Thủ tục xuất khẩu hàng hóa là một trong những nghiệp vụ quan trọng doanh nghiệp cần thực hiện khi đưa hàng từ Việt Nam ra thị trường quốc tế. Để lô hàng được thông quan đúng tiến độ, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
Năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới được cập nhật tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 15/08/2025 và Thông tư 121/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/02/2026. Đây là những văn bản tiếp tục sửa đổi, bổ sung quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát và thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
1. Thủ tục xuất khẩu hàng hóa là gì?
Theo Luật Thương mại 2005, xuất khẩu hàng hóa là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được pháp luật quy định là khu vực hải quan riêng.
Trong thực tế, thủ tục xuất khẩu hàng hóa bao gồm các công việc từ kiểm tra điều kiện xuất khẩu, chuẩn bị chứng từ, khai tờ khai hải quan, xử lý kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế nếu có, đến khi hàng được thông quan và đưa qua khu vực giám sát.
2. Trước khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa cần chuẩn bị gì?
Để quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và hạn chế phát sinh trong quá trình thông quan, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị đầy đủ từ hợp đồng, giấy phép, hồ sơ đến hàng hóa và phương tiện vận chuyển. Cụ thể:
- Ký kết hợp đồng ngoại thương: Thống nhất rõ các điều khoản về thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển và trách nhiệm, rủi ro của các bên.
- Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần): Kiểm tra chính sách mặt hàng để xác định hàng hóa có thuộc diện phải xin giấy phép hay không. Nếu có, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục cấp phép trước khi xuất hàng.
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ: Rà soát và hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo quy định, đồng thời đảm bảo thông tin giữa các chứng từ thống nhất để tránh phát sinh khi khai báo hải quan.
- Chuẩn bị hàng hóa: Kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói và nhãn mác, đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu trước khi đưa đi xuất khẩu.
- Đặt phương tiện vận chuyển: Liên hệ hãng tàu hoặc đơn vị vận tải để booking, đặt container và thống nhất thời gian, địa điểm cùng các điều kiện giao nhận hàng hóa.
3. Hồ sơ xuất khẩu hàng hóa gồm những gì?
Theo Luật Hải quan, hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai và các chứng từ có liên quan. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào từng loại hàng và trường hợp xuất khẩu.
Doanh nghiệp có thể tham khảo các nhóm chứng từ sau:
| Chứng từ | Trường hợp áp dụng |
| Tờ khai hải quan | Chứng từ chính để thực hiện làm thủ tục hải quan hàng hóa |
| Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương | Trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán |
| Giấy phép xuất khẩu/văn bản cho phép xuất khẩu | Nếu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép |
| Chứng từ kiểm tra chuyên ngành | Nếu hàng thuộc diện kiểm tra theo quy định |
| Giấy tờ chứng minh điều kiện xuất khẩu | Khi pháp luật quy định doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện |
| Hợp đồng ủy thác | Trường hợp xuất khẩu ủy thác |
| Chứng từ đặc thù khác | Tùy mặt hàng, loại hình và yêu cầu quản lý |
Danh mục trên mang tính khái quát; không phải mọi lô hàng đều phải có toàn bộ các chứng từ. Doanh nghiệp cần xác định chính sách cụ thể của mặt hàng để chuẩn bị đúng hồ sơ.
4. Quy trình làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa
Bước 1: Kiểm tra chính sách và chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp xác định mã HS, chính sách mặt hàng, thuế xuất khẩu, giấy phép và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Sau đó chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho lô hàng. Đây là bước nên thực hiện sớm vì nếu hàng thuộc diện cấp phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, thời gian chuẩn bị có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lịch xuất hàng.
Bước 2: Khai tờ khai hải quan
Người khai hải quan thực hiện khai báo thông tin hàng hóa trên hệ thống hải quan điện tử theo quy định. Các nội dung cần đặc biệt rà soát gồm tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, loại hình, thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu và thông tin vận chuyển.
Đối với hàng xuất khẩu, thời điểm nộp tờ khai cần tuân thủ quy định về thời hạn khai báo. Doanh nghiệp nên hoàn thành việc tập kết hàng và chuẩn bị tờ khai theo đúng thời gian quy định để tránh ảnh hưởng đến lịch vận chuyển.
Bước 3: Cơ quan Hải quan tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi tờ khai được đăng ký, cơ quan Hải quan tiếp nhận và kiểm tra theo quy định. Tùy kết quả quản lý rủi ro, lô hàng có thể được xử lý ở mức kiểm tra hồ sơ hoặc tiếp tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nếu cơ quan Hải quan yêu cầu bổ sung hoặc giải trình, doanh nghiệp cần phối hợp xử lý đầy đủ trước khi hàng được thông quan.
Bước 4: Kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có
Trường hợp lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần xuất trình đầy đủ hàng hóa để cơ quan Hải quan kiểm tra.
Theo quy định về thời hạn giải quyết thủ tục, việc kiểm tra hồ sơ được hoàn thành chậm nhất 02 giờ làm việc kể từ khi cơ quan Hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ; kiểm tra thực tế hàng hóa được hoàn thành chậm nhất 08 giờ làm việc kể từ khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa. Với lô hàng số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp, thời gian có thể được gia hạn theo quy định.
Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời hạn kiểm tra thực tế còn phụ thuộc vào thời điểm cơ quan Hải quan nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Bước 5: Thông quan và đưa hàng qua khu vực giám sát
Sau khi hoàn thành các yêu cầu về hồ sơ, kiểm tra và nghĩa vụ liên quan, hàng hóa được thông quan theo quy định. Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các công việc giao nhận, đưa hàng vào khu vực giám sát và bàn giao cho đơn vị vận chuyển để xuất hàng theo kế hoạch.
>>> Xem thêm: Thủ tục xuất nhập khẩu
5. Những lưu ý khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa
Để quá trình thông quan thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi lên kế hoạch xuất khẩu.
- Xác định đúng mã HS và thuế xuất khẩu nếu có.
- Kiểm tra giấy phép và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
- Đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, hợp đồng và tờ khai.
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói trước khi xuất hàng.
- Chủ động thời gian booking, đóng hàng và hạ hàng.
- Không khai báo theo tên hàng quá chung chung nếu chưa đủ cơ sở xác định mã HS.
- Theo dõi các thay đổi của pháp luật về hải quan và thuế xuất nhập khẩu.
6. Trường Thành Logistics hỗ trợ thủ tục xuất khẩu hàng hóa
Trường Thành Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu, cung cấp giải pháp linh hoạt từ tư vấn mã HS, chuẩn bị chứng từ, xin cấp C/O, khai báo hải quan đến vận chuyển quốc tế. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự thực hiện một phần hoặc ủy thác toàn bộ quy trình, tùy theo nhu cầu và nguồn lực.
7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu hàng hóa
Hàng xuất khẩu có phải chịu thuế không?
Không phải mọi hàng hóa xuất khẩu đều chịu thuế xuất khẩu. Doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS và đối chiếu biểu thuế hiện hành để biết lô hàng có phát sinh thuế hay không.
Có bắt buộc phải xin C/O khi xuất khẩu không?
Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải có C/O. C/O thường được sử dụng để chứng minh xuất xứ hàng hóa và có thể cần thiết tùy theo yêu cầu của nước nhập khẩu, khách hàng hoặc để hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại tương ứng.
Thủ tục xuất khẩu hàng hóa có thể thực hiện điện tử không?
Có. Hoạt động khai báo hải quan được thực hiện chủ yếu trên hệ thống điện tử theo quy định, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đăng ký và xử lý tờ khai. Cách thức thực hiện cụ thể phụ thuộc vào từng thủ tục và trường hợp hàng hóa.
Thủ tục xuất khẩu hàng hóa mất bao lâu?
Thời gian xử lý không cố định, tùy thuộc vào loại hàng, hồ sơ, hình thức kiểm tra và yêu cầu chuyên ngành. Doanh nghiệp cần tính thêm thời gian xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc bổ sung, điều chỉnh hồ sơ nếu phát sinh. Vì vậy, nên kiểm tra chính sách hàng hóa và chuẩn bị hồ sơ từ sớm để hạn chế chậm tiến độ xuất hàng.
Doanh nghiệp đang chuẩn bị xuất khẩu nhưng chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị, chính sách mặt hàng, mã HS hoặc quy trình khai báo hải quan? Trường Thành Logistics có thể hỗ trợ kiểm tra thông tin lô hàng và tư vấn phương án phù hợp, giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thủ tục và tiến độ xuất hàng.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
