Thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật cần được chuẩn bị từ khâu kiểm tra điều kiện xuất khẩu, xác định mã HS, chính sách mặt hàng đến hoàn thiện chứng từ, khai báo hải quan và giao hàng. Nếu doanh nghiệp muốn tận dụng ưu đãi thuế quan, việc xác định đúng quy tắc xuất xứ và loại C/O phù hợp cũng cần được thực hiện trước khi xuất hàng.
Kiểm tra điều kiện hàng hóa trước khi xuất khẩu sang Nhật
Trước khi thực hiện thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng cùng các yêu cầu kỹ thuật áp dụng tại cả Việt Nam và Nhật Bản. Với từng nhóm sản phẩm, điều kiện về kiểm dịch, an toàn, chất lượng và nhãn mác có thể khác nhau, nên cần xác định từ sớm để chuẩn bị đúng hồ sơ.
1. Tra cứu mã HS Code
Doanh nghiệp cần xác định mã HS phù hợp tại Việt Nam để khai báo hải quan, đồng thời đối chiếu mã phân loại chi tiết của Nhật Bản để tra thuế và chính sách nhập khẩu. Mã HS cũng là cơ sở để kiểm tra khả năng hưởng ưu đãi thuế theo VJEPA, AJCEP, RCEP hoặc các FTA có liên quan.
2. Kiểm tra danh mục cấm hoặc hạn chế
| Sản phẩm bị cấm nhập khẩu | Sản phẩm bị hạn chế hoặc phải đáp ứng điều kiện |
| – Ma túy, chất gây nghiện
– Súng, đạn dược và một số loại vũ khí – Thuốc nổ, thuốc súng và các loại tương tự. – Tiền chất dùng cho vũ khí hóa học – Vi sinh vật nguy hiểm – Tiền, chứng khoán và thẻ tín dụng giả mạo. – Vật phẩm bị cấm vì lý do an toàn công cộng hoặc thuần phong mỹ tục. – Nội dung khiêu dâm trẻ em. – Hàng hóa xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ: Hàng giả, hàng nhái hoặc sản phẩm vi phạm bản quyền. |
– Thịt và sản phẩm từ động vật
– Cây trồng, rau quả, hạt giống, cây giống – Đất và sản phẩm có chứa đất – Thực phẩm, phụ gia và bao bì tiếp xúc với thực phẩm: – Dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế – Hóa chất và chất nguy hiểm – Gỗ, sản phẩm gỗ và bao bì gỗ – Sản phẩm liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học |
3. Kiểm tra tiêu chuẩn an toàn và kiểm dịch (SPS)
Với nông sản, thực phẩm, động vật, sản phẩm từ động thực vật, các nhóm hàng liên quan, cần kiểm tra yêu cầu về an toàn thực phẩm, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, vi sinh, kim loại nặng và kiểm dịch. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật hoặc đáp ứng yêu cầu kiểm tra an toàn trước khi hàng được thông quan.
4. Thực hiện kiểm nghiệm, thử nghiệm sản phẩm khi cần
Một số sản phẩm có thể phải kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật, thành phần hoặc mức độ an toàn trước khi đưa vào thị trường Nhật Bản. Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu thử nghiệm cụ thể theo từng mặt hàng và lựa chọn phòng thử nghiệm được công nhận hoặc đáp ứng tiêu chuẩn phù hợp.
5. Đáp ứng yêu cầu về chất lượng và nhãn mác
Hàng hóa cần đáp ứng các quy định liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật, thành phần, bao bì và ghi nhãn của Nhật Bản. Nội dung trên nhãn và thông tin sản phẩm nên được kiểm tra trước khi sản xuất, đóng gói và xuất hàng để hạn chế phải sửa đổi hoặc phát sinh chi phí sau khi hàng đến Nhật.
Hồ sơ xuất khẩu hàng đi Nhật gồm những gì?
Bộ hồ sơ (chứng từ) làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa đi Nhật Bản cơ bản bao gồm các giấy tờ chính sau:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận mua bán giữa người bán (phía Việt Nam) và người mua (phía Nhật Bản).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện chi tiết giá trị lô hàng, số lượng, đơn giá và tổng số tiền.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Bảng kê chi tiết cách quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng và số kiện hàng.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu (Customs Declaration): Bản khai thông tin hàng hóa nộp cho cơ quan hải quan Việt Nam để làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB): Chứng từ vận chuyển do hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty chuyển phát phát hành.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (như mẫu VJ hoặc AJ theo các hiệp định thương mại) giúp doanh nghiệp Nhật Bản hưởng ưu đãi thuế quan.
- Chứng từ kiểm tra chuyên ngành/ Giấy phép: Tùy theo mặt hàng cụ thể (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế…), bạn có thể cần thêm giấy kiểm định chất lượng, giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) hoặc giấy phép xuất khẩu.
Thuế quan và C/O khi xuất khẩu hàng đi Nhật
Hàng Việt Nam nhập khẩu vào Nhật Bản hiện có 6 lựa chọn về thuế quan, tùy điều kiện hưởng mà doanh nghiệp đáp ứng:
| Cơ chế thuế quan | Chứng từ/chứng nhận xuất xứ thường dùng | Lưu ý |
| MFN/WTO | Thông thường không cần C/O ưu đãi | Áp dụng khi doanh nghiệp không yêu cầu hưởng thuế suất ưu đãi theo GSP hoặc FTA. Mức thuế cụ thể phải tra theo mã HS và biểu thuế Nhật Bản. |
| GSP của Nhật Bản | C/O Form A hoặc chứng từ theo yêu cầu của cơ chế GSP Nhật Bản | Việt Nam hiện nằm trong danh sách nước thụ hưởng GSP của Nhật Bản, nhưng ưu đãi chỉ áp dụng cho sản phẩm và mã HS đáp ứng điều kiện. |
| AJCEP | C/O Form AJ | Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Nhật Bản. Hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ AJCEP. |
| VJEPA | C/O Form VJ | Hiệp định Đối tác kinh tế Việt Nam – Nhật Bản. C/O phải do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định áp dụng. |
| CPTPP | Chứng từ chứng nhận xuất xứ CPTPP; có thể do nhà xuất khẩu, nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu lập theo điều kiện của CPTPP | Không bắt buộc sử dụng một mẫu C/O thống nhất do cơ quan nhà nước cấp. Việt Nam vẫn có thủ tục cấp C/O CPTPP theo quy định trong nước. |
| RCEP | C/O Form RCEP hoặc chứng từ/chứng nhận xuất xứ theo RCEP | Hình thức chứng nhận và chủ thể được lập chứng từ phải được xác định theo quy định RCEP và quy định thực thi của từng nước. |
Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng đi Nhật
Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS
Xác định hàng có thuộc danh mục cấm hoặc xuất khẩu có điều kiện hay không, đồng thời tra mã HS để xác định chính sách thuế và yêu cầu kiểm dịch.
Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ
Bộ chứng từ bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và C/O phù hợp. Theo thông lệ, Nhật Bản thường yêu cầu hóa đơn tối thiểu 3 bản sao đã ký; số lượng bản cụ thể vẫn nên xác nhận lại theo từng hãng vận chuyển.
Bước 3: Khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp thực hiện khai báo qua Hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu có thể cần bổ sung giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân.
Bước 4: Kiểm tra yêu cầu kiểm dịch, an toàn thực phẩm (nếu thuộc diện)
Nông sản, thực phẩm và hàng có nguồn gốc động, thực vật cần giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm. Cơ sở pháp lý liên quan gồm Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật số 41/2013/QH13 và các văn bản sửa đổi, bổ sung; Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 và văn bản hướng dẫn hiện hành; Luật Thú y số 79/2015/QH13 và các văn bản hướng dẫn chuyên ngành. Đối với lĩnh vực an toàn thực phẩm, cần cập nhật theo Nghị định 46/2026/NĐ-CP thay cho Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Khi nhập khẩu vào Nhật Bản, hàng hóa còn phải tuân thủ các quy định về bảo vệ thực vật (Plant Protection Act), an toàn thực phẩm (Food Sanitation Act) và kiểm dịch động vật (Animal Quarantine Act) của Nhật Bản.
Bước 5: Nộp thuế, thông quan và giao hàng
Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế và bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
>>> Đọc thêm: Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ: Cập nhật hồ sơ, thuế và AMS/ISF
Lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật Bản
Sai chứng từ, áp sai mã HS hoặc bỏ sót yêu cầu chuyên ngành là những lỗi dễ khiến lô hàng xuất khẩu sang Nhật phải bổ sung hồ sơ, kiểm tra hoặc phát sinh chi phí.
- Chứng từ không thống nhất: Thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá giữa Invoice, Packing List, B/L hoặc tờ khai bị sai lệch.
- Áp sai mã HS: Xác định sai mã HS tại Việt Nam hoặc không đối chiếu đúng mã phân loại của Nhật Bản, ảnh hưởng đến thuế và chính sách nhập khẩu.
- Thiếu C/O hoặc sai xuất xứ: Không chuẩn bị C/O khi cần hưởng ưu đãi hoặc khai sai tiêu chí xuất xứ khiến hàng không đủ điều kiện hưởng thuế ưu đãi.
- Bỏ sót yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành: Hàng thực phẩm, nông sản, gỗ và sản phẩm từ động thực vật có thể phải đáp ứng thêm yêu cầu về an toàn, kiểm dịch hoặc xử lý chuyên ngành.
- Nhãn mác không phù hợp: Thông tin trên nhãn, bao bì hoặc Shipping Mark không đáp ứng yêu cầu của Nhật Bản hoặc yêu cầu từ nhà nhập khẩu.
- Khai báo hải quan sai: Khai sai thông tin hàng hóa, mã loại hình hoặc truyền tờ khai không đúng thời điểm có thể làm chậm quá trình thông quan và giao hàng.
Trường Thành Logistics hỗ trợ thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật
Với doanh nghiệp mới xuất khẩu, chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách, việc tự xử lý toàn bộ hồ sơ, thủ tục có thể xảy ra nguy cơ sai sót, đặc biệt ở các khâu mã HS, chứng từ, C/O và yêu cầu chuyên ngành.
Trường Thành Logistics hỗ trợ trọn gói thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật, từ kiểm tra chính sách mặt hàng, tư vấn mã HS, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan đến xin cấp C/O, kiểm dịch và các yêu cầu chuyên ngành theo từng lô hàng. Doanh nghiệp có thể gửi thông tin lô hàng để được tư vấn phương án phù hợp.
Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật
Hàng xuất khẩu sang Nhật có được hưởng thuế suất 0% không?
Có thể, nhưng cần phân biệt thuế GTGT tại Việt Nam và thuế nhập khẩu tại Nhật Bản.
- Thuế GTGT tại Việt Nam: Hàng xuất khẩu có thể áp dụng thuế suất 0% nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán và hóa đơn theo quy định.
- Thuế nhập khẩu tại Nhật: Mức thuế phụ thuộc vào mã HS và cơ chế áp dụng như VJEPA, AJCEP, CPTPP hoặc RCEP. Để hưởng thuế ưu đãi, hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng từ xuất xứ phù hợp.
Nhãn hàng hóa xuất khẩu sang Nhật có cần thể hiện bằng tiếng Nhật không?
Có. Đối với hàng hóa xuất khẩu và lưu thông tại thị trường Nhật Bản, nhãn hàng hóa cần đáp ứng các quy định ghi nhãn của Nhật. Trong đó, một số thông tin bắt buộc cần được thể hiện bằng tiếng Nhật để người tiêu dùng tại Nhật có thể hiểu và sử dụng sản phẩm đúng cách.
Thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật mất bao lâu?
- Hàng hóa thông thường, hồ sơ đầy đủ: 1 – 3 ngày làm việc (có thể xong trong ngày nếu luồng xanh).
- Từ lúc chuẩn bị hồ sơ đến thông quan: 7 – 15 ngày.
- Nếu cần giấy phép xuất khẩu hoặc kiểm dịch: Kéo dài thêm 5 – 15 ngày làm việc (tùy loại hàng và cơ quan cấp).
Như vậy, thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật cần được chuẩn bị theo từng lô hàng, từ kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS, hồ sơ, yêu cầu chuyên ngành đến C/O, khai báo hải quan. Xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động về chứng từ, thời gian và chi phí khi đưa hàng vào thị trường Nhật Bản.
Gửi thông tin lô hàng để được Trường Thành Logistics tư vấn phương án xuất khẩu hàng đi Nhật phù hợp.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
