Khi tìm một công ty ủy thác nhập khẩu, phần lớn doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp lần đầu nhập hàng hoặc chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách – thường chỉ so sánh báo giá mà bỏ qua bước quan trọng hơn: kiểm tra tư cách pháp lý và năng lực thực tế của bên nhận ủy thác. Đây lại chính là nguyên nhân phổ biến dẫn đến chậm thông quan, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc tranh chấp hợp đồng.
Dưới đây là tổng hợp các tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn một công ty ủy thác nhập khẩu cùng những lưu ý pháp lý doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng.
Công ty ủy nhập khẩu là gì?
Công ty ủy thác nhập khẩu là đơn vị (bên nhận ủy thác) đứng ra thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc nhập khẩu hàng hóa thay cho doanh nghiệp hoặc cá nhân (bên ủy thác), bao gồm giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan và xử lý giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Nếu doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu hơn về lợi ích và quy trình hợp tác dịch vụ này, có thể tham khảo thêm bài Ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp.
Điều kiện pháp lý của bên nhận ủy thác nhập khẩu
Trước khi đánh giá giá dịch vụ hay kinh nghiệm, doanh nghiệp nên kiểm tra tư cách pháp lý của bên nhận ủy thác. Đây là cơ sở để xác định đơn vị có đủ điều kiện thực hiện hoạt động ủy thác theo quy định hay không.
Là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp
Theo Điều 156 Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác mua bán hàng hóa phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hóa được ủy thác. Do đó, bên nhận ủy thác phải có tư cách thương nhân hợp pháp và được phép kinh doanh mặt hàng tương ứng.
Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký một mã ngành riêng có tên “ủy thác nhập khẩu”. Tuy nhiên, nếu hàng hóa thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc chịu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng.
Đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa có điều kiện
Theo khoản 2 Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương 2017, với hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu trước khi ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Có hợp đồng ủy thác và phân định rõ trách nhiệm
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ và phạm vi công việc của hai bên. Nội dung nên làm rõ thông tin hàng hóa, bên thực hiện thủ tục hải quan, trách nhiệm về giấy phép, thuế, phí, chứng từ và các chi phí phát sinh.
Việc phân định rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp hạn chế tranh chấp khi hàng phát sinh vấn đề về thông quan, kiểm tra chuyên ngành, thuế hoặc chi phí lưu kho, lưu bãi.
Thực hiện thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế
Bên nhận ủy thác thường trực tiếp thực hiện hoặc đứng tên trên hồ sơ nhập khẩu theo thỏa thuận giữa hai bên và phải bảo đảm việc khai báo, lưu giữ hồ sơ theo quy định hải quan. Tuy nhiên, bên nhận ủy thác không mặc nhiên đồng nghĩa với đại lý làm thủ tục hải quan; nếu cung cấp dịch vụ đại lý hải quan thì phải đáp ứng thêm điều kiện riêng.
Về thuế, tổ chức nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng người nộp thuế theo quy định về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên đối với thuế và các nghĩa vụ tài chính phát sinh.
7 tiêu chí lựa chọn công ty ủy nhập khẩu phù hợp
1. Kiểm tra tư cách pháp lý
Trước tiên, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Tên và thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Tư cách thương nhân của bên nhận ủy thác.
- Phạm vi hoạt động và khả năng thực hiện loại hàng dự kiến nhập khẩu.
Thông tin này giúp doanh nghiệp có cơ sở xác minh đối tác trước khi ký hợp đồng.
2. Am hiểu mặt hàng và thị trường nhập khẩu cụ thể
Kinh nghiệm nhập khẩu cần được đánh giá theo từng nhóm hàng và thị trường, không chỉ dựa trên số năm hoạt động.
Ví dụ, đơn vị thường xử lý hàng từ Trung Quốc chưa chắc đã có nhiều kinh nghiệm với hàng nhập khẩu từ Mỹ hoặc EU. Doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị đã từng xử lý mặt hàng tương tự hay chưa và có kinh nghiệm với các yêu cầu chuyên ngành liên quan không.
3. Báo giá và hợp đồng minh bạch
Một báo giá nên thể hiện rõ từng khoản chi phí thay vì chỉ đưa ra một mức tổng. Doanh nghiệp cần phân biệt phí dịch vụ ủy thác với các khoản như thuế nhập khẩu, VAT, cước vận chuyển, phí cảng, lưu kho, kiểm tra chuyên ngành hoặc các chi phí phát sinh khác.
4. Năng lực xử lý thủ tục chuyên ngành
Nếu hàng hóa cần kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, giấy phép nhập khẩu hoặc thủ tục chuyên ngành khác, doanh nghiệp nên hỏi cụ thể về kinh nghiệm của đơn vị. Không nên mặc định rằng một công ty có thể xử lý mọi loại hàng chỉ vì họ cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu.
>>> Đọc thêm: Nhập khẩu hàng chính ngạch: Tất tần tật những thông tin doanh nghiệp cần biết
5. Có hệ thống đại lý và đối tác quốc tế
Mạng lưới đại lý tại nước xuất khẩu có thể hỗ trợ quá trình lấy hàng, vận chuyển, xử lý chứng từ hoặc phối hợp với nhà cung cấp khi phát sinh vấn đề. Tiêu chí này đặc biệt đáng lưu ý với các lô hàng cần phối hợp nhiều bên trong quá trình vận chuyển quốc tế.
6. Quy định rõ trách nhiệm khi có sự cố
Doanh nghiệp cần làm rõ ngay trong hợp đồng:
- Trách nhiệm của mỗi bên khi hàng chậm hoặc thất lạc.
- Cách xử lý hàng hóa hư hỏng.
- Trách nhiệm đối với chứng từ và khai báo.
- Nguyên tắc xử lý chi phí phát sinh.
- Điều khoản bồi thường nếu có.
Nếu có nhu cầu mua bảo hiểm hàng hóa, cần xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm thực hiện và phạm vi bảo hiểm.
7. Khả năng tư vấn và hỗ trợ
Với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, khả năng tư vấn ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng. Đơn vị nhận ủy thác nên có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các thông tin cơ bản như mã HS, chính sách mặt hàng, thuế, chứng từ và yêu cầu chuyên ngành trước khi hàng được vận chuyển.
Những rủi ro khi lựa chọn sai công ty ủy thác nhập khẩu
Một đơn vị thiếu kinh nghiệm hoặc hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm có thể khiến quá trình nhập khẩu phát sinh nhiều vấn đề.
Các rủi ro thường gặp gồm:
- Chậm thông quan: Hồ sơ khai báo thiếu hoặc sai thông tin, hàng cần giấy phép nhưng chưa chuẩn bị đầy đủ.
- Phát sinh chi phí: Hàng lưu tại cảng, kho hoặc bãi lâu hơn dự kiến do thủ tục xử lý chậm.
- Tranh chấp nghĩa vụ: Hai bên không thống nhất rõ trách nhiệm về thuế, chứng từ, phí phát sinh hoặc xử lý hàng.
- Khó xác định trách nhiệm: Hợp đồng không quy định cụ thể nghĩa vụ của từng bên khi hàng hóa gặp sự cố.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mức phí ủy thác nhập khẩu mà cần đánh giá đồng thời tư cách pháp lý, kinh nghiệm và phạm vi trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Vì sao doanh nghiệp nên chọn Trường Thành Logistics để ủy thác nhập khẩu?
Kinh nghiệm thực tế, am hiểu thủ tục nhập khẩu
Trường Thành Logistics hoạt động trong lĩnh vực Logistics từ năm 2012, với đội ngũ hơn 100 nhân sự và kinh nghiệm xử lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hải quan và vận chuyển quốc tế.
Đối với dịch vụ ủy thác nhập khẩu, đội ngũ Trường Thành có kinh nghiệm rà soát chính sách mặt hàng, thuế, thủ tục hải quan và yêu cầu của cơ quan chuyên ngành, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xử lý chứng từ, các vấn đề phát sinh.
Mạng lưới quốc tế, kết nối nhiều phương thức vận chuyển
Là thành viên của WCA – World Cargo Alliance, Trường Thành Logistics có mạng lưới kết nối với các đối tác logistics quốc tế, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển và phối hợp xử lý lô hàng từ nhiều thị trường.
Chúng tôi có thể triển khai nhiều phương thức vận chuyển quốc tế như đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt, tùy theo đặc điểm hàng hóa, tuyến vận chuyển cũng như nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Quy trình ủy thác rõ ràng, hỗ trợ từ chứng từ đến giao hàng
Trường Thành Logistics không chỉ thực hiện khai báo hải quan mà có thể đồng hành xuyên suốt quá trình nhập khẩu, từ tư vấn hồ sơ, giao dịch và chứng từ ngoại thương, vận chuyển quốc tế, thông quan đến bàn giao hàng và chứng từ.
Với hệ thống chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh, cùng hơn 3.000 khách hàng và mạng lưới hơn 200 đại lý, doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với Trường Thành để xây dựng phương án ủy thác phù hợp với từng lô hàng.
Câu hỏi thường gặp khi lựa chọn công ty ủy nhập khẩu
Câu 1: Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu?
- Chưa có kinh nghiệm hoặc bộ phận xuất nhập khẩu để tự xử lý thủ tục nhập khẩu.
- Cá nhân, hộ kinh doanh chưa có tư cách thương nhân để trực tiếp thực hiện giao dịch quốc tế.
- Nhập khẩu mặt hàng đặc thù có yêu cầu về giấy phép hoặc thủ tục chuyên ngành.
- Lần đầu nhập khẩu từ thị trường hoặc nhà cung cấp mới, cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ.
Câu 2: Bên ủy thác cần chuẩn bị những hồ sơ và thông tin gì?
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin hàng hóa, giá trị, xuất xứ, mục đích nhập khẩu cùng các chứng từ như hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và giấy phép chuyên ngành nếu có.
Đồng thời, hai bên nên thống nhất bằng văn bản về mã HS, điều kiện giao hàng, thuế, phí dịch vụ, chi phí phát sinh, thời gian giao hàng và trách nhiệm khi kiểm tra hàng hóa.
Câu 3: Trường Thành Logistics hỗ trợ những gì trong dịch vụ ủy thác nhập khẩu?
Công ty ủy nhập khẩu – Trường Thành Logistics hỗ trợ tư vấn chính sách hàng hóa, chứng từ và thuế; ký kết hợp đồng ngoại thương; thanh toán nhà cung cấp; khai báo hải quan; vận chuyển quốc tế; xử lý phát sinh và bàn giao hàng hóa, chứng từ. Phạm vi công việc, trách nhiệm và chi phí được thống nhất cụ thể trong hợp đồng ủy thác theo từng lô hàng.
Câu 4: Trường Thành Logistics nhận ủy thác nhập khẩu những mặt hàng nào?
Trường Thành Logistics nhận ủy thác nhập khẩu đa dạng nhóm hàng, tùy thuộc vào chính sách mặt hàng và yêu cầu quản lý chuyên ngành. Một số mặt hàng tiêu biểu gồm:
- Các sản phẩm từ gỗ (pallet gỗ, đũa gồ, đồ chơi cho thú cưng…)
- Quần áo, hàng may mặc
- Sản phẩm cơ khí chính xác
- Tấm lót chuột
- Đồ thủ công mỹ nghệ
- Cá cảnh
- Cùng nhiều mặt hàng khác…
Như vậy, khi lựa chọn công ty ủy nhập khẩu, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mức phí mà cần xem xét đồng thời tư cách pháp lý, kinh nghiệm xử lý hàng hóa, năng lực thủ tục và sự minh bạch trong hợp đồng.
Quý doanh nghiệp đang tìm đơn vị ủy thác nhập khẩu phù hợp? Gửi thông tin lô hàng để Trường Thành Logistics tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
