Xuất khẩu hàng hoá chính ngạch là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường quốc tế một cách hợp pháp, bền vững và lâu dài. Tuy nhiên, khác với các hình thức giao thương đơn giản, xuất khẩu chính ngạch đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác hệ thống hồ sơ pháp lý theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam và yêu cầu từ phía nước nhập khẩu.
Thực tế cho thấy, rất nhiều lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị trả về chỉ vì thiếu hoặc sai sót chứng từ. Do đó, việc nắm rõ danh mục hồ sơ pháp lý cần thiết là điều kiện tiên quyết trước khi triển khai xuất khẩu.
Bài viết dưới đây, Trường Thành sẽ thông tin tới bạn đọc danh mục các loại hồ sơ pháp lý quan trọng thường được áp dụng trong xuất khẩu hàng hoá chính ngạch.
1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp xuất khẩu
Trước hết, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ tư cách pháp nhân để thực hiện hoạt động xuất khẩu chính ngạch.
Hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có đăng ký ngành nghề xuất nhập khẩu)
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Chữ ký số dùng cho khai báo hải quan điện tử
- Tài khoản khai báo trên hệ thống hải quan VNACCS/VCIS
Đây là nền tảng pháp lý để doanh nghiệp có thể đứng tên trên tờ khai xuất khẩu hoặc tham gia quan hệ uỷ thác xuất khẩu hợp pháp.
2. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là chứng từ cốt lõi thể hiện mối quan hệ mua – bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
Một hợp đồng xuất khẩu hợp lệ cần thể hiện rõ:
- Thông tin pháp lý của hai bên
- Tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng
- Giá trị hợp đồng và điều kiện thanh toán
- Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Thời gian giao hàng và phương thức vận chuyển
- Điều khoản trách nhiệm và xử lý tranh chấp
Hợp đồng càng rõ ràng, quá trình thông quan và thanh toán quốc tế càng thuận lợi.
3. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hoá đơn thương mại là chứng từ do bên xuất khẩu phát hành, phản ánh giá trị thương mại thực tế của lô hàng.
Thông tin trên hoá đơn cần thống nhất với hợp đồng và tờ khai hải quan, bao gồm:
- Tên, địa chỉ người bán – người mua
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
- Điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán
Hoá đơn thương mại là căn cứ quan trọng để hải quan xác định trị giá hàng hoá xuất khẩu.
4. Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)
Packing List thể hiện chi tiết cách thức đóng gói hàng hoá, giúp cơ quan hải quan và đơn vị vận chuyển dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
Nội dung thường bao gồm:
- Số kiện hàng
- Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
- Quy cách đóng gói
- Ký mã hiệu từng kiện
Phiếu đóng gói cần khớp hoàn toàn với thực tế hàng xuất để tránh phát sinh kiểm hoá không cần thiết.
5. Tờ khai hải quan xuất khẩu
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc khi xuất khẩu chính ngạch, được khai báo điện tử trên hệ thống hải quan.
Nội dung khai báo gồm:
- Thông tin doanh nghiệp xuất khẩu
- Mã HS hàng hoá
- Số lượng, trị giá lô hàng
- Thuế xuất khẩu (nếu có)
- Cửa khẩu xuất và phương thức vận chuyển
Việc xác định sai mã HS hoặc khai báo không chính xác có thể dẫn đến bị xử phạt hoặc đình trệ thông quan.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
C/O là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, thường được yêu cầu để:
- Hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu
- Đáp ứng yêu cầu kiểm soát nguồn gốc hàng hoá
Tuỳ thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng loại C/O như: Form E, D, AK, AJ, CPTPP, EUR.1…
7. Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Một số nhóm hàng đặc thù phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành trước khi xuất khẩu, ví dụ:
- Kiểm dịch thực vật, động vật
- Chứng nhận an toàn thực phẩm
- Chứng nhận chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật
- Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hoá quản lý đặc biệt
Thiếu hồ sơ này, lô hàng có thể không được phép thông quan dù đã chuẩn bị đủ chứng từ khác
- Chứng từ vận chuyển quốc tế
Tuỳ theo phương thức vận chuyển, doanh nghiệp cần có:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Vận đơn đường hàng không (Air Waybill)
- Chứng từ vận chuyển đường bộ, đường sắt
Đây là cơ sở để giao nhận hàng hoá và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
9. Hồ sơ thanh toán quốc tế
Để đảm bảo dòng tiền hợp pháp và minh bạch, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phương thức thanh toán theo hợp đồng (T/T, L/C…)
- Chứng từ ngân hàng liên quan
- Hồ sơ đối chiếu thanh toán phục vụ quyết toán thuế
Trường Thành Logistics – Đơn vị uỷ thác xuất khẩu chính ngạch uy tín cho doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện xuất khẩu chính ngạch, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do chưa nắm rõ quy trình hồ sơ, thiếu kinh nghiệm xử lý thực tế hoặc chưa cập nhật kịp thời các quy định mới về hải quan và chính sách mặt hàng.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ uỷ thác xuất khẩu chính ngạch trọn gói, giúp doanh nghiệp triển khai xuất khẩu an toàn, đúng quy định và tiết kiệm nguồn lực.
Khi lựa chọn Trường Thành, doanh nghiệp được:
- Tư vấn chi tiết danh mục hồ sơ pháp lý theo từng mặt hàng
- Rà soát, chuẩn hoá chứng từ trước khi xuất khẩu
- Thực hiện khai báo hải quan, làm thủ tục hải quan hàng hoá, dịch vụ xin C/O, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
- Đại diện đứng tên uỷ thác xuất khẩu chính ngạch hợp pháp
- Hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan
Trường Thành không chỉ cung cấp dịch vụ, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng nền tảng xuất khẩu bài bản, tạo tiền đề mở rộng thị trường quốc tế bền vững.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của hoạt động xuất khẩu hàng hoá chính ngạch. Việc hiểu đúng, làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro không đáng có.
Trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu hoặc chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, lựa chọn dịch vụ uỷ thác xuất khẩu chính ngạch tại Trường Thành Logistics là giải pháp an toàn và hiệu quả.
Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị xuất khẩu nhưng còn băn khoăn về hồ sơ, thủ tục và chính sách mặt hàng?
Liên hệ Trường Thành Logistics ngay hôm nay để được:
- Tư vấn chi tiết hồ sơ pháp lý theo từng loại hàng
- Đánh giá khả năng xuất khẩu chính ngạch trước khi triển khai
- Hỗ trợ uỷ thác xuất khẩu trọn gói – minh bạch – đúng quy định
Trường Thành Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình xuất khẩu chính ngạch an toàn và bền vững.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
