Trong bối cảnh xuất khẩu ngày càng được siết chặt về pháp lý và tiêu chuẩn thị trường, uỷ thác xuất khẩu chính ngạch đang trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xuất khẩu hoặc chưa xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách. Tuy nhiên, để lựa chọn và triển khai hình thức uỷ thác hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ thủ tục và quy trình thực hiện nhằm đảm bảo minh bạch, đúng quy định và hạn chế rủi ro.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ toàn bộ thủ tục cần thiết khi uỷ thác xuất khẩu chính ngạch, từ giai đoạn chuẩn bị đến khi hàng hóa được thông quan và giao đến đối tác nước ngoài.
1. Uỷ thác xuất khẩu chính ngạch là gì?
Uỷ thác xuất khẩu chính ngạch là hình thức doanh nghiệp uỷ quyền cho một đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu hợp pháp đứng ra đại diện thực hiện toàn bộ hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài theo con đường chính ngạch. Trong mô hình này, đơn vị nhận uỷ thác sẽ trực tiếp đứng tên thực hiện các thủ tục xuất khẩu với cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước, trên cơ sở hợp đồng uỷ thác đã được ký kết giữa hai bên.
Về bản chất, uỷ thác xuất khẩu chính ngạch là một quan hệ thương mại – pháp lý minh bạch, trong đó:
- Doanh nghiệp uỷ thác là chủ sở hữu hàng hóa
- Đơn vị nhận uỷ thác là bên đại diện thực hiện thủ tục xuất khẩu
- Toàn bộ quá trình xuất khẩu tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật của Việt Nam và nước nhập khẩu
Khác với việc doanh nghiệp tự đứng tên xuất khẩu, hình thức uỷ thác cho phép doanh nghiệp không cần có kinh nghiệm xuất nhập khẩu hoặc bộ phận chuyên trách, nhưng vẫn đảm bảo hàng hóa được xuất khẩu hợp pháp, có đầy đủ chứng từ và được pháp luật bảo vệ trong suốt quá trình lưu thông quốc tế.
Một điểm quan trọng cần hiểu rõ là uỷ thác xuất khẩu chính ngạch không đồng nghĩa với việc “lách luật” hay đơn giản hóa trách nhiệm pháp lý. Ngược lại, toàn bộ hoạt động xuất khẩu vẫn được thực hiện theo đúng quy trình chuẩn, chỉ khác ở chỗ doanh nghiệp lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp đại diện mình thực hiện các thủ tục phức tạp. Các nghĩa vụ về hồ sơ, chứng từ, chính sách mặt hàng, kiểm tra chuyên ngành và thuế vẫn được thực hiện đầy đủ theo quy định.
Trong thực tế, uỷ thác xuất khẩu chính ngạch thường được áp dụng trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, chưa nắm rõ quy trình
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có bộ phận xuất nhập khẩu
- Doanh nghiệp muốn xuất khẩu nhanh, an toàn, hạn chế rủi ro
- Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành
Bên cạnh đó, hình thức uỷ thác còn giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và chi phí vận hành. Thay vì đầu tư nhân sự, đào tạo nghiệp vụ và xử lý rủi ro pháp lý, doanh nghiệp có thể tập trung vào sản xuất, kinh doanh và phát triển thị trường, trong khi toàn bộ hoạt động xuất khẩu chính ngạch được triển khai bởi đơn vị có kinh nghiệm thực tế.
2. Những trường hợp nên lựa chọn uỷ thác xuất khẩu chính ngạch
Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải uỷ thác xuất khẩu chính ngạch. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, có nhiều trường hợp mà việc lựa chọn uỷ thác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra thuận lợi hơn so với việc tự thực hiện.
Uỷ thác xuất khẩu chính ngạch đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, chưa nắm rõ thủ tục
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có bộ phận xuất nhập khẩu
- Doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường quốc tế
- Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành
- Doanh nghiệp cần xuất khẩu nhanh, hạn chế rủi ro pháp lý
Việc lựa chọn uỷ thác đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh được nhiều sai sót và chi phí phát sinh không đáng có.
3. Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị khi uỷ thác xuất khẩu
Khi lựa chọn hình thức uỷ thác xuất khẩu chính ngạch, một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý. Bộ hồ sơ này không chỉ là cơ sở để đơn vị nhận uỷ thác triển khai thủ tục xuất khẩu, mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và thống nhất trong suốt quá trình làm việc với hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với doanh nghiệp uỷ thác, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế chỉnh sửa chứng từ và tránh phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình xuất khẩu.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp uỷ thác
Trước hết, doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ pháp lý cơ bản để xác minh tư cách pháp nhân và năng lực giao dịch, bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Đây là căn cứ pháp lý xác định doanh nghiệp tồn tại hợp pháp và có quyền tham gia hoạt động thương mại. Thông tin trên giấy phép cần còn hiệu lực và thống nhất với các chứng từ xuất khẩu.
- Mã số thuế doanh nghiệp
Mã số thuế là thông tin bắt buộc trong quá trình lập hồ sơ xuất khẩu, kê khai hải quan và thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan.
Những giấy tờ này giúp đơn vị nhận uỷ thác nắm rõ thông tin pháp lý của doanh nghiệp, từ đó triển khai thủ tục đúng quy định.
Hồ sơ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu
Tiếp theo là nhóm hồ sơ phản ánh bản chất và đặc điểm của hàng hóa – yếu tố then chốt quyết định chính sách xuất khẩu và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
Doanh nghiệp cần cung cấp:
- Tên hàng hóa, mô tả chi tiết
- Thành phần, công dụng (nếu có)
- Quy cách đóng gói, trọng lượng, số lượng
- Hình ảnh hoặc tài liệu kỹ thuật liên quan
Những thông tin này là cơ sở để:
- Xác định đúng mã HS
- Áp dụng chính sách mặt hàng phù hợp
- Đánh giá yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
Việc cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến áp sai chính sách, gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí trong quá trình thông quan.
Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu
Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu là tài liệu pháp lý quan trọng nhất trong mô hình uỷ thác. Hợp đồng này quy định rõ:
- Quyền và nghĩa vụ của bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác
- Phạm vi công việc uỷ thác
- Trách nhiệm pháp lý của các bên
- Chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán
Hợp đồng uỷ thác là căn cứ để đơn vị nhận uỷ thác đứng tên thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch, đồng thời bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình hợp tác.
Hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài (nếu có)
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài trước khi thực hiện xuất khẩu. Hợp đồng này giúp:
- Xác định rõ điều kiện giao hàng
- Thống nhất phương thức thanh toán
- Làm cơ sở lập hóa đơn thương mại và vận đơn
Nếu chưa có hợp đồng chính thức, doanh nghiệp cần cung cấp các thỏa thuận liên quan để đơn vị nhận uỷ thác tư vấn phương án xuất khẩu phù hợp.
Các giấy tờ chuyên ngành và chứng nhận liên quan
Tùy theo mặt hàng xuất khẩu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
- Chứng nhận chất lượng, hợp quy
- Giấy phép xuất khẩu của cơ quan quản lý chuyên ngành
Đơn vị nhận uỷ thác sẽ tư vấn cụ thể các giấy tờ cần thiết dựa trên chính sách mặt hàng và thị trường nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hồ sơ hoặc chuẩn bị sai loại giấy tờ.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ uỷ thác xuất khẩu
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thông tin trên tất cả hồ sơ phải thống nhất và chính xác
- Hồ sơ nên được chuẩn bị sớm để chủ động thời gian
- Chủ động phối hợp, cung cấp thông tin kịp thời cho đơn vị nhận uỷ thác
Việc chuẩn bị hồ sơ bài bản ngay từ đầu sẽ giúp quá trình uỷ thác xuất khẩu diễn ra thuận lợi, minh bạch và đúng tiến độ.
4. Chi tiết thủ tục uỷ thác xuất khẩu chính ngạch
Sau khi hoàn tất hồ sơ pháp lý và ký kết hợp đồng uỷ thác, quy trình uỷ thác xuất khẩu chính ngạch sẽ được triển khai theo một chuỗi các bước liên hoàn, có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp uỷ thác và đơn vị nhận uỷ thác. Việc hiểu rõ từng bước trong quy trình này giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, chi phí và kế hoạch giao hàng.
4.1. Kiểm tra điều kiện xuất khẩu của hàng hóa
Đơn vị nhận uỷ thác sẽ tiến hành:
- Rà soát mặt hàng có thuộc diện cấm hoặc hạn chế xuất khẩu hay không
- Kiểm tra yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
- Đánh giá tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu
Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu chính ngạch ngay từ đầu
4.2. Tư vấn mã HS và chính sách thuế
Mã HS quyết định:
- Thuế xuất khẩu
- Chính sách quản lý mặt hàng
- Yêu cầu chứng từ kèm theo
Đơn vị uỷ thác sẽ tư vấn và thống nhất mã HS phù hợp, tránh rủi ro khai sai và bị xử phạt.
4.3. Chuẩn bị và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu chính ngạch thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói hàng hóa
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Vận đơn
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần
- Các giấy tờ kiểm tra chuyên ngành liên quan
Tất cả chứng từ phải đảm bảo thống nhất tuyệt đối về thông tin để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.
4.4. Thực hiện khai báo và thông quan hải quan
Đơn vị nhận uỷ thác sẽ:
- Khai báo hải quan điện tử, làm thủ tục hải quan hàng hoá
- Phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có)
- Giải trình hồ sơ khi hải quan yêu cầu
Việc thông quan đúng quy trình giúp hàng hóa được xuất khẩu nhanh chóng và đúng tiến độ.
4.5. Điều phối vận chuyển và bàn giao chứng từ
Sau khi thông quan:
- Hàng hóa được vận chuyển theo phương thức đã thống nhất
- Đơn vị uỷ thác theo dõi quá trình vận chuyển như vận chuyển hàng hoá đường biển, bộ hay hàng không
- Bàn giao chứng từ cho doanh nghiệp để hoàn tất thanh toán với đối tác
5. Trường Thành Logistics – Đơn vị uỷ thác xuất khẩu chính ngạch uy tín
Trong bối cảnh hoạt động xuất khẩu ngày càng chịu sự kiểm soát chặt chẽ về pháp lý, chứng từ và tiêu chuẩn quốc tế, việc lựa chọn một đơn vị uỷ thác xuất khẩu chính ngạch uy tín đóng vai trò then chốt, đặc biệt với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường hoặc chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên sâu. Trường Thành Logistics là một trong những đối tác được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn nhờ kinh nghiệm thực tế, quy trình rõ ràng và năng lực xử lý toàn diện.
Kinh nghiệm thực tiễn trong uỷ thác xuất khẩu chính ngạch
Trường Thành Logistics có nhiều năm kinh nghiệm triển khai dịch vụ uỷ thác xuất khẩu cho đa dạng mặt hàng như: nông sản, thực phẩm chế biến, hàng tiêu dùng, nguyên liệu sản xuất, linh kiện… sang các thị trường như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Âu và một số nước Đông Nam Á.
Đơn vị am hiểu sâu các quy định về:
- Chính sách xuất khẩu của Việt Nam theo từng nhóm hàng
- Yêu cầu nhập khẩu, kiểm dịch, tiêu chuẩn kỹ thuật của từng thị trường
- Quy trình thông quan chính ngạch tại cửa khẩu, cảng biển, sân bay
Nhờ đó, Trường Thành giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót hồ sơ, tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo hàng hoá được thông quan đúng tiến độ.
Dịch vụ uỷ thác xuất khẩu trọn gói, minh bạch
Khi sử dụng dịch vụ uỷ thác xuất khẩu chính ngạch tại Trường Thành Logistics, doanh nghiệp được hỗ trợ từ đầu đến cuối, bao gồm:
- Tư vấn tính pháp lý của mặt hàng trước khi xuất khẩu
- Đứng tên thực hiện xuất khẩu theo hợp đồng uỷ thác hợp pháp
- Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ xuất khẩu
- Khai báo hải quan, làm thủ tục thông quan chính ngạch
- Phối hợp vận chuyển quốc tế theo yêu cầu (đường bộ, biển, hàng không)
Mọi quy trình đều được thực hiện minh bạch, có hợp đồng rõ ràng, chứng từ đầy đủ, giúp doanh nghiệp yên tâm trong hạch toán, quyết toán thuế và mở rộng hoạt động xuất khẩu lâu dài.
Tư vấn đúng – làm đúng – đồng hành lâu dài
Điểm khác biệt của Trường Thành Logistics không nằm ở việc “làm thay” doanh nghiệp, mà ở vai trò đơn vị uỷ thác chuyên nghiệp, tư vấn đúng bản chất từng trường hợp. Doanh nghiệp được giải thích rõ:
- Mặt hàng có đủ điều kiện xuất khẩu chính ngạch hay không
- Cần chuẩn bị gì để đáp ứng yêu cầu của thị trường nhập khẩu
- Hình thức uỷ thác nào phù hợp với quy mô và mục tiêu kinh doanh
Từ đó, doanh nghiệp không chỉ hoàn thành một lô hàng, mà còn hiểu rõ quy trình, chủ động hơn cho các kế hoạch xuất khẩu tiếp theo.
Phù hợp với doanh nghiệp mới và doanh nghiệp đang mở rộng thị trường
Dịch vụ uỷ thác xuất khẩu chính ngạch của Trường Thành đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp chưa có pháp nhân xuất nhập khẩu
- Đơn vị lần đầu xuất khẩu, chưa quen thủ tục hải quan
- Doanh nghiệp muốn xuất khẩu nhanh, đúng luật, hạn chế rủi ro
- Đơn vị cần đối tác uy tín để thử nghiệm và mở rộng thị trường quốc tế
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp uỷ thác xuất khẩu chính ngạch an toàn, bài bản và đúng quy định, Trường Thành Logistics sẵn sàng đồng hành và tư vấn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.
Liên hệ Trường Thành Logistics ngay hôm nay để được:
- Tư vấn miễn phí về điều kiện xuất khẩu mặt hàng
- Đánh giá hồ sơ và phương án uỷ thác phù hợp
- Triển khai xuất khẩu chính ngạch nhanh chóng, minh bạch, hiệu quả
Xuất khẩu đúng luật – đi xa và bền vững, hãy bắt đầu cùng Trường Thành Logistics.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
