác xuất khẩu cố định áp dụng cho mọi giao dịch. Mức phí và phương thức tính do các bên thỏa thuận dựa trên phạm vi công việc, đặc điểm của lô hàng.
Phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu có bao gồm thuế và phí của lô hàng không?
Không nhất thiết. Phí ủy thác là khoản thanh toán cho dịch vụ của bên nhận ủy thác. Các khoản thuế, phí và chi phí liên quan đến lô hàng được thực hiện và phân bổ theo quy định pháp luật cũng như thỏa thuận trong hợp đồng.
Phí ủy thác xuất khẩu được tính như thế nào?
Tùy đơn vị cung cấp và thỏa thuận giữa hai bên, phí có thể tính theo tỷ lệ trên giá trị lô hàng, mức phí cố định hoặc theo phạm vi công việc. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá tách rõ phí dịch vụ và các khoản chi phí khác của lô hàng trước khi ký hợp đồng.
Dịch vụ ủy thác xuất khẩu phù hợp khi doanh nghiệp muốn giảm chi phí đầu tư ban đầu, chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách hoặc số lượng lô hàng chưa đủ ổn định để tự vận hành…
Thay vì chỉ so sánh phí dịch vụ, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí thực tế trên mỗi lô hàng của cả hai phương án. Gửi thông tin lô hàng cho Trường Thành Logistics để được tư vấn phương án ủy thác phù hợp và nhận báo giá theo nhu cầu thực tế.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
