Thủ tục hải quan là khâu bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, đồng thời cũng là phần khiến nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, dễ gặp vướng mắc và phát sinh rủi ro nhất. Chỉ cần hiểu sai một khái niệm, khai báo thiếu một thông tin hoặc chuẩn bị chưa đầy đủ hồ sơ, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Việc nắm vững các khái niệm cơ bản trong làm thủ tục hải quan hàng hoá không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi triển khai hoạt động xuất nhập khẩu, mà còn là nền tảng quan trọng để tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây tổng hợp và giải thích chi tiết những khái niệm cốt lõi mà bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào tham gia xuất nhập khẩu cũng cần hiểu rõ trước khi thực hiện thủ tục hải quan.
1. Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan, làm thủ tục hải quan hàng hoá là toàn bộ các công việc mà người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đơn vị được uỷ quyền phải thực hiện để hàng hoá được phép xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, lưu kho, chuyển cửa khẩu hoặc đưa vào sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. Thủ tục hải quan bao gồm: khai báo hải quan, nộp – xuất trình hồ sơ, kiểm tra hàng hoá, thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phí liên quan.
Hiểu đúng về thủ tục hải quan là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hoá.
2. Khai báo hải quan
Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến lô hàng cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử (VNACCS/VCIS) hoặc hồ sơ giấy trong một số trường hợp đặc thù.
Nội dung khai báo thường bao gồm:
- Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu
- Thông tin hàng hoá: tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá
- Nước xuất xứ, nước nhập khẩu
- Loại hình xuất nhập khẩu
Khai báo sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến việc bị xử phạt, truy thu thuế hoặc kéo dài thời gian thông quan.
>>>Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan
3. Người khai hải quan
Người khai hải quan là tổ chức hoặc cá nhân trực tiếp thực hiện việc khai báo, làm thủ tục hải quan cho hàng hoá. Người khai hải quan có thể là:
- Chủ hàng (doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu)
- Đại lý làm thủ tục hải quan
- Đơn vị uỷ thác xuất nhập khẩu
Người khai hải quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các nội dung đã khai.
4. Mã HS (Harmonized System)
Mã HS là hệ thống mã số dùng để phân loại hàng hoá trong xuất nhập khẩu, được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn cầu. Tại Việt Nam, mã HS thường gồm 8 chữ số (hoặc 10 chữ số trong một số trường hợp).
Mã HS có vai trò đặc biệt quan trọng vì là căn cứ để:
- Xác định thuế suất xuất khẩu, nhập khẩu
- Áp dụng chính sách quản lý chuyên ngành
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát hải quan
Việc xác định sai mã HS là một trong những lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục hải quan.
>>>Xem thêm: Tra mã HS miễn phí
5. Trị giá hải quan
Trị giá hải quan là giá trị của hàng hoá được sử dụng làm căn cứ tính thuế xuất khẩu, nhập khẩu. Trị giá hải quan thường được xác định dựa trên giá mua bán thực tế, phù hợp với các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms).
Một số phương pháp xác định trị giá hải quan bao gồm:
- Phương pháp trị giá giao dịch
- Phương pháp trị giá giao dịch của hàng hoá giống hệt
- Phương pháp trị giá khấu trừ
Khai báo trị giá không đúng thực tế có thể bị cơ quan hải quan ấn định lại trị giá và truy thu thuế.
6. Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu
Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu là khoản thu bắt buộc đối với hàng hoá xuất nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam. Mức thuế phụ thuộc vào:
- Mã HS của hàng hoá
- Nước xuất xứ
- Loại hình xuất nhập khẩu
Ngoài thuế xuất nhập khẩu, doanh nghiệp còn có thể phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc các loại thuế khác tuỳ mặt hàng.
7. Luồng hải quan (xanh – vàng – đỏ)
Sau khi khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng kiểm tra:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hoá
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hoá
Việc phân luồng phụ thuộc vào mức độ tuân thủ của doanh nghiệp, loại hàng hoá và các yếu tố rủi ro liên quan.
8. Hồ sơ hải quan
Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Một bộ hồ sơ hải quan cơ bản thường bao gồm:
- Hợp đồng thương mại
- Hoá đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
Tuỳ loại hàng và loại hình, hồ sơ có thể phát sinh thêm giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành khác.
9. Thông quan hàng hoá
Thông quan là việc cơ quan hải quan quyết định cho phép hàng hoá được xuất khẩu hoặc nhập khẩu sau khi người khai hải quan đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ về hồ sơ, thuế và các yêu cầu kiểm tra theo quy định.
Hàng hoá chỉ được phép lưu thông, sử dụng hoặc giao nhận sau khi đã hoàn tất thủ tục thông quan.
10. Kiểm tra chuyên ngành
Kiểm tra chuyên ngành là hoạt động kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành đối với hàng hoá xuất nhập khẩu, nhằm đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, an toàn, vệ sinh, tiêu chuẩn kỹ thuật.
Một số hình thức kiểm tra chuyên ngành phổ biến:
- Kiểm tra chất lượng
- Kiểm dịch
- Kiểm tra an toàn thực phẩm
Đây là khâu thường gây kéo dài thời gian thông quan nếu doanh nghiệp không chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
11. Uỷ thác và đại lý làm thủ tục hải quan
Uỷ thác xuất nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp giao cho một đơn vị khác thực hiện toàn bộ hoặc một phần thủ tục hải quan và giao dịch xuất nhập khẩu.
Đại lý làm thủ tục hải quan là tổ chức được Tổng cục Hải quan công nhận, có đủ điều kiện pháp lý và nhân sự để thay mặt doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan.
Hình thức này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên sâu.
12. Những rủi ro thường gặp khi làm thủ tục hải quan
Một số rủi ro phổ biến có thể phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm:
- Sai mã HS, sai thuế suất
- Thiếu hoặc sai chứng từ
- Không đáp ứng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
- Chậm nộp thuế, phát sinh lưu kho, lưu bãi
Việc nắm vững các khái niệm cơ bản sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh các rủi ro này.
Làm thủ tục hải quan là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về các khái niệm, quy định và quy trình liên quan. Việc trang bị kiến thức nền tảng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo tiền đề cho hoạt động xuất nhập khẩu bền vững, hiệu quả trong dài hạn.
Trường Thành Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục hải quan
Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện trọn gói các thủ tục hải quan từ khai báo, chuẩn bị hồ sơ, tư vấn mã HS, trị giá hải quan đến xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
Trường Thành không chỉ hỗ trợ xử lý hồ sơ, mà còn đóng vai trò tư vấn, giúp doanh nghiệp:
- Hiểu rõ quy định pháp luật liên quan đến từng loại hàng hoá
- Hạn chế rủi ro sai sót khi khai báo hải quan
- Tối ưu chi phí và thời gian thông quan
- Chủ động hơn trong kế hoạch xuất nhập khẩu dài hạn
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị uy tín – am hiểu nghiệp vụ – đồng hành lâu dài trong hoạt động xuất nhập khẩu, Trường Thành Logistics sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn giải pháp phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.
Liên hệ Trường Thành Logistics để được tư vấn chi tiết về thủ tục hải quan và các giải pháp logistics toàn diện cho doanh nghiệp.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
