Nhiều mặt hàng khi nhập khẩu vào Việt Nam bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu trước khi làm thủ tục thông quan. Đây là loại giấy tờ quan trọng do cơ quan quản lý chuyên ngành cấp nhằm đảm bảo hàng hoá đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, chất lượng, kỹ thuật và phù hợp quy định pháp luật.
Tuy nhiên, quy định về giấy phép phụ thuộc vào từng nhóm hàng, từng bộ quản lý, hồ sơ yêu cầu phức tạp và dễ sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp mới hoặc ít kinh nghiệm thường gặp khó khăn trong việc chuẩn bị và xin giấy phép kịp thời.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ giấy phép nhập khẩu là gì, mặt hàng nào phải xin phép, quy trình ra sao, hồ sơ cần chuẩn bị và cách Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhanh – đúng – hiệu quả.
1. Giấy phép nhập khẩu là gì?
Giấy phép nhập khẩu (Import License) là văn bản pháp lý do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép doanh nghiệp nhập khẩu vào Việt Nam các mặt hàng thuộc diện quản lý bằng điều kiện hoặc hạn chế.
Các cơ quan thường cấp giấy phép nhập khẩu gồm:
- Bộ Công Thương
- Bộ Y tế
- Bộ Nông nghiệp & PTNT
- Bộ Thông tin & Truyền thông
- Bộ Khoa học & Công nghệ
- Bộ Văn hoá – Thể thao – Du lịch
- Tổng cục Hải quan (một số giấy tiếp nhận, xác nhận)
2. Những mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu
Không phải tất cả hàng hóa khi nhập khẩu vào Việt Nam đều phải xin giấy phép, tuy nhiên có một số nhóm hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, được Nhà nước kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn, an ninh và chất lượng. Doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi thông quan.
Dưới đây là các nhóm hàng chính cần chú ý:
Bước 1: Xác định đúng loại hàng hóa và cơ quan cấp phép
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa mình nhập khẩu thuộc nhóm:
- Hàng hóa cấm nhập khẩu
- Hàng hóa nhập khẩu có điều kiện
- Hàng hóa quản lý theo giấy phép hoặc theo hạn ngạch
Việc xác định đúng sẽ giúp doanh nghiệp biết cơ quan nào có thẩm quyền cấp phép, chẳng hạn:
- Bộ Công Thương
- Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn
- Bộ Y tế
- Bộ Thông tin & Truyền thông
- Bộ Tài nguyên & Môi trường
Nếu xác định sai nhóm hàng, doanh nghiệp sẽ phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần, gây chậm tiến độ.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ theo yêu cầu của từng loại giấy phép
Tùy thuộc vào loại hàng hóa, bộ hồ sơ thường bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu theo mẫu của bộ quản lý
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao)
- Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Catalog, thông số kỹ thuật hoặc hình ảnh mô tả hàng hóa
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần
- Chứng thư kiểm định chất lượng, an toàn hoặc kiểm dịch (tùy mặt hàng)
Các mặt hàng đặc thù như thực phẩm, hóa chất, dược phẩm, thiết bị y tế sẽ yêu cầu thêm tài liệu kỹ thuật hoặc công bố tiêu chuẩn.
Bước 3: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống online
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan quản lý chuyên ngành bằng cách:
- Nộp trực tiếp tại Bộ hoặc Sở chuyên ngành
- Gửi qua cổng dịch vụ công trực tuyến (ví dụ: online.moit.gov.vn, vnsw.gov.vn)
Hệ thống điện tử giúp rút ngắn thời gian, nhưng đòi hỏi hồ sơ phải chuẩn chỉnh ngay từ đầu để tránh bị yêu cầu bổ sung.
Bước 4: Theo dõi, bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ (nếu có yêu cầu)
Cơ quan quản lý sẽ xem xét:
- Tính hợp lệ của giấy tờ
- Sự phù hợp của hàng hóa với quy định pháp luật
- Các yếu tố về tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, chất lượng
Nếu hồ sơ chưa đủ hoặc sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu:
- Bổ sung tài liệu
- Giải trình kỹ thuật
- Điều chỉnh mã HS hoặc mô tả hàng hóa
Giai đoạn này thường gây mất thời gian nhất nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.
Bước 5: Nhận giấy phép nhập khẩu
Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp:
- Giấy phép nhập khẩu điện tử hoặc
- Giấy phép bản cứng tùy cơ quan quản lý
Thời gian cấp thường từ 3–15 ngày làm việc, tùy loại hàng hóa và mức độ phức tạp.
Giấy phép sẽ ghi rõ:
- Tên doanh nghiệp được phép nhập khẩu
- Tên hàng hóa, mã HS
- Số lượng, trị giá (nếu áp dụng)
- Thời hạn hiệu lực của giấy phép
Bước 6: Tiến hành làm thủ tục hải quan và thông quan
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp sẽ:
- Nộp bản scan/bản gốc giấy phép cùng các chứng từ hải quan
- Tiến hành khai báo tờ khai nhập khẩu
- Kiểm tra chuyên ngành (nếu yêu cầu)
- Nhận kết quả thông quan
Ở bước này, giấy phép nhập khẩu là chứng từ bắt buộc, nếu thiếu sẽ bị giữ hàng, phạt hoặc buộc tái xuất.
3. Quy trình xin giấy phép nhập khẩu cho doanh nghiệp
Việc xin giấy phép nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ chính xác và làm việc với nhiều cơ quan quản lý chuyên ngành. Dưới đây là quy trình chi tiết mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh và thuận lợi.
Bước 1: Xác định xem hàng hóa có phải xin giấy phép hay không
Kiểm tra mã HS, đối chiếu danh mục quản lý chuyên ngành, điều kiện kèm theo.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của từng bộ quản lý
Thông thường, hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị cấp phép
- Hợp đồng mua bán
- Proforma Invoice / Commercial Invoice
- Catalogue / tài liệu kỹ thuật
- Chứng nhận xuất xứ (nếu cần)
- Giấy chứng nhận chất lượng hoặc test report
- Giấy phép kinh doanh có ngành nghề phù hợp
Bước 3: Nộp hồ sơ & xử lý yêu cầu bổ sung
Nộp hồ sơ qua:
- Cổng dịch vụ công quốc gia
- Hệ thống một cửa Bộ
- Hoặc nộp trực tiếp tùy quy định
Cơ quan Nhà nước có thể yêu cầu bổ sung hoặc giải trình thêm.
Bước 4: Nhận giấy phép nhập khẩu
Giấy phép có hiệu lực theo từng lô hoặc theo thời hạn nhất định.
Bước 5: Thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp tiến hành mở tờ khai, kiểm tra chuyên ngành và thông quan.
4. Thời gian & chi phí xin giấy phép nhập khẩu
- Thời gian xử lý: 3 – 15 ngày làm việc tùy mặt hàng và cơ quan quản lý.
- Chi phí Nhà nước: theo phí thẩm định của từng bộ (dao động 200.000 – 1.500.000đ).
Chi phí dịch vụ (nếu thuê bên ngoài): tùy vào mức độ phức tạp của hồ sơ.
Trường hợp sai hồ sơ → thời gian kéo dài → doanh nghiệp tăng chi phí lưu container, lưu bãi.
5. Dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu tại Trường Thành Logistics
Nhận thấy tầm quan trọng của giấy phép nhập khẩu trong việc thông quan hàng hóa, Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Với quy trình chuyên nghiệp, doanh nghiệp không cần lo lắng về thủ tục phức tạp hay phải làm việc với nhiều cơ quan nhà nước. Dịch vụ bao gồm:
Kiểm tra mã HS & xác định hàng hóa có phải xin phép
- Trường Thành sẽ đánh giá chính xác mã HS của từng sản phẩm, phân loại đúng danh mục hàng hóa theo quy định.
- Giúp doanh nghiệp tránh sai sót dẫn đến bị yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ, kéo dài thời gian thông quan.
- Đảm bảo ngay từ đầu, doanh nghiệp đã đi đúng hướng với mặt hàng cần xin phép.
Tư vấn điều kiện nhập khẩu theo từng bộ quản lý
- Mỗi nhóm hàng (y tế, thực phẩm, hóa chất, thiết bị công nghệ…) đều có tiêu chuẩn chuyên ngành riêng.
- Trường Thành tư vấn chi tiết về:
- Tiêu chuẩn chất lượng
- Nhãn mác và hướng dẫn sử dụng
- Kiểm nghiệm, chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn
- Doanh nghiệp biết trước các yêu cầu và chuẩn bị đầy đủ trước khi nhập khẩu.
Soạn toàn bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu
- Trường Thành sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và chuẩn hóa, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp phép
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hợp đồng mua bán, hóa đơn, packing list
- Các chứng nhận chất lượng, kiểm nghiệm, CO/CQ (nếu có)
- Hồ sơ được soạn thảo theo đúng mẫu của từng bộ quản lý, giảm tối đa rủi ro bị yêu cầu chỉnh sửa.
Đại diện nộp hồ sơ & làm việc với cơ quan nhà nước
- Trường Thành trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép và theo dõi tiến trình.
- Giải trình và xử lý các yêu cầu bổ sung thay doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp không phải tốn thời gian di chuyển, liên hệ nhiều cơ quan.
Theo dõi – xử lý phát sinh – nhận giấy phép đúng hạn
- Trường Thành đảm bảo cập nhật tiến độ hàng ngày, thông báo cho doanh nghiệp mọi vấn đề phát sinh.
- Cam kết nhận giấy phép đúng thời hạn, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch nhập khẩu.
Kết hợp khai báo hải quan trọn gói
- Dịch vụ của Trường Thành tích hợp từ xin giấy phép đến khai báo hải quan, làm thủ tục hải quan hàng hoá.
- Doanh nghiệp không cần làm việc với nhiều bên, tất cả được xử lý trọn gói, thống nhất.
6. Tại sao doanh nghiệp nên chọn Trường Thành Logistics?
Trường Thành Logistics là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhờ kinh nghiệm lâu năm và quy trình chuyên nghiệp. Những lý do doanh nghiệp nên lựa chọn Trường Thành:
- Kinh nghiệm thực tế hơn 10 năm trong ngành logistics & thủ tục xuất nhập khẩu.
- Am hiểu từng danh mục hàng: hàng y tế, hóa chất, nông nghiệp, thiết bị công nghệ…
- Xử lý nhanh, chính xác, giảm tối đa rủi ro bổ sung hồ sơ.
- Cam kết tiến độ, đảm bảo kịp thời gian thông quan.
- Chi phí minh bạch, tư vấn rõ ràng ngay từ đầu.
Nếu doanh nghiệp đang cần kiểm tra mặt hàng, báo giá dịch vụ hoặc hỗ trợ xin giấy phép nhập khẩu nhanh, hãy liên hệ Trường Thành Logistics để được tư vấn chi tiết:
Trường Thành Logistics – Giải pháp thủ tục nhập khẩu nhanh, đúng chuẩn, không rủi ro.
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
