Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch đã trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam muốn đưa hàng hóa từ nước ngoài về nhưng chưa có đủ kinh nghiệm hoặc giấy phép cần thiết.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy trình, thủ tục, cũng như những lưu ý quan trọng khi lựa chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu.
1. Ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch là gì?
Ủy thác nhập khẩu là hình thức mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân (bên ủy thác) thuê một đơn vị chuyên nghiệp (bên nhận ủy thác) thay mặt mình thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.
Về bản chất, bên ủy thác sẽ ủy quyền hợp pháp cho bên nhận ủy thác tiến hành tất cả các bước trong giao dịch quốc tế, bao gồm nhưng không giới hạn:
+ Ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài, đảm bảo điều khoản thương mại (Incoterms), phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng phù hợp.
+ Thực hiện thanh toán quốc tế (thông qua T/T, L/C hoặc các phương thức khác) theo đúng quy định của ngân hàng và pháp luật Việt Nam.
+ Tổ chức vận chuyển hàng hóa từ cảng/xưởng nước ngoài về cảng Việt Nam (đường biển, đường hàng không, đường bộ).
+ Khai báo và làm thủ tục hải quan, bao gồm chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ: tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu có), chứng thư kiểm định/kiểm dịch (nếu áp dụng).
+ Thông quan và giao hàng cho bên ủy thác, đảm bảo hàng được bàn giao nguyên vẹn, đúng số lượng và chất lượng theo thỏa thuận.
Hàng nhập khẩu chính ngạch là hàng hóa được đưa vào Việt Nam theo đúng quy định pháp luật, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và đã hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế, phí (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có). Đây là hình thức nhập khẩu an toàn, minh bạch, giúp hàng hóa lưu thông hợp pháp trên thị trường, được bảo hộ quyền sở hữu và dễ dàng lưu thông nội địa.
2. Lợi ích của ủy thác nhập khẩu chính ngạch
Khi doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa về Việt Nam, đặc biệt là từ thị trường lớn như Trung Quốc, việc tự thực hiện toàn bộ thủ tục nhập khẩu có thể trở thành “bài toán” đầy áp lực. Không chỉ phải am hiểu quy định pháp luật, bạn còn cần kinh nghiệm xử lý chứng từ, thương lượng giá vận chuyển, và đảm bảo mọi bước đều tuân thủ đúng quy trình. Chính vì vậy, hình thức ủy thác nhập khẩu chính ngạch ra đời như một giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh.
Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi lựa chọn dịch vụ này:
2.1. Tiết kiệm thời gian và công sức
Bên nhận ủy thác sẽ thay mặt bạn thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu – từ khâu đàm phán với đối tác nước ngoài, làm thủ tục hải quan, cho đến vận chuyển hàng về kho. Doanh nghiệp không cần mất thời gian tìm hiểu từng chi tiết pháp lý hay xử lý sự cố phát sinh, từ đó tập trung hơn vào hoạt động bán hàng và phát triển thị trường.
2.2. Đảm bảo tính pháp lý
Hàng hóa nhập khẩu qua ủy thác luôn có đầy đủ bộ hồ sơ, giấy phép và chứng từ hợp lệ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp bán và phân phối hàng hóa hợp pháp mà còn thuận lợi trong các hoạt động kiểm tra, đối chiếu sau này, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
2.3. Tối ưu chi phí
Với kinh nghiệm dày dặn và mối quan hệ rộng với hãng tàu, đơn vị logistics, bên nhận ủy thác có khả năng thương lượng giá vận chuyển tốt hơn so với doanh nghiệp tự làm. Ngoài ra, họ cũng biết cách lựa chọn phương thức vận chuyển và khai báo phù hợp để tối ưu các khoản thuế, phí.
2.4. Giảm thiểu rủi ro
Việc sai sót trong khai báo hải quan, chứng từ, hay gặp vấn đề về chất lượng hàng hóa có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại đáng kể. Đơn vị nhận ủy thác thường có đội ngũ chuyên môn kiểm tra kỹ lưỡng từng bước, hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo hàng hóa về đúng số lượng, chất lượng, thời gian cam kết.
3. Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch
Để đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu hợp pháp, đúng tiến độ và hạn chế tối đa rủi ro, việc thực hiện ủy thác nhập khẩu cần tuân theo một quy trình chuyên nghiệp và chặt chẽ. Một đơn vị dịch vụ uy tín sẽ không chỉ đóng vai trò là người thực hiện các thủ tục thay cho doanh nghiệp, mà còn là “người gác cổng” giúp kiểm soát chất lượng, tối ưu chi phí và bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. Thông thường, quy trình ủy thác nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc hoặc các quốc gia khác sẽ trải qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn phương án nhập khẩu
+ Khảo sát nhu cầu: Doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, kích thước, trọng lượng và giá trị lô hàng.
+ Xác định mã HS Code: Đây là yếu tố then chốt để tính thuế suất nhập khẩu, kiểm tra hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc phải xin giấy phép hay không.
+ Đánh giá chính sách nhập khẩu: Xem xét mặt hàng có được phép nhập khẩu, có cần kiểm định chất lượng, kiểm dịch hay không.
+ Tư vấn phương thức vận chuyển tối ưu: Căn cứ vào thời gian mong muốn, ngân sách và đặc điểm hàng hóa để lựa chọn vận chuyển đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc kết hợp.
Bước 2: Ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu
+ Thỏa thuận điều khoản cụ thể: Bao gồm phạm vi công việc, trách nhiệm mỗi bên, chi phí dịch vụ, thời gian thực hiện.
+ Xác định điều kiện giao hàng (Incoterms): Giúp rõ ràng về trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm và chi phí giữa người mua – người bán.
+ Quy định phương thức thanh toán: Có thể là thanh toán một lần hoặc theo từng giai đoạn (đặt cọc, thanh toán khi nhận hàng…).
Bước 3: Thực hiện giao dịch quốc tế
+ Ký hợp đồng ngoại thương: Bên nhận ủy thác đứng tên giao dịch trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để đảm bảo tính pháp lý.
+ Thanh toán quốc tế: Sử dụng các phương thức an toàn như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit)… tùy theo thỏa thuận và mức độ tin cậy của đối tác.
Bước 4: Vận chuyển và chuẩn bị chứng từ
+ Tổ chức vận chuyển: Liên hệ với hãng tàu, hãng bay hoặc nhà xe quốc tế để đưa hàng từ nước xuất khẩu về Việt Nam.
+ Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu: Bao gồm hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm (nếu áp dụng).
+ Kiểm tra chứng từ: Đảm bảo tính chính xác và thống nhất giữa các tài liệu để tránh bị hải quan giữ hàng.
Bước 5: Làm thủ tục hải quan và thông quan
+ Khai báo hải quan điện tử: Thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
+ Nộp thuế, phí: Bao gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại phí liên quan theo quy định.
+ Giải quyết phát sinh: Nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng, bên nhận ủy thác sẽ đại diện xử lý nhanh chóng để không ảnh hưởng tiến độ.
Bước 6: Bàn giao hàng hóa
+ Vận chuyển nội địa: Sau khi thông quan, hàng sẽ được đưa về kho của khách hàng hoặc địa điểm nhận hàng đã thống nhất.
+ Bàn giao và nghiệm thu: Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa và hoàn thiện biên bản bàn giao.
4. Thủ tục và giấy tờ cần chuẩn bị
Trong quá trình ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch, hồ sơ giấy tờ là yếu tố quyết định để thông quan thuận lợi và tránh phát sinh chi phí, thời gian không cần thiết. Tùy vào loại hàng hóa (máy móc, nguyên liệu, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất…) và quy định của pháp luật, yêu cầu giấy tờ có thể khác nhau. Tuy nhiên, bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:
4.1. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
+ Mục đích: Là văn bản pháp lý xác nhận việc bên giao ủy thác (chủ hàng) thuê bên nhận ủy thác thực hiện toàn bộ thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
+ Nội dung chính: Thông tin hai bên, loại hàng hóa, điều khoản thanh toán, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên, phương thức xử lý rủi ro.
+ Lưu ý: Hợp đồng cần ký kết rõ ràng để tránh tranh chấp; nên công chứng hoặc có xác nhận pháp lý nếu giá trị giao dịch lớn.
4.2. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract / Purchase Agreement)
+ Mục đích: Là thỏa thuận mua bán giữa bên nhận ủy thác (đứng tên nhập khẩu) và nhà cung cấp nước ngoài.
+ Nội dung chính: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều khoản thanh toán quốc tế.
+ Lưu ý: Cần thống nhất điều kiện Incoterms để tính toán chi phí chính xác và tránh hiểu lầm về trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm.
4.3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Mục đích: Là chứng từ do người bán phát hành, ghi rõ giá trị và điều kiện giao dịch hàng hóa. Đây là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT).
+ Yêu cầu: Thông tin trên hóa đơn phải trùng khớp với hợp đồng và phiếu đóng gói.
+ Lưu ý: Kiểm tra kỹ tên hàng, mã HS, đơn vị tính để tránh sai sót khi khai báo hải quan.
4.4. Phiếu đóng gói (Packing List)
+ Mục đích: Liệt kê chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng, thể tích, quy cách đóng gói.
+ Ý nghĩa: Giúp cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa nhanh chóng, giảm nguy cơ phải mở container kiểm tra toàn bộ.
+ Lưu ý: Đảm bảo thông tin khớp với hóa đơn thương mại và vận đơn.
4.5. Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Airway Bill – AWB)
+ Mục đích: Là chứng từ vận tải xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và thông tin hành trình vận chuyển.
+ Lưu ý: Vận đơn gốc cần được giao đúng thời hạn để làm thủ tục nhận hàng; nên kiểm tra trước khi hàng về cảng.
4.6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
+ Mục đích: Xác nhận nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại (FTA).
+ Các loại phổ biến: C/O form E (Trung Quốc), form AK (ASEAN – Hàn Quốc), form D (ASEAN),…
+ Lưu ý: Phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu; thông tin trên C/O phải trùng với các chứng từ khác.
4.7. Giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm định chất lượng
+ Mục đích: Bắt buộc với các mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành như thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm, dược phẩm, hóa chất, thiết bị y tế…
+ Các loại thường gặp:
– Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật / động vật
– Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng hàng hóa
+ Lưu ý: Thời gian xin cấp giấy có thể kéo dài, nên chuẩn bị trước để tránh lưu container lâu ngày gây phát sinh phí.
5. Những lưu ý khi chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu
Việc lựa chọn được một đơn vị ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp, uy tín và minh bạch sẽ giúp quá trình nhập khẩu hàng hóa trở nên an toàn, nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
Kiểm tra uy tín và năng lực của đơn vị nhận ủy thác
Khi tìm kiếm một đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch, yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là độ uy tín của công ty. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ giấy phép kinh doanh, giấy phép hoạt động xuất nhập khẩu và các chứng nhận liên quan.
Ngoài ra, việc tham khảo kinh nghiệm thực tế, số năm hoạt động và đặc biệt là ý kiến đánh giá từ khách hàng cũ sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về mức độ tin cậy của đơn vị đó.
Một công ty uy tín thường sẽ có lịch sử giao dịch minh bạch và khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp.
Thỏa thuận hợp đồng rõ ràng, chi tiết
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng chính ngạch cần được thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu. Mọi chi tiết về chi phí dịch vụ, thời gian giao hàng, điều kiện vận chuyển và phương thức thanh toán cần được ghi cụ thể bằng văn bản.
Việc này không chỉ giúp tránh những tranh cãi phát sinh sau này mà còn là căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Một hợp đồng mập mờ về điều khoản rất dễ dẫn đến rủi ro về chi phí phát sinh hoặc chậm tiến độ.
Xác định rõ trách nhiệm khi xảy ra rủi ro
Trong hoạt động nhập khẩu, những vấn đề như mất hàng, hư hỏng hàng hóa hoặc chậm thông quan hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, hai bên phải thống nhất ngay từ đầu về phương án xử lý và mức độ chịu trách nhiệm của từng bên.
Thỏa thuận này nên được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng nhằm tránh việc đùn đẩy trách nhiệm nếu rủi ro phát sinh.
Minh bạch về chứng từ và thanh toán
Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị nhận ủy thác cung cấp đầy đủ bản sao chứng từ gốc như hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn (Bill of Lading), tờ khai hải quan, cũng như bảng kê chi phí chi tiết. Điều này vừa giúp bạn kiểm soát tốt quá trình nhập khẩu, vừa đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lý và đúng thỏa thuận ban đầu.
6. Trường Thành Logistics – Đối tác ủy thác nhập khẩu chính ngạch tin cậy
Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Trường Thành Logistics đã đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa chính ngạch từ Trung Quốc và nhiều quốc gia khác.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác trọn gói, bao gồm:
+ Tư vấn chiến lược nhập khẩu theo đặc thù từng ngành hàng, giúp tối ưu thời gian và chi phí.
+ Đàm phán giá vận chuyển và lựa chọn tuyến đường hiệu quả để giảm thiểu chi phí logistics.
+ Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro bị chậm trễ.
+ Xử lý nhanh sự cố phát sinh để đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ.
Nhờ quy trình chuyên nghiệp, mạng lưới đối tác rộng khắp và sự am hiểu thị trường, Trường Thành Logistics giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – tối ưu chi phí – đảm bảo an toàn pháp lý cho mọi đơn hàng.
Để biết thêm thông tin về thủ tục xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ khác như uỷ thác xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa đường biển… quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Trường Thành Logistics theo địa chỉ:
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: P.A11, tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 27 Nguyễn Bá Lân, Phường Mỹ An, P. Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
