Xuất khẩu chính ngạch đang trở thành lựa chọn tất yếu của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, yêu cầu minh bạch hóa nguồn gốc, chất lượng và pháp lý hàng hóa ngày càng khắt khe. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lần đầu thực hiện xuất khẩu chính ngạch, việc thiếu kinh nghiệm, chưa nắm rõ quy trình và quy định có thể dẫn đến nhiều rủi ro về chi phí, tiến độ và pháp lý.
Vậy xuất khẩu chính ngạch là gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và đâu là những lưu ý quan trọng để tránh sai sót ngay từ bước đầu? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và thực tế nhất.
1. Hiểu đúng về xuất khẩu chính ngạch trước khi bắt đầu
Trước khi triển khai bất kỳ hoạt động xuất khẩu nào, đặc biệt là với doanh nghiệp lần đầu tham gia thị trường quốc tế, việc hiểu đúng và đầy đủ về xuất khẩu chính ngạch là nền tảng quan trọng nhất. Rất nhiều rủi ro phát sinh không phải do quy trình phức tạp, mà xuất phát từ nhận thức chưa chính xác ngay từ đầu.
Xuất khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa ra nước ngoài thông qua con đường thương mại hợp pháp, được pháp luật Việt Nam và nước nhập khẩu công nhận. Toàn bộ quá trình xuất khẩu phải được thực hiện dựa trên hợp đồng ngoại thương rõ ràng, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, khai báo hải quan và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế, phí liên quan.
Khác với các hình thức giao thương không chính thức hoặc tiểu ngạch, xuất khẩu chính ngạch đặt doanh nghiệp vào một “khung pháp lý chuẩn”. Điều này đồng nghĩa với việc:
- Hàng hóa được pháp luật bảo vệ trong quá trình lưu thông quốc tế
- Doanh nghiệp có cơ sở pháp lý rõ ràng khi xảy ra tranh chấp thương mại
- Dễ dàng xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác nước ngoài
Một điểm doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu thường hiểu chưa đúng là cho rằng xuất khẩu chính ngạch chỉ đơn giản là “làm thêm thủ tục”. Trên thực tế, đây là một hoạt động kinh doanh quốc tế hoàn chỉnh, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ đồng thời các quy định của nhiều bên: pháp luật Việt Nam, quy định hải quan, chính sách thuế và tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu.
Bên cạnh yếu tố pháp lý, xuất khẩu chính ngạch còn phản ánh năng lực và mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đối với các thị trường lớn và khó tính như EU, Mỹ, Nhật Bản hay Hàn Quốc, việc giao dịch theo hình thức chính ngạch gần như là điều kiện bắt buộc. Các đối tác quốc tế thường không chấp nhận làm việc lâu dài với doanh nghiệp không minh bạch về nguồn gốc hàng hóa, chứng từ và trách nhiệm pháp lý.
Ngoài ra, việc lựa chọn xuất khẩu chính ngạch ngay từ đầu còn giúp doanh nghiệp:
- Chủ động xây dựng thương hiệu hàng hóa trên thị trường quốc tế
- Tận dụng các hiệp định thương mại tự do thông qua C/O ưu đãi
- Tạo nền tảng mở rộng quy mô xuất khẩu trong dài hạn
Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích đó là yêu cầu về sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần xác định rõ rằng xuất khẩu chính ngạch không phù hợp với tư duy làm nhanh – làm gọn – ngắn hạn, mà đòi hỏi cách tiếp cận bài bản, có kế hoạch và tuân thủ chặt chẽ quy trình.
Hiểu đúng xuất khẩu chính ngạch ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tâm lý chủ quan, đồng thời lựa chọn được chiến lược phù hợp: tự thực hiện hay hợp tác với đơn vị logistics, uỷ thác xuất khẩu chuyên nghiệp. Đây chính là bước “đặt móng” quan trọng để các bước tiếp theo diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
2. Xác định rõ mặt hàng xuất khẩu có đủ điều kiện hay không
Trước khi nghĩ đến hợp đồng, vận chuyển hay thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi mang tính quyết định: mặt hàng dự kiến xuất khẩu có đủ điều kiện xuất khẩu chính ngạch hay không. Đây là bước nền tảng nhưng lại thường bị xem nhẹ, dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng trong quá trình thực hiện.
Trong xuất khẩu chính ngạch, không phải mọi loại hàng hóa đều được phép xuất khẩu tự do. Tùy theo tính chất, công dụng và nguồn gốc, mỗi mặt hàng sẽ chịu sự điều chỉnh của các chính sách quản lý khác nhau, bao gồm pháp luật trong nước và quy định của thị trường nhập khẩu.
Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc hạn chế xuất khẩu theo quy định của Việt Nam hay không. Với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, doanh nghiệp chỉ được phép xuất khẩu khi đáp ứng đủ điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Nếu bỏ qua bước này, hàng hóa có thể bị từ chối thông quan ngay từ khâu khai báo hải quan.
Tiếp theo, một nội dung rất quan trọng là xác định hàng hóa có thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Nhiều nhóm hàng khi xuất khẩu chính ngạch bắt buộc phải có thêm các loại giấy tờ như:
- Chứng nhận kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật
- Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
- Kết quả kiểm tra chất lượng, hợp quy, hợp chuẩn
- Giấy phép của các bộ, ngành liên quan
Đặc biệt với nông sản, thực phẩm chế biến, sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên hoặc hàng tiêu dùng, yêu cầu kiểm tra chuyên ngành thường rất chặt chẽ. Doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu nếu không nắm rõ rất dễ rơi vào tình trạng “thiếu giấy”, khiến hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và kéo dài thời gian giao hàng.
Không chỉ dừng lại ở quy định phía Việt Nam, doanh nghiệp còn phải nghiên cứu kỹ điều kiện nhập khẩu của thị trường đích. Mỗi quốc gia, mỗi khu vực có những tiêu chuẩn riêng về:
- Chất lượng sản phẩm
- An toàn vệ sinh, dư lượng, thành phần
- Bao bì, nhãn mác, ngôn ngữ thể hiện
- Truy xuất nguồn gốc và chứng nhận kèm theo
Có nhiều trường hợp hàng hóa được phép xuất khẩu hợp pháp từ Việt Nam nhưng lại không đáp ứng tiêu chuẩn nhập khẩu của nước ngoài, dẫn đến việc bị trả hàng hoặc buộc tái xuất, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Một điểm doanh nghiệp mới thường bỏ sót là sự thống nhất giữa bản chất hàng hóa và hồ sơ khai báo. Tên hàng, mô tả hàng hóa, thành phần cấu tạo phải phản ánh đúng thực tế. Việc khai báo không rõ ràng, mô tả sai bản chất hoặc cố tình “đơn giản hóa” mặt hàng để né thủ tục có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc tính ổn định của nguồn hàng. Xuất khẩu chính ngạch không phù hợp với những mặt hàng có nguồn cung thiếu ổn định, không kiểm soát được chất lượng đồng đều. Đối tác nước ngoài thường yêu cầu sự nhất quán về chất lượng và khả năng cung ứng lâu dài, không chỉ cho một đơn hàng đơn lẻ.
3. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ xuất khẩu
Một trong những khó khăn lớn nhất với doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu chính là chứng từ. Hồ sơ xuất khẩu chính ngạch thường bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu thị trường yêu cầu
- Các giấy tờ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên chứng từ thống nhất tuyệt đối, tránh sai lệch về tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS… vì đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến ách tắc khi thông quan.
4. Lưu ý đặc biệt về mã HS và chính sách thuế
Mã HS là yếu tố mang tính “xương sống” trong xuất khẩu chính ngạch. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến:
- Áp sai thuế xuất khẩu
- Bị truy thu, xử phạt hành chính
- Chậm thông quan hoặc buộc khai lại hồ sơ
Doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu nên:
- Tra cứu mã HS theo bản chất hàng hóa
- Đối chiếu với biểu thuế xuất khẩu hiện hành
- Tham vấn đơn vị logistics hoặc hải quan có kinh nghiệm để tránh rủi ro
Đây là bước không nên tự làm theo cảm tính hoặc tham khảo thông tin thiếu kiểm chứng.
5. Lựa chọn phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng phù hợp
Xuất khẩu chính ngạch gắn liền với việc lựa chọn Incoterms và phương thức vận chuyển phù hợp (vận chuyển hàng hoá đường biển, đường hàng không, đường bộ…).
Doanh nghiệp lần đầu cần lưu ý:
- Xác định rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro của từng điều kiện giao hàng
- Không nên chọn điều kiện giao hàng vượt quá khả năng kiểm soát
- Tính toán kỹ chi phí logistics để tránh phát sinh ngoài dự kiến
Việc lựa chọn sai Incoterms có thể khiến doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí hoặc rủi ro không đáng có.
- Đảm bảo tuân thủ quy định của nước nhập khẩu
Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới là chỉ tập trung vào thủ tục phía Việt Nam mà chưa nghiên cứu kỹ quy định của nước nhập khẩu.
Mỗi thị trường đều có những yêu cầu riêng về:
- Nhãn mác, ngôn ngữ thể hiện
- Chứng nhận chất lượng, an toàn
- Quy định về đóng gói, truy xuất nguồn gốc
Nếu không đáp ứng, hàng hóa có thể bị từ chối nhập khẩu dù đã thông quan tại Việt Nam.
7. Nên hay không nên tự làm khi xuất khẩu lần đầu?
Đối với nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu, câu hỏi thường gặp là: có nên tự thực hiện toàn bộ quy trình xuất khẩu chính ngạch hay không để tiết kiệm chi phí? Trên thực tế, đây là quyết định mang tính chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, rủi ro và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Xuất khẩu chính ngạch không chỉ là khai một tờ khai hải quan hay thuê phương tiện vận chuyển, mà là một chuỗi quy trình liên hoàn, bao gồm: xác định chính sách mặt hàng, mã HS, chuẩn bị chứng từ, làm việc với hải quan, kiểm tra chuyên ngành, lựa chọn Incoterms, điều phối vận chuyển quốc tế và xử lý các tình huống phát sinh. Với doanh nghiệp lần đầu, việc thiếu kinh nghiệm ở bất kỳ khâu nào cũng có thể dẫn đến chậm tiến độ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Tự làm – tiết kiệm chi phí hay tiềm ẩn rủi ro?
Việc tự làm có thể phù hợp với những doanh nghiệp đã có:
- Bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách
- Nhân sự am hiểu luật hải quan, chính sách mặt hàng
- Kinh nghiệm xử lý chứng từ và tình huống thực tế
Tuy nhiên, với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu chính ngạch, việc tự triển khai thường gặp phải các rủi ro như:
- Khai sai mã HS, áp sai chính sách thuế
- Thiếu hoặc sai chứng từ dẫn đến hàng bị giữ tại cảng
- Không nắm rõ quy định của thị trường nhập khẩu
- Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, sửa hồ sơ
- Mất uy tín với đối tác do chậm giao hàng
Những rủi ro này đôi khi lớn hơn rất nhiều so với chi phí thuê một đơn vị chuyên nghiệp, đặc biệt với các đơn hàng đầu tiên mang tính “mở đường” cho thị trường mới.
Giải pháp an toàn cho doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu
Với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, lựa chọn đơn vị logistics và uỷ thác xuất khẩu uy tín là giải pháp tối ưu để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và tiết kiệm thời gian.
Tại Trường Thành Logistics, doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu được hỗ trợ theo hướng đồng hành trọn gói, không chỉ dừng lại ở khâu làm thủ tục hải quan. Trường Thành hỗ trợ:
- Tư vấn chính sách xuất khẩu phù hợp cho từng mặt hàng
- Kiểm tra điều kiện pháp lý và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
- Tư vấn mã HS, thuế xuất khẩu và hồ sơ chứng từ
- Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu chính ngạch
- Điều phối vận chuyển quốc tế và xử lý phát sinh thực tế
Tại Trường Thành Logistics, dịch vụ uỷ thác xuất khẩu được triển khai theo mô hình đại diện thực hiện toàn bộ quy trình xuất khẩu chính ngạch cho doanh nghiệp. Trường Thành trực tiếp đứng tên thực hiện các thủ tục cần thiết, từ kiểm tra điều kiện pháp lý của mặt hàng, tư vấn chính sách xuất khẩu, chuẩn bị hồ sơ – chứng từ, khai báo hải quan đến điều phối vận chuyển quốc tế và xử lý các phát sinh trong quá trình thông quan.
Việc uỷ thác cho Trường Thành Logistics giúp doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý, hạn chế sai sót về mã HS, chứng từ hay kiểm tra chuyên ngành – những yếu tố thường gây chậm tiến độ và phát sinh chi phí lớn. Đồng thời, doanh nghiệp không cần đầu tư ngay bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách nhưng vẫn đảm bảo hoạt động xuất khẩu được thực hiện đúng quy định, minh bạch và chuyên nghiệp.
Đặc biệt, hình thức uỷ thác xuất khẩu phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới mở rộng thị trường quốc tế hoặc thực hiện những đơn hàng đầu tiên mang tính thăm dò. Thông qua sự đồng hành của Trường Thành Logistics, doanh nghiệp có thể tập trung vào sản xuất, kinh doanh và phát triển thị trường, trong khi toàn bộ quy trình xuất khẩu chính ngạch được kiểm soát chặt chẽ bởi đơn vị có kinh nghiệm thực tế.
Liên hệ Trường Thành Logistics ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết cho từng mặt hàng và từng thị trường.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
