Nhập khẩu chính ngạch là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng, kho vận, pháp chế và đối tác logistics. Chỉ một lỗi ở khâu nhỏ nhất cũng có thể gây hệ quả chuỗi: từ chi phí trực tiếp phát sinh đến tổn hại về tiến độ và uy tín thương hiệu.
Bài viết này tập trung phân tích 5 sai lầm thường gặp, mô tả rõ nguyên nhân — hệ quả — và đề xuất giải pháp thực tiễn để doanh nghiệp chủ động giảm thiểu chi phí không cần thiết.
1. Sai mã HS Code
Khi mã HS bị khai không đúng, tác động không chỉ là chênh lệch thuế mà còn kéo theo hàng loạt quy trình điều chỉnh, kiểm tra lại và tranh chấp về hồ sơ. Trường hợp thường gặp là bên mua áp mã theo thông tin từ nhà cung cấp nước ngoài mà không “đối chiếu” với biểu thuế và quy định quản lý tại Việt Nam.
+ Nguyên nhân. Sai sót có thể xuất phát từ việc dựa vào mã HS của lô hàng trước đó, không cập nhật thay đổi trong biểu thuế, hoặc đọc mô tả kỹ thuật hàng hóa chưa đủ chi tiết. Một số doanh nghiệp chưa có quy trình phân loại chuẩn hoặc chưa tham vấn chuyên gia trước khi khai hải quan.
+ Hệ quả. Hậu quả gồm bị áp sai thuế suất, phải nộp bổ sung thuế và phạt hành chính, hồ sơ bị trả về để điều chỉnh, dẫn tới thời gian thông quan kéo dài và phát sinh phí lưu bãi, lưu container. Trường hợp xấu hơn, hàng có thể bị đình chỉ để giám định, gây ảnh hưởng chuỗi cung ứng.
Giải pháp. Thiết lập quy trình phân loại HS chuẩn nội bộ: đối chiếu mô tả kỹ thuật, hình ảnh và chứng từ kỹ thuật của nhà cung cấp với biểu thuế Việt Nam; lưu trữ kết luận phân loại cho các lô tương tự; sử dụng dịch vụ tư vấn phân loại (advance ruling) hoặc thuê chuyên viên hải quan để rà soát trước khi làm hồ sơ. Việc này giảm rủi ro tranh chấp và giúp dự toán chi phí chính xác hơn.
2. Không tối ưu phương thức và lịch trình vận tải
Quyết định vận chuyển chỉ dựa vào cước rẻ hoặc thói quen mà không phân tích tổng chi phí (total landed cost) thường dẫn đến chi phí ngầm: phát sinh lưu bãi, phạt chậm giao, bảo quản đặc biệt không được chuẩn bị.
+ Nguyên nhân. Doanh nghiệp chọn hình thức vận tải mà không đánh giá đầy đủ yêu cầu về thời gian, độ nhạy của hàng (hàng dễ hư, hàng thời vụ), biến động giá cước theo mùa và khả năng tận dụng khuyến mãi hay hợp đồng khối lượng lớn.
+ Hệ quả. Hàng đặt sai phương thức có thể bị trễ giao, phải chuyển đổi phương án khẩn cấp với chi phí cao hơn, hoặc phải trả phí lưu kho và nâng cấp bảo quản. Những chi phí này thường không xuất hiện trong báo giá ban đầu nên dễ bị bỏ qua trong dự toán.
+ Giải pháp. Áp dụng phân tích total landed cost cho mỗi lô hàng: so sánh chi phí vận tải, bảo hiểm, lưu kho, chi phí nội địa và rủi ro về thời gian. Lập kế hoạch đặt chỗ sớm, tận dụng hợp đồng vận tải theo khối lượng để được giá tốt, và cân nhắc giải pháp kết hợp (sea-air, consolidation) khi cần cân bằng giữa tốc độ và chi phí.
3. Hồ sơ, chứng từ bị thiếu sót
Hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu tính thống nhất giữa các chứng từ là nguyên nhân phổ biến khiến hàng “trễ cảng” và doanh nghiệp phải gánh chi phí hành chính, lưu bãi, thậm chí phạt vi phạm.
+ Nguyên nhân. Thiếu kiểm soát quy trình soát xét chứng từ, trao đổi thông tin không đồng bộ giữa nhà cung cấp — người mua — forwarder, hoặc không cập nhật yêu cầu mới từ cơ quan quản lý (ví dụ: thay đổi mẫu giấy phép, biểu mẫu kiểm định).
+ Hệ quả. Hồ sơ bị trả về, yêu cầu bổ sung dẫn tới trễ ngày thông quan; chi phí phát sinh gồm phí nộp hồ sơ bổ sung, phí lưu bãi, phí kéo container; đồng thời tăng rủi ro tranh chấp hợp đồng do giao hàng trễ.
+ Giải pháp. Xây dựng checklist chứng từ chuẩn theo từng nhóm mặt hàng; áp dụng quy trình kiểm duyệt đa bước (người soạn — người kiểm — người phê duyệt); thiết lập kênh trao đổi chuẩn giữa buyer, supplier và forwarder; và sử dụng dịch vụ khai thuê hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm để giảm sai sót thủ tục.
4. Đóng gói và khai báo trọng lượng không tối ưu
Doanh nghiệp thường đánh giá thấp ảnh hưởng của đóng gói đến chi phí vận chuyển. Trong nhiều trường hợp, lựa chọn vật liệu đóng gói hoặc kích thước kiện hàng thiếu tối ưu khiến cước tính theo trọng lượng quy đổi tăng lên đáng kể.
+ Nguyên nhân. Thiết kế bao bì chỉ hướng tới bảo vệ hàng mà không tính toán tối ưu thể tích; thiếu chuẩn hóa kích thước pallet/kiện; hoặc khai báo kích thước, khối lượng không chính xác dẫn đến rà soát lại khi hàng đến cảng.
+ Hệ quả. Hãng vận tải tính cước theo trọng lượng quy đổi (volumetric weight) cao hơn trọng lượng thực, phát sinh phụ phí do kích thước vượt chuẩn (oversize) và chi phí lưu kho nếu không sắp xếp kịp. Những khoản này làm tăng chi phí trên mỗi đơn vị hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận.
+ Giải pháp. Rà soát và tối ưu hóa thiết kế đóng gói từ khâu mua hàng: chọn vật liệu nhẹ, giảm khoảng trống, tiêu chuẩn hoá kích thước kiện và pallet; thực hiện đo đạc trọng lượng/kt trước khi booking; hợp tác với nhà cung cấp hoặc công ty đóng gói để lập phương án tiết kiệm diện tích (space optimization) mà vẫn đảm bảo an toàn hàng hóa.
5. Bỏ qua quản trị rủi ro tỷ giá và các khoản phí phụ
Người lập ngân sách thường chỉ tính cước vận tải và thuế, nhưng các khoản phụ phí (THC, D/O, CIC), phí chứng từ và biến động tỷ giá có thể làm lệch dự toán ban đầu đáng kể.
+ Nguyên nhân. Thiếu chính sách quản trị rủi ro tỷ giá trong hợp đồng mua bán; báo giá vận tải không tách bạch các khoản phụ phí; và không có cơ chế dự phòng cho biến động chi phí phát sinh.
+ Hệ quả. Khi tỷ giá biến động hoặc phụ phí tăng (mùa cao điểm, phí cảng), doanh nghiệp phải bù lỗ hoặc điều chỉnh giá bán, ảnh hưởng tới lợi nhuận. Ngoài ra, thiếu minh bạch chi phí gây khó khăn trong kiểm toán nội bộ và quản trị tài chính.
+ Giải pháp. Áp dụng các công cụ quản trị tài chính: thực hiện hợp đồng kỳ hạn (forward) khi cần khóa tỷ giá, yêu cầu báo giá vận tải tách chi tiết các khoản (base fare + phụ phí), và đưa vào hợp đồng mua bán điều khoản chia sẻ rủi ro biến động chi phí. Đồng thời, thiết lập quỹ dự phòng chi phí logistics và thực hiện rà soát định kỳ hóa đơn vận tải để phát hiện sai sót.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) khi nhập khẩu chính ngạch
Dưới đây là một số câu hỏi doanh nghiệp thường đặt ra khi gặp vấn đề chi phí phát sinh trong nhập khẩu chính ngạch, cùng câu trả lời mang tính thực tiễn.
+ Nhập khẩu chính ngạch có bắt buộc phải dùng đại lý hải quan không?
Không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng với hàng hóa phức tạp hoặc doanh nghiệp chưa có đội XNK chuyên trách, sử dụng đại lý hải quan chuyên nghiệp giúp giảm sai sót hồ sơ, rút ngắn thời gian thông quan và kiểm soát chi phí phát sinh.
+ Làm thế nào để giảm thiểu chi phí lưu bãi khi hàng đến cảng?
Kế hoạch đặt chỗ và hoàn thiện bộ chứng từ trước khi hàng rời cảng xuất là điều kiện tiên quyết. Đồng thời, thương thảo điều khoản giao nhận rõ ràng với nhà cung cấp và nhà vận chuyển giúp giảm rủi ro trùng lịch cao điểm. Nếu cần, sử dụng dịch vụ pre-clearance hoặc customs broker để đẩy nhanh quá trình thông quan.
+ Tôi nên chọn Incoterm nào để có lợi nhất về chi phí?
Không có “Incoterm tốt nhất” cho mọi tình huống. Đánh giá dựa trên năng lực quản trị vận tải của doanh nghiệp, mối quan hệ với nhà vận chuyển và mức độ chấp nhận rủi ro. Nếu doanh nghiệp có khả năng đàm phán cước và quản lý logistics, FOB thường tối ưu hơn CIF; ngược lại, CIF/DDP có thể phù hợp nếu muốn nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm toàn bộ.
Trường Thành Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong nhập khẩu chính ngạch
Trường Thành Logistics cung cấp giải pháp nhập khẩu chính ngạch trọn gói, hướng tới mục tiêu giúp khách hàng giảm chi phí phát sinh, rút ngắn thời gian thông quan và minh bạch hóa chi phí.
Chúng tôi kết hợp tư vấn pháp lý, quản trị chuỗi cung ứng và triển khai thực tế theo mô hình “plan – execute – monitor”.
+ Dịch vụ tiêu biểu: tư vấn phân loại HS, hoàn thiện hồ sơ giấy phép/kiểm tra chuyên ngành, thiết kế giải pháp đóng gói tối ưu, đàm phán cước vận tải theo khối lượng, quản lý booking & position, đại lý hải quan và vận chuyển quốc tế. Mỗi phương án đều được tính toán dựa trên phân tích total landed cost để đảm bảo lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp.
+ Cam kết: quy trình chuẩn xác, chi phí minh bạch, hỗ trợ tư vấn 24/7 và báo cáo chi tiết sau mỗi chuyến hàng để khách hàng có dữ liệu cải tiến liên tục.
Việc tránh được năm sai lầm phổ biến trong nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả. Với sự đồng hành của Trường Thành Logistics, doanh nghiệp có thể yên tâm xây dựng quy trình nhập khẩu chuyên nghiệp, tối ưu hóa chi phí và củng cố vị thế trên thị trường quốc tế.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để biến logistics thành lợi thế cạnh tranh của bạn!
Để biết thêm thông tin về thủ tục xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ khác như xin giấy phép nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa đường biển… quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Trường Thành Logistics theo địa chỉ:
Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm
Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.
Email: sale@truongthanhjsc.com
info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com/
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: P.A11, tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 27 Nguyễn Bá Lân, Phường Mỹ An, P. Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh
